Scanare documente și produse

Sunt două unelte diferite, amândouă în Office. Scan documente fotografiază un document pe hârtie (bon, chitanță, factură, raport Z, fișă internă) și îi citește datele automat, ca să nu le mai tastați. Scan produse leagă codurile de bare de pe ambalaje de produsele din meniu, ca la vânzare să adăugați produsul pe notă cu o singură scanare.

Unde găsiți cele două pagini

  • Office → Scan documente — citirea documentelor pe hârtie. Este o pagină pentru administrare (nivel de acces mai ridicat).
  • Office → Scan produse — administrarea codurilor de bare. Accesibilă și personalului de sală.

Amândouă lucrează pe punctul de lucru selectat. Dacă nu aveți un punct ales, Scan documente vă avertizează cu mesajul „Selectează punctul de lucru / locația.” Drepturile pe pagini se dau din Utilizatori.

Scan documente — tipurile de document

Primul pas se numește Tip document. Alegerea contează: din ea rezultă unde ajunge documentul după ce îl confirmați. Tipurile disponibile:

  • Bon fiscal — NIR opțional plus înregistrare pe registrul de casă.
  • Chitanță — doar registrul de casă.
  • Factură — deschide direct fluxul de NIR; pentru facturi în valută preia și cursul BNR.
  • Raport Z — încasarea în numerar se trece pe registrul de casă.
  • Fișă consum și Fișă deprecieri — ajung în Consum și deprecieri.
  • Fișă producție — ajunge în Fișă de producție.
  • Fișă transfer — ajunge în Transfer între gestiuni.
  • Comandă franciză — se salvează pe lista de comenzi Trimise.

Captura: cameră, galerie, PDF

Al doilea pas oferă patru moduri de a aduce documentul în aplicație:

  • Cameră — fotografiere pe loc.
  • Galerie — o poză făcută mai devreme.
  • Fișier PDF — factura primită pe e-mail.
  • Fișier imagine — un scan salvat pe calculator.

Pe web (browser), butonul „Cameră" deschide de fapt selectorul de fișiere. Fotografierea pe loc funcționează doar în aplicația instalată pe telefon sau tabletă. Pe calculator, fotografiați cu telefonul și folosiți Fișier imagine, sau încărcați PDF-ul.

Cât timp aplicația citește documentul vedeți mesajul „Extrag date din document…” și butoanele sunt blocate. Durează câteva secunde, în funcție de câte pagini are documentul.

Bon fiscal, chitanță, factură

Al treilea pas este verificarea. Pentru documentele de la furnizori vedeți trei blocuri:

  • Furnizor — denumire și CIF. Dacă furnizorul nu este încă în baza de date, apare avertismentul „Furnizorul nu e în baza de date — va fi creat / confirmat la continuare.”
  • Document — numărul facturii, Data documentului (editabilă), totalul, valoarea netă și TVA-ul. La valută apare și cursul BNR folosit.
  • Linii — produsele citite de pe document, cu numărul lor în titlu.

Verificați cifrele, corectați ce e nevoie, apoi apăsați Continuă. De aici, fiecare tip merge pe drumul lui:

  • Dacă furnizorul lipsește, se deschide întâi fereastra de creare furnizor, precompletată din ANAF când CIF-ul e valid. Dacă renunțați, primiți mesajul „Furnizorul este necesar pentru a continua.” și scanarea se oprește.
  • Factură — se deschide direct formularul de NIR, cu liniile completate.
  • Bon fiscal — sunteți întrebat pe rând „Creezi NIR din acest bon fiscal?” și „Înregistrezi plata pe registrul de casă?”. Puteți alege doar una dintre ele.
  • Chitanță — o singură întrebare, „Înregistrezi plata pe registrul de casă?”.

Înregistrarea pe registru se face ca o cheltuială de tip Plata furnizor. Dacă documentul are total zero, aplicația nu creează nimic și vă anunță: „Suma documentului este 0 — nu am creat înregistrarea.”

Raport Z

Pentru un raport Z de la o altă casă de marcat, ecranul de verificare arată Data Raport Z, Total Z și Numerar de înregistrat. Sub ele apare lista Metode pe Z, cu sumele citite de pe slip — sunt afișate doar informativ, nu se înregistrează separat.

Butonul Înregistrează pe registru adaugă încasarea în numerar pe registrul de casă, cu tipul Incasare raport Z. Dacă aplicația nu găsește suma de numerar pe slip, vă spune „Nu am identificat suma de numerar pe Z — nu pot înregistra pe registru.” și vă oferă să închideți fără înregistrare.

Fișe interne și comandă franciză

Fișele scrise de mână se pot fotografia și transforma direct în documente interne. Indiferent de tip, completați în ecranul de verificare:

  • Data fișei;
  • Responsabil — cu butonul Alege din lista de angajați activi;
  • Gestiunea — sau, la transfer, gestiunea care trimite și cea care primește; la comanda de franciză, destinatarul.

Sub ele apar liniile citite. Aplicația încearcă să potrivească fiecare linie cu un ingredient sau produs existent; pentru cele nepotrivite folosiți butonul Asociază (sau Schimbă dacă potrivirea automată e greșită). Cât timp mai există linii neasociate vedeți avertismentul „Asociază liniile fără match înainte de salvare”, iar butonul Salvează fișa rămâne blocat.

Dacă din poză nu se poate citi nicio cantitate, primiți mesajul „Nu am extras linii cu cantitate — verifică poza / PDF.” De obicei se rezolvă cu o fotografie mai dreaptă și mai bine luminată, fără umbra mâinii peste coloana de cantități.

Limite și condiții (documente)

  • Citirea documentelor se face pe server, cu un serviciu de inteligență artificială. Dacă serverul nu are serviciul configurat, funcția nu pornește deloc — este o setare tehnică, nu ceva ce se rezolvă din aplicație.
  • Se acceptă imagini și PDF-uri. Pentru PDF-urile scanate ca poză, se citesc primele pagini, nu tot documentul — pentru facturi lungi verificați liniile cu atenție.
  • Dacă PDF-ul este ilizibil sau gol, primiți un mesaj explicit că nu a putut fi citit; refaceți scanarea la o rezoluție mai mare.
  • Rezultatul extragerii este o propunere. Verificați întotdeauna totalurile și data înainte de a confirma — răspunderea pentru cifrele intrate în gestiune și în registru rămâne a dumneavoastră.

Importul unei facturi externe în PDF se face separat, din Documente primite, cu acțiunea Import factură PDF (străină). Scan documente acoperă hârtia, nu fișierele deja primite electronic.

Scan produse — pagina din Office

Pagina se deschide direct pe Scanare cod, cu îndemnul „Scanează codul de bare sau introdu-l manual. Poți folosi scanerul laser sau camera.” Aveți un câmp „Cod de bare…” și un buton de cameră.

  • Scaner laser — scanerele USB obișnuite se comportă ca o tastatură: puneți cursorul în câmp, scanați, codul apare singur.
  • Cameră — deschide fereastra „Scanează cod de bare” cu îndemnul „Ține codul de bare în cadru.”
  • Manual — tastați codul și apăsați Enter.

Dacă codul este deja cunoscut, vedeți numele produsului, prețul, varianta asociată (când e vorba de un sub-produs) și lista Coduri asociate. Butonul Scanează următorul vă întoarce la început, pentru a lucra în serie.

Asocierea și dezasocierea codurilor

Când codul nu este în catalog, aplicația trece pe ecranul Asociază produs și vă spune „Codul … nu este asociat. Caută produsul sau sub-produsul:”. Căutați după nume, alegeți produsul și apăsați Confirmă asocierea. La final apare confirmarea „Cod asociat cu …”.

  • Un produs poate avea mai multe coduri — util pentru ambalaje diferite ale aceluiași articol.
  • Un cod nu poate fi asociat la două produse. Dacă încercați, primiți „Codul este deja asociat altui produs.”; dezasociați-l întâi de la celălalt.
  • Dacă produsul are variante (sub-produse), codul trebuie legat de varianta exactă, nu de produsul-părinte. Aplicația vă cere explicit acest lucru.
  • Dezasocierea se face din lista de coduri, cu confirmare: „Elimini codul …?”.

Codurile se salvează pe locație și pe punctul de lucru. Dacă aveți mai multe puncte, un cod asociat la un punct nu se vede automat la celălalt.

Coduri de bare pe cardul de produs

Aceleași coduri se pot administra și din Produse, în secțiunea Coduri de bare de pe cardul produsului sau al sub-produsului. Câmpul „Adaugă cod de bare…” plus butonul Adaugă fac același lucru ca asocierea din Scan produse.

Secțiunea apare doar după ce produsul a fost salvat cel puțin o dată. Dacă produsul are sub-produse, aplicația vă trimite să puneți codurile pe fiecare variantă în parte.

Scanarea la vânzare

Pe ecranul de Vânzare, un cod scanat adaugă produsul direct pe notă, cu o confirmare scurtă de tipul „+ Cafea filtru”. Există două căi:

  • Scaner laser — funcționează oriunde pe ecran, cât timp nu scrieți într-un câmp. Este varianta rapidă și recomandată.
  • Camera monitorului client — butonul de lângă căutare, cu descrierea „Scanează cod pe monitor”. Are nevoie de serverul principal de print activ; altfel primiți „Server principal indisponibil pentru scanare.”

La vânzare, verificarea codului este strictă: se acceptă doar coduri EAN-13, EAN-8 și UPC-A cu cifră de control corectă. Un cod intern inventat sau un ISBN de carte va fi respins cu „Cod EAN invalid…”, chiar dacă pe pagina din Office el a putut fi asociat.

Dacă scanați la casă un cod care nu e în catalog, apare fereastra Cod negăsit cu butonul Asociază în Office: vă duce direct pe Scan produse, cu codul deja completat.

Probleme frecvente

  • „Selectează punctul de lucru / locația.” — alegeți punctul din antet înainte de a scana.
  • Butonul Cameră deschide fișierele, nu camera — sunteți pe web. Folosiți aplicația instalată pe telefon sau încărcați o poză.
  • „Nu am putut citi documentul.” — fotografia e neclară, tăiată sau prea întunecată. Așezați documentul pe o suprafață plană, fără umbre, și prindeți toate cele patru colțuri în cadru.
  • Datele extrase sunt greșite — corectați-le în ecranul de verificare înainte de a continua; toate câmpurile importante sunt editabile.
  • „Codul este deja asociat altui produs.” — scanați codul în Scan produse ca să vedeți la ce produs este legat, dezasociați-l și apoi refaceți asocierea.
  • Codul merge în Office dar nu la casă — nu este un cod EAN/UPC valid. Folosiți codul de pe ambalajul original al produsului.
  • Camera nu pornește — permisiunea de cameră este refuzată. Activați-o din setările telefonului sau ale browserului pentru aplicație.

Legătura cu celelalte documente

Mai mult