Fișe de consum și fișe de deprecieri

În Office → Documente interne, primul segment din bara de jos este Consum / Deprecieri. De aici înregistrați două tipuri de documente, pe punctul și locația curentă: fișe de consum (consum intern al echipei) și fișe de deprecieri (pierderi, marfă expirată, ajustări tratate ca depreciere). Ambele folosesc același formular — diferă doar tipul ales la crearea fișei.

Consum vs deprecieri

  • Fișă de consum — pentru consum intern al echipei sau al locației: uz casnic al bucătăriei, degustări pentru personal, rețetă de test, produse luate pentru uz intern.
  • Fișă de deprecieri — pentru situații în care marfa trebuie scoasă din stoc ca pierdere sau depreciere (marfă expirată, deteriorată, spartă), conform politicii voastre contabile.

În listă, aplicația marchează clar dacă documentul este de tip Consum sau Deprecieri; titlul ferestrei se schimbă în funcție de tip („Fișa de consum” / „Fișă de deprecieri”).

Unde în aplicație

Din meniu: Office → Documente interne. În bara de jos, segmentul Consum / Deprecieri (lângă Producție și Transfer).

Antetul listei — calendar, export, fișă nouă

  • Calendar (filtru după perioadă) — alegeți o dată de început și o dată de sfârșit; lista se reîncarcă cu toate fișele din interval. Titlul arată perioada aleasă.
  • „Arată ultimele 10” — apare sub antet când aveți un filtru activ; revine la lista scurtă implicită.
  • Descărcare în masă (iconița de descărcare) — vă cere o perioadă, apoi alegeți Consum sau Deprecieri; primiți un Excel cu toate fișele de tipul ales din perioadă.
  • Plus — deschide o fișă nouă (pe telefon ca ecran modal mare, pe ecran lat ca panou lateral).

Ce vedeți pe rând (web și mobil)

  • Web: Nr, Responsabil, Tip (Consum / Deprecieri), Gestiune, Dată, Ingrediente (N), Produse (N), Descriere (sau — dacă lipsește), apoi o coloană cu buton de descărcare.
  • Mobil: pe card — responsabil, dată, gestiune, opțional descrierea, eticheta Fișă de Consum sau Fișă de Deprecieri, Ingrediente (N) și Produse (N), plus butoanele Vezi fișa (ochi) și Descarcă.

Descărcare: pe o fișă vs în masă

  • Pe o singură fișă — butonul de descărcare de pe rând generează un Excel cu numele „fisa de consum” sau „fisa de deprecieri”, în funcție de tipul fișei.
  • În masă — butonul de descărcare din antet, după alegerea perioadei și a tipului, generează un Excel numit „raport de consum” sau „raport de deprecieri” cu toate fișele din interval.

Fișă nouă — pașii inițiali

La apăsarea pe +, aplicația vă cere în ordine:

  1. Data — ziua la care se referă documentul.
  2. Responsabilul — din lista angajaților activi ai locației.
  3. Gestiunea — unde se aplică scăderile de stoc.
  4. Tipul fișei: Fișă de consum sau Fișă de deprecieri — influențează titlul ferestrei, etichetarea pe listă și numele fișierelor descărcate.

Pașii inițiali pot fi revizuiți ulterior din antetul fișei (iconița tip ceas), înainte de a completa conținutul.

Adăugarea ingredientelor și produselor

Spre deosebire de fișa de producție (care lucrează doar cu ingrediente), o fișă de consum sau deprecieri permite două zone:

  • Ingrediente — zona de rețetă obișnuită: căutați un ingredient, introduceți cantitatea, se adaugă pe fișă. Aplicația folosește rețetele și stocul de pe gestiunea aleasă pentru a calcula impactul.
  • Produse (din meniu) — o a doua zonă de căutare, disponibilă când există produse încărcate pentru punct. Astfel puteți înregistra, de exemplu, un cappuccino oferit intern sau o prăjitură expirată, cu toate consumurile din rețetă agregate corect.

Produsele cu sub-variante (mărimi, extra-uri) se pot adăuga ca linii separate, pentru a reflecta cantitatea exactă care a ieșit din stoc.

Descriere și observații

Pe fișă există un câmp Descriere / observații (opțional), util pentru audit: motivul deprecierii, referința internă, cine a autorizat, numărul rândului din procesul-verbal etc. Textul apare în listă (coloana Descriere) și în fișierul Excel descărcat, ajutând la recunoașterea rapidă a fișei.

Salvare, editare ulterioară, ștergere

  • Salvare — butonul Salvează înregistrează fișa. Trebuie să aveți un punct de lucru activ; altfel apare mesajul „Selectează un punct de lucru activ înainte de a salva.”
  • Editare ulterioară — spre deosebire de fișa de producție, aici o fișă deja salvată poate fi modificată și re-salvată (butonul apare ca Editează după prima înregistrare).
  • Ștergere — iconița de coș din antet cere confirmare și elimină fișa. Textul de confirmare poate menționa „fișa de deprecieri” și pentru fișele de consum — ignorați formularea și confirmați dacă sunteți sigur(ă) de acțiune.

Ștergerea este definitivă: folosiți-o doar pentru fișe introduse din greșeală sau când procedura internă permite anularea documentului.

Legătura cu producția

Fișa de producție (segmentul alăturat) este un flux separat, pentru ceea ce intrați în producție ca preparate sau semipreparate. Consumul și deprecierile acoperă alte motive de mișcare pe stoc — consum intern, pierderi, expirări.

Pentru transferul de marfă între gestiuni (ex. mutare între bar și bucătărie), folosiți segmentul Transfer — alt tip de document, cu flux propriu.

Fișe automate din comenzi șterse

Pe lângă fișele create manual, aplicația generează automat o fișă de deprecieri atunci când o comandă de pe sală este anulată cu motivul „Deprecieri”. Acest flux evită introducerea manuală a aceluiași consum și menține stocul corect chiar și când renunțați la o notă deja trimisă.

Ștergerea unei note (întreaga comandă) cu motivul „Deprecieri”

  • În ecranul mesei, apăsați Șterge nota; aplicația vă întreabă dacă produsele au fost încărcate pe stoc și apoi cere motivul. Dacă alegeți Deprecieri, aplicația pornește automat crearea fișei.
  • Se creează câte o fișă de deprecieri pentru fiecare gestiune implicată în produsele de pe notă — produsele cu gestiuni diferite (ex. bar și bucătărie) ajung pe fișe separate.
  • Fiecare fișă conține produsele vândute (cu cantitatea și costul de producție) și ingredientele consumate, agregate din rețete. Ingredientele compuse sunt „desfăcute” la materii prime, iar topping-urile și extra-urile sunt incluse.
  • Stocul se scade automat pe gestiunea fișei, la fel ca la o fișă introdusă manual.
  • La final apare un mesaj de confirmare, de forma: „Fișa (N) de deprecieri a fost creată și stocul actualizat!”, unde N este numărul de fișe generate (una per gestiune).

Fișele apar imediat în lista Consum / Deprecieri, pot fi deschise, descărcate în Excel sau șterse ca orice altă fișă. Responsabilul preluat este utilizatorul care a operat ștergerea pe sală.

Ștergerea unui singur produs dintr-o comandă

  • Când ștergeți doar un produs de pe notă (cu orice motiv, inclusiv „Deprecieri”), aplicația nu creează o fișă automată în lista de aici. În schimb, evenimentul este înregistrat ca produs șters (cu motiv, responsabil și cantitate) și apare în rapoartele de vânzări.
  • Dacă produsul nu era pe stoc la momentul ștergerii (opțiunea „produsul fusese încărcat” marcată ca nu), aplicația scade automat ingredientele și topping-urile de pe gestiunea produsului, exact ca la o fișă de deprecieri.
  • Dacă doriți și o urmă contabilă de tip fișă pentru acel produs, introduceți manual o Fișă de deprecieri cu produsul respectiv — secțiunea Produse din fișă vă permite exact acest lucru.

Probleme frecvente

  • „Nu pot salva — apare mesaj despre punctul de lucru.” Selectați un punct de lucru activ în antetul aplicației și încercați din nou.
  • „Căutarea de ingrediente e goală.” Verificați gestiunea aleasă pe fișă; căutarea este filtrată la stocul de pe acea gestiune. Dacă ingredientul există, verificați și punctul de lucru.
  • „Am ales greșit tipul (Consum în loc de Deprecieri).” Deschideți fișa, reveniți la pașii inițiali (iconița de ceas) și schimbați tipul, apoi salvați din nou (butonul Editează).
  • „Excelul descărcat are numele greșit (consum vs deprecieri).” Numele fișierului se generează automat din tipul fișei. Dacă nu se potrivește, corectați tipul în fișă și descărcați din nou.
  • „Nu văd produsele în căutare.” Zona de produse apare doar când există produse încărcate pentru punctul curent; verificați Produse.
  • „Am șters o notă cu motivul Deprecieri și nu văd fișa.” Fișa se creează automat pe gestiunea produselor de pe notă și apare în listă la data curentă. Dacă nota conținea produse de pe gestiuni diferite, veți găsi mai multe fișe. Verificați că filtrul de perioadă include ziua de azi și că sunteți pe același punct de lucru.
  • „Am șters un singur produs cu motivul Deprecieri și nu s-a creat fișă.” Este comportamentul așteptat: la ștergerea unui produs individual, aplicația scade stocul și înregistrează evenimentul în rapoartele de vânzări, dar nu generează o fișă separată. Dacă aveți nevoie de fișă, introduceți-o manual.

Mai mult despre