Registrul de casa

Registrul de casa ține evidența zilnică a banilor din casierie: cât aveți la începutul zilei, ce încasări s-au făcut, ce plăți s-au efectuat și cât rămâne la sfârșit de zi. Aplicația creează zilele automat, împinge soldul de la o zi la alta și leagă operațiunile de furnizori și de angajați, astfel încât o singură înregistrare în casă să actualizeze simultan soldul furnizorului sau fișa de plăți a angajatului.

Unde găsești registrul

Din meniul lateral, în zona de Office, deschideți Registru de casă. Registrul este pe punct de lucru: fiecare punct are propria casierie, propriile zile și propriul sold. Dacă o locație are mai multe puncte, schimbarea punctului din meniu schimbă și registrul afișat.

Structura unei zile și calculul soldului

O zi în registru are trei valori cheie:

• Numerar la început — soldul cu care s-a deschis ziua; este egal cu numerarul la sfârșit al zilei anterioare.
• Intrări — lista ordonată de operațiuni din acea zi, fiecare cu tip (Încasare / Plată), denumire, sumă și document.
• Numerar la sfârșit — numerar la început + total încasări – total plăți. Această valoare devine automat numerar la început pentru ziua următoare.

În subsolul fiecărei zile vedeți:

• TOTAL INTRĂRI — însumează numerarul de început plus toate încasările;
• TOTAL IEȘIRI — afișat cu semnul minus, suma tuturor plăților;
• NUMERAR LA SFÂRȘIT DE ZI — valoarea finală, scrisă îngroșat.

Fiecare linie de intrare are și un cod de culoare: Încasare apare neutru, Plată apare în roșu atât la tip, cât și la valoare.

Crearea automată a zilelor

Nu este nevoie să deschideți ziua manual. Ori de câte ori intrați pe pagină sau adăugați o intrare, aplicația:

1. Găsește ultima zi înregistrată pentru punctul vostru.
2. Dacă există o zi lipsă între ultima înregistrată și ziua curentă (ex. weekend, sărbători), o creează automat cu zero intrări, doar cu soldul moștenit.
3. Transferă numerarul la sfârșit al zilei precedente drept numerar la început al zilei următoare, astfel încât seria rămâne continuă.

Dacă un punct de lucru nu are nicio zi înregistrată, aplicația creează prima zi cu sold zero. Tot aici puteți adăuga manual, ca primă operațiune, o „Incasare de la administrator” dacă există deja numerar fizic în casă la momentul începerii folosirii aplicației.

Butoanele din antet

În bara de titlu găsiți:

• Adaugă intrare nouă (iconul „+”) — deschide expertul descris la Adăugarea unei intrări.
• Filtrează după perioadă (iconul de calendar) — vezi secțiunea dedicată.
• Exportă registrul (iconul de export) — descarcă un Excel cu registrul pentru intervalul afișat.

În partea dreaptă a antetului apare o etichetă cu intervalul curent (data de început — data de sfârșit a listei vizibile). La încărcarea paginii, intervalul este setat implicit pe ultimele zile cu activitate, iar lista derulează automat până la ziua cea mai recentă.

Filtrarea pe perioadă și export Excel

1. Apăsați butonul Filtrează după perioadă. Aplicația cere data de început, apoi data de sfârșit.
2. Lista se reîncarcă afișând zilele din intervalul ales. Eticheta din antet arată noul interval.
3. Butonul Exportă registrul descarcă un fișier Excel cu fix acel interval — util pentru contabilitate și arhiva lunară. Numele fișierului conține datele de început și sfârșit.

Dacă nu setați un interval, exportul folosește implicit intervalul afișat pe ecran.

Adăugarea unei intrări

Apăsarea butonului „+” deschide un expert pas cu pas. Câmpurile se afișează gradual, pe măsură ce răspundeți — astfel nu vedeți decât întrebările relevante pentru tipul ales.

1. Data — ziua operațiunii (poate fi retroactiv, de pildă pentru a completa ieri).
2. Tip de intrare — două opțiuni:
   • Încasare — banii intră în casă;
   • Cheltuială — banii ies din casă.
3. Tip specific de încasare sau cheltuială — vezi secțiunile dedicate de mai jos. De la acest pas încolo aplicația sare la întrebări diferite în funcție de alegere (ex. alege furnizor, alege angajat, alege luna).
4. Sumă — valoarea în Lei. Descrierea intrării este completată automat și este blocată, ca să rămână consistentă (ex. „Plata furnizor LACTATE SRL factura 1234”).

La confirmare, intrarea se adaugă la ziua aleasă, iar numerarul la sfârșit al zilei este recalculat imediat. Zilele ulterioare moștenesc corect noul sold.

Tipurile de încasare

• Incasare raport Z — suma totală încasată în numerar de la vânzări, înscrisă pe raportul Z al casei de marcat la închiderea turei. Este cea mai frecventă încasare a unei zile. Se introduce după ce s-a tras raportul Z pe imprimanta fiscală.
• Incasare din banca — retragere de numerar din cont, adusă în casă.
• Incasare de la administrator — numerar aprovizionat din fonduri proprii (alegeți administratorul).
• Altele — orice altă intrare de numerar (ex. împrumut intern, returnare avans neutilizat). Cere o descriere liberă.

Tipurile de cheltuială

• Plata furnizor — alegeți furnizorul din catalog, tipul documentului (bon fiscal, chitanță, Dispoziție de plată, Dispoziție de încasare, Fara), numărul documentului și suma. Descrierea se construiește automat din numele furnizorului și datele documentului.
  Efect suplimentar: aplicația creează automat o ieșire (debit) pe fișa furnizorului și scade soldul acestuia cu suma plătită — vezi secțiunea dedicată.
• Plata catre administrator — restituire de numerar către un administrator (alegeți administratorul, introduceți suma).
• Avans — avans salarial: alegeți angajatul, luna din care se scade (luna curentă sau cea precedentă) și suma. Avansul este înscris și pe fișa de plăți a angajatului (vezi Legătura cu fișa angajatului).
• Salariu — plata salariului integral: angajat, luna, sumă. Se înregistrează automat pe fișa de plăți a angajatului.
• Bonus vanzari — multi-select: alegeți mai mulți angajați simultan, luna și suma totală. Aplicația împarte suma egal între angajații selectați și înscrie pe fișa fiecăruia cota corespunzătoare.
• Bonus excelenta — un singur angajat, descriere liberă a motivului, luna, suma. Înregistrare pe fișa angajatului.
• Concediu — plată de concediu: angajat, sumă (luna este setată automat la luna curentă). Înregistrare pe fișa angajatului.
• Tips Card — restituire în numerar a bacșișurilor încasate pe card către personal. Nu cere angajat; este doar o plată din casă cu descrierea „Tips Card”.
• Altele — orice altă cheltuială (ex. curățenie, papetărie, taxe), cu descriere liberă.

Ștergerea unei intrări

La dreapta fiecărei linii este un buton de coș. Apăsarea cere confirmare. După confirmare:

• Intrarea este scoasă din ziua respectivă și numerarul la sfârșit de zi se recalculează imediat.
• Dacă intrarea era o Plata furnizor, aplicația caută pe fișa furnizorului intrarea corespunzătoare (identificată după numărul documentului) și o șterge, restabilind soldul furnizorului la valoarea de dinainte.
• Dacă intrarea era o plată de salariu, avans, concediu sau bonus, aplicația scoate automat înregistrarea corespunzătoare din fișa de plăți a angajatului (sau a tuturor angajaților, la Bonus vanzari).

O zi poate fi ștearsă doar dacă nu mai conține nicio intrare. În mod normal zilele se lasă așa cum sunt — chiar și cele fără activitate au un rol: păstrează soldul continuu de la o zi la alta.

Legătura cu soldul furnizorului

Cea mai utilă integrare a registrului: atunci când alegeți Plata furnizor, o singură operațiune actualizează ambele evidențe:

1. Se scade din casă suma plătită (și recalculează numerarul la sfârșit de zi).
2. Se adaugă automat pe fișa furnizorului o linie de ieșire (debit) cu aceeași dată, sumă, tip document și număr.
3. Soldul furnizorului scade cu suma respectivă (vezi explicațiile de sens la Furnizori și Clienți).

Dacă plata este ștearsă din registru, linia de pe fișa furnizorului este ștearsă și ea, iar soldul este restabilit automat. Nu e nevoie să interveniți manual în ambele locuri.

Alternativă: dacă plata nu a trecut prin casierie (ex. transfer bancar), folosiți fișa furnizorului direct pentru a adăuga o ieșire cu document „banca”. Registrul de casă rămâne neatins, iar soldul furnizorului reflectă corect plata.

Legătura cu fișa angajatului

Toate plățile salariale (Avans, Salariu, Concediu, Bonus excelenta, Bonus vanzari) se înregistrează automat pe fișa de plăți a angajatului, în luna aleasă:

• Pentru plățile individuale, suma întreagă intră pe fișa angajatului ales.
• Pentru Bonus vanzari, aplicația împarte suma egal între angajații bifați și adaugă câte o linie pe fiecare, cu eticheta corespunzătoare.
• Descrierea înregistrării conține numele angajatului și, după caz, luna — util când verificați plățile dintr-o lună specifică.

La ștergerea intrării din registru, aplicația scoate și plata corespunzătoare din fișa angajatului, astfel ca istoricul de plăți să rămână aliniat cu realitatea din casă.

Pentru evidența angajaților (unde apare suma totală încasată într-o lună), vezi Utilizatori.

Legătura cu vânzările (raport Z)

Registrul de casă nu este alimentat automat cu încasările de la vânzări, pentru că la o zi sunt deseori mai multe forme de plată (numerar, card, voucher, transfer). Recomandarea este:

1. La închiderea zilei, trageți raportul Z de pe casa de marcat.
2. Citiți valoarea încasărilor în numerar din Z.
3. Adăugați o intrare Incasare raport Z în registrul de casă, cu acea sumă.

Astfel numerarul la sfârșit de zi este exact numerarul fizic din sertar (sold început + raport Z – plăți în cursul zilei). Orice diferență față de bani reali semnalează o eroare care trebuie investigată imediat, în aceeași zi.

Bacșișul primit pe card este încasat de firmă dar datorat personalului. De aceea, când plătiți bacșișul din casierie către personal, folosiți Tips Card: suma iese din casă și rămâne o evidență clară a restituirii.

Diferențe pe telefon

• Lista se afișează ca un șir de carduri pe zi. Fiecare intrare este un card mic cu data, tipul (In / Out), descrierea și suma; Out apare cu roșu.
• În antet sunt patru butoane rapide: Reîmprospătează, Exportă, Filtrează după perioadă și Adaugă intrare.
• Sub fiecare zi apar trei rânduri de totaluri: TOTAL INTRĂRI, TOTAL IEȘIRI și Numerar rămas.
• Expertul de adăugare și lista de tipuri (încasare/cheltuială) sunt identice cu varianta pentru ecran larg; alegerile se fac tot pas cu pas, în ferestre suprapuse.

Mai mult

• Furnizori și Clienți — sensul soldului, fișa furnizorului, cum se corectează o plată.
• Utilizatori — fișa angajatului și plățile lunare (avans, salariu, bonus, concediu).
• Pontaj — evidența lunară a orelor și rest de plată per angajat; de acolo puteți plăti salariul printr-un click care creează automat intrare în casierie.
• Program — graficul săptămânal al turelor; sursa orelor folosite la calculul salariilor.
• Documente primite — facturi de la furnizori; dublați plata cu înregistrarea facturii pe fișă pentru evidență corectă.
• Documente emise — facturi și chitanțe emise către clienți.
• Vânzări și Încasări (rapoarte) — raport Z, breakdown pe metode de plată și ore, legătura cu numerarul din casierie.
• Rapoarte financiare — rândul Cheltuieli (chirie, utilități, servicii, marketing, diverse) se alimentează din plățile registrului de casă.
• Cuprins documentație