Documente primite (Facturi și NIR-uri)

Unde se lucrează cu documentele primite

Din meniul lateral, în zona de Office, accesați Documente Primite. Pagina reunește, pentru locația curentă, două categorii de intrări:

• Facturi — facturile descărcate din spațiul privat virtual (e-Factura / ANAF) sau introduse manual, cu starea plății și legătura către NIR-ul asociat.
• NIR-uri — notele de intrare-recepție care încarcă efectiv ingredientele în gestiunile locației, generate din factură sau introduse manual.

Facturile sunt documentul contabil primit de la furnizor. NIR-ul este documentul de recepție care mișcă stocul pe gestiuni. O factură poate fi legată la zero sau un singur NIR pe un punct de vânzare.

Segmentele „Facturi” și „NIR-uri”

Comutarea între cele două liste se face cu segmentul din antet (pe web) sau din subsol (pe telefon):

• Facturi — lista de facturi primite, ordonată implicit de la cea mai nouă către cele mai vechi.
• NIR-uri — lista notelor de intrare-recepție, grupate tot pe locația curentă.

La schimbarea segmentului, căutarea și filtrul de furnizor se resetează, iar lista cerută se reîncarcă. Dacă locația (punctul de vânzare) se schimbă din meniul principal, ambele liste se resetează și repornesc de la capăt.

Butoanele din antet

În bara de titlu aveți patru butoane (în aceeași ordine pe web și pe telefon):

• Adaugă document nou (iconul „+”) — deschide formularul pentru un NIR manual. Vezi Crearea unui NIR manual.
• Printează documente (iconul de imprimantă) — deschide un mic expert care cere data de început, data de sfârșit și tipul de export:
  • Lista documente — descarcă un fișier Excel cu rezumatul documentelor (furnizor, document, dată, valori) pentru perioada aleasă.
  • Documente originale și niruri — cere să bifați unul sau mai multe departamente și descarcă un PDF cu facturile și NIR-urile corespunzătoare, pentru reimprimare.
• Filtrează după perioadă (iconul de calendar) — cere data de început și data de sfârșit, apoi reîncarcă lista de NIR-uri pentru perioada aleasă.
• Documente primite în E-Factura (iconul de nor) — deschide fereastra dedicată cu facturile primite pe canalul e-Factura. Butonul este activ doar dacă locația are configurată conexiunea la ANAF; altfel apare cenușiu. Pe iconul butonului apare, după caz, un indicator roșu cu numărul de facturi primite care încă nu au NIR pe punctul curent.

Bara de căutare, filtrul de furnizor și încărcarea în pagini

Sub antet există o bară comună pentru cele două segmente:

• Câmp de căutare — caută după furnizor pe tab-ul NIR-uri, respectiv după furnizor sau număr de document pe tab-ul Facturi. Căutarea se aplică peste lista deja filtrată.
• Filtrează după furnizor — deschide o fereastră cu lista furnizorilor locației. Alegerea unui furnizor reduce lista la documentele lui; opțiunea „TOȚI FURNIZORII” elimină filtrul.
• + 50 (doar pe Facturi) — aduce următoarele cincizeci de facturi, atunci când mai există rezultate pe server. Pe timpul încărcării butonul arată un mic indicator de activitate.
• Plătește și totalul de plată (doar pe Facturi, doar când este aplicat un filtru de furnizor) — butonul pornește plata în grup a facturilor bifate, iar sub el apare suma rămasă de plătit pentru facturile neplătite din filtrul curent.

Lista de Facturi se aduce în pachete de cincizeci ca să rămână rapidă pe locații cu multe documente. Lista de NIR-uri se încarcă integral și este memorată local pentru următoarea deschidere.

Lista „Facturi”: coloane, sortare, acțiuni

Pe ecrane largi, lista afișează un cap de tabel cu coloanele:

• Nr — poziția în listă.
• Furnizor — numele furnizorului așa cum apare pe factură.
• Nr. doc — numărul documentului de la furnizor.
• Emitere — data de emitere a facturii.
• Scadență — termenul de plată.
• Zile — numărul de zile de întârziere față de scadență (0 dacă nu este depășită).
• Total — suma totală cu TVA, în Lei.
• Plată — indicator verde („plătită”) sau roșu („neplătită”). Un click pe indicator deschide dialogul de schimbare a stării.
• NIR — indicator verde dacă factura are un NIR pe punctul curent, roșu altfel.
• Sel — apare doar când este aplicat un filtru de furnizor; bifează rândul pentru plata în grup.
• Acțiuni — iconițe pe fiecare rând:
  • Creion / „+” — deschide fereastra facturii pentru adăugarea sau editarea NIR-ului.
  • Ochi — previzualizare (doar citire) a facturii, fără acțiuni NIR.
  • Săgeată jos — descarcă PDF-ul facturii.
  • Coș — șterge factura din arhivă. Butonul este inactiv dacă există un NIR legat de factură pe punctul curent (trebuie șters mai întâi NIR-ul).

Sortarea se face cu click pe capul de coloană pentru Furnizor, Emitere, Scadență sau Total: un click sortează descrescător/cronologic invers, un al doilea click comută ordinea.

Plată factură (individual și în grup)

Aplicația menține și un sold al furnizorului separat de fiecare factură. Plata poate fi pornită de oriunde de unde apare indicatorul de plată:

1. Click pe indicatorul Plată al unei facturi. Dacă factura este neplătită, aplicația întreabă dacă doriți să asociați o înregistrare de plată; dacă este plătită, întreabă dacă doriți să anulați plata.
2. La confirmare se deschide fereastra de asociere plată cu furnizor, unde puteți alege o plată existentă sau înregistra una nouă (tip numerar / bancă, dată, sumă, mesaj). Suma pre-completată este totalul facturii (sau totalul facturilor bifate, în cazul grupului).
3. La salvare, facturile alese sunt marcate ca plătite / neplătite, soldul furnizorului este actualizat, iar NIR-urile legate primesc același marker. Listele se reîmprospătează.

Plata în grup funcționează doar când este aplicat un filtru de furnizor: bifați mai multe rânduri cu butonul Sel, apoi apăsați Plătește. Aplicația verifică să fie toate de la același furnizor și toate neplătite, altfel afișează un mesaj.

Lista „NIR-uri”: coloane, sortare, acțiuni

Tab-ul NIR-uri are cap de tabel cu: Nr, Furnizor, Dată, Total, Nr. document, Print, Edit. Sortarea se face cu click pe Furnizor (A → Z), Dată (nou → vechi) sau Total (mare → mic); un al doilea click comută ordinea.

Pe fiecare rând, iconul de imprimantă descarcă PDF-ul NIR-ului, iar iconul de creion deschide fișa NIR pentru vizualizare și editare (consultați Vizualizarea și editarea unui NIR).

E-Factura: descărcarea automată de pe ANAF

Pentru locațiile înrolate în Spațiul Privat Virtual cu e-Factura, aplicația are un serviciu programat care interoghează ANAF automat, la fiecare 15 minute. Pentru fiecare locație cu token valid:

1. Se preia lista de mesaje primite (ultimele zile).
2. Pentru fiecare mesaj nou se descarcă arhiva XML a facturii.
3. Arhiva este interpretată (furnizor, cumpărător, linii, TVA, scadență, sumă) și salvată în arhiva Facturi a punctului, cu indicator Descărcat: verde.
4. Dacă furnizorul are activat NIR automat (setare pe fișa furnizorului), serviciul creează și NIR-ul corespunzător, folosind potrivirea de ingrediente definită deja pentru acel furnizor; în caz contrar, indicatorul NIR rămâne roșu, iar utilizatorul va crea NIR-ul manual din fereastra facturii.

Accesul manual la lista ANAF se face din antetul paginii Documente Primite, butonul Documente primite în E-Factura. În fereastra deschisă:

• Caută factură după furnizor — filtru rapid pe listă.
• Alege numărul de zile — schimbă intervalul de interogare (implicit 20 de zile la deschidere).
• Alege perioada — două câmpuri de dată pentru un interval precis (disponibil pentru fluxul de facturi primite).
• Închide — revine la pagina Documente Primite.

Fiecare rând arată ID-ul e-Factura, furnizorul, data documentului și doi indicatori:

• Descărcat — verde dacă factura este deja salvată în arhiva aplicației, roșu dacă nu.
• NIR — verde dacă există un NIR pe punctul curent pentru acea factură, roșu altfel.

Atingerea unui rând descarcă (dacă este cazul) XML-ul, îl pregătește pentru vizualizare cu ingredientele potrivite și deschide fereastra facturii.

Vizualizarea unei facturi

Fereastra facturii (deschisă fie din lista Facturi, fie din e-Factura, fie din iconul ochi) afișează în antet Cumpărătorul, numărul de document (sau numărul notei de credit), data emiterii și Vânzătorul. În cuprins sunt liniile facturii cu:

• Denumire Produs — așa cum apare în XML.
• UM Fact / Qty Fact — unitatea și cantitatea din factură.
• Qty Nir / UM Nir — cantitatea și unitatea din NIR (diferite când aceeași materie primă are factor de corecție — ex. 1 bax = 24 bucăți).
• Denumire Ingredient — materia primă din baza locației care se leagă de linie. Iconul „+” adaugă o asociere nouă, iar iconul creion modifică una existentă.
• Gest — gestiunea în care intră cantitatea. Dacă ingredientul are mai multe gestiuni posibile, click pe icon deschide lista cu alegeri.
• Pret F TVA, Valoare, Cota TVA — valorile din factură.
• Vânzare — prețul de vânzare al ingredientului, editabil cu iconul creion (modifică și fișa ingredientului).

În subsol sunt totalurile facturii (fără TVA, valoare TVA, plătit, total) și butoanele Renunță, Asociază un ingredient pentru toate produsele și Crează NIR. Dacă factura are deja un NIR legat pe punctul curent, cele două butoane sunt înlocuite cu Șterge NIR asociat și Vizualizează NIR.

Previzualizarea din iconul ochi este strict read-only: arată aceleași câmpuri, fără butoanele NIR.

Asocierea ingredientelor pe liniile facturii

La prima factură primită de la un furnizor nou, liniile vin neasociate (coloana Denumire Ingredient arată „Neidentificat”). Există două moduri de lucru:

• Asociere pe linie — click pe iconul „+” de pe rând deschide lista „Asociază”. Aici căutați ingredientul existent, iar cu Enter sau click îl legați de linie. Dacă ingredientul nu există, iconul „+” din bara de căutare deschide formularul „Ingredient nou” cu câmpurile: nume, UM, cantitate, preț fără TVA, cotă TVA, valoare, gestiune, departament, total, preț de vânzare, plus opțiunea „Adaugă din nou” pentru repetare rapidă. La salvare, ingredientul este creat și legat automat de linia din factură.
• Asociază un ingredient pentru toate produsele (butonul din subsolul facturii) — deschide aceeași listă, dar marchează pe scurt toate liniile neasociate și le leagă de ingredientul ales într-un singur pas. Util pentru facturi unde toate liniile merg pe același cod din gestiune (ex. preluare pe „Mărfuri diverse”).

Dacă ingredientul are mai multe gestiuni, aplicația cere întâi gestiunea pe care se face recepția. Dacă departamentul ingredientului este „Marfă”, la final cere și prețul de vânzare cu TVA.

După ce o linie este asociată, aplicația memorează potrivirea pe fișa ingredientului (nume produs de pe factură → ingredient + gestiune + factor de corecție). La factura următoare a aceluiași furnizor, dacă denumirea este aceeași (indiferent de majuscule sau spații), linia va veni deja legată și cu cantitatea calculată corect.

Corecția de cantitate — pasul cu cele mai multe greșeli

Imediat după ce alegeți un ingredient, aplicația afișează fereastra „Corecție de cantitate”. Numărul introdus aici este factorul prin care se înmulțește cantitatea de pe factură ca să obțineți cantitatea în unitatea de măsură a ingredientului din baza voastră:

Cantitate NIR = Cantitate factură × Corecție

Regula simplă: puneți 1 dacă UM de pe factură este identică cu UM salvată la ingredient în aplicație. Altfel, corecția transformă unitatea facturii în unitatea aplicației.

• Factură: 1 bax × 24 buc, ingredient salvat în buc → corecție 24.
• Factură: 6 sticle × 0,5 L, ingredient salvat în L → corecție 0,5.
• Factură: 10 kg, ingredient salvat în kg → corecție 1.
• Factură: 5000 g, ingredient salvat în kg → corecție 0,001 (5000 × 0,001 = 5 kg).
• Factură: 2 kg, ingredient salvat în g → corecție 1000 (2 × 1000 = 2000 g).

Crearea NIR-ului dintr-o factură

Când toate liniile au ingredient asociat și gestiune, apăsați Crează NIR. Se întâmplă următoarele:

1. Aplicația identifică furnizorul din catalog după CUI (prioritar) sau după nume. Dacă furnizorul nu există, deschide fereastra „Furnizor nou” cu CUI-ul pre-completat din XML: completați restul câmpurilor și salvați, apoi continuați.
2. Se generează un NIR cu liniile din factură: pentru fiecare linie se iau numele ingredientului, UM, cantitatea convertită pe unitatea de gestiune, prețul fără TVA, cota TVA, valoarea și prețul de vânzare.
3. NIR-ul este legat de factură: pe rândul din lista Facturi indicatorul NIR devine verde, iar la redeschiderea ferestrei apar butoanele Vizualizează NIR și Șterge NIR asociat.
4. Aplicația vă redirecționează pe fișa NIR, unde puteți verifica totalurile și salva. După salvare, ingredientele intră în gestiunile indicate și NIR-ul apare în tab-ul NIR-uri.

Șterge NIR asociat șterge NIR-ul și curăță legătura de pe factură, astfel încât să puteți reface recepția de la zero (util la corecții).

Vizualizarea și editarea unui NIR

Un click pe rândul din lista NIR-uri sau pe butonul Vizualizează NIR din fereastra facturii deschide fișa NIR:

• În antet apare numele furnizorului și, în bara de titlu, iconițe pentru printare, schimbare furnizor și închidere.
• Secțiunea „Furnizor” — butonul rotund deschide lista furnizorilor pentru schimbarea celui curent; câmpurile Furnizor, Data Document, Data Recepție, CIF, Document și Nr Doc pot fi editate direct. La click pe câmpurile de dată se deschide selectorul.
• Lista de ingrediente — fiecare rând arată numele ingredientului, UM, cantitatea, prețul fără TVA, valoarea, cota și valoarea TVA, totalul și, opțional, prețul de vânzare. Butonul Adaugă ingredient deschide aceeași fereastră „Ingredient nou” folosită la factură. Iconul de coș de pe fiecare rând scoate linia din NIR.
• Totaluri — Fără TVA, TVA și TOTAL se recalculează automat când modificați cantități, prețuri sau cote.
• Discount / Scoate — aplică sau scoate un discount la nivel de document (procentual sau valoric, după alegerea din fereastră).
• Verifică food cost — compară prețurile noi de pe NIR cu prețurile ingredientelor din rețete și arată, într-o fereastră dedicată, produsele finite pentru care food cost-ul se modifică, cu diferența și procentul. Se folosește la deciziile de preț înainte de salvare.
• Salvează / Editează — confirmă intrarea în gestiune. Butonul este inactiv până când datele obligatorii sunt completate.

Schimbările de preț de pe NIR actualizează fișa ingredientului și influențează stocul și food cost-ul produselor care conțin acel ingredient.

Crearea unui NIR manual

Pentru facturile primite pe hârtie, pentru recepții între locații sau pentru situațiile în care factura electronică întârzie, puteți crea un NIR manual:

1. Din antet apăsați Adaugă document nou (iconul „+”). Se deschide o fișă goală de NIR.
2. În secțiunea Furnizor, apăsați iconul rotund de adăugare și alegeți furnizorul din catalog. La selectare, aplicația pre-completează Furnizor și CIF.
3. Completați Data Document, Data Recepție, Document (tipul, ex. factura, aviz) și Nr Doc (numărul din registrul furnizorului). Datele pot fi culese din selectorul de calendar.
4. Apăsați Adaugă ingredient pentru fiecare linie de recepție. În fereastra „Ingredient nou”:
   • alegeți sau căutați ingredientul (lista sugerează materiile prime existente; puteți crea una nouă direct din fereastră);
   • completați UM, cantitate, preț fără TVA, cotă TVA, valoare, gestiune, departament, total și preț de vânzare;
   • câmpurile Cantitate, Valoare și Total suportă și mod calculator (ex. „12 * 2.5”) — comutarea se face cu iconul de calculator;
   • comutatorul Adaugă din nou păstrează fereastra deschisă după salvare, pentru a introduce mai multe linii una după alta.
5. Verificați totalurile din subsol (Fără TVA, TVA, TOTAL). Opțional, aplicați un Discount sau rulați Verifică food cost.
6. Apăsați Salvează. NIR-ul apare în tab-ul NIR-uri, iar ingredientele sunt încărcate pe gestiunile alese.

Asocierea unui NIR manual cu factura venită ulterior

Este frecvent ca un NIR să fie introdus manual la recepție (când marfa intră), iar factura electronică să sosească mai târziu pe canalul e-Factura. Fluxul recomandat este următorul:

1. La descărcarea automată (cron-ul de 15 minute) sau manual din Documente primite în E-Factura, factura nouă apare în arhiva Facturi cu indicatorul NIR: roșu.
2. Deschideți factura din lista Facturi (iconul „+” de pe rând sau click pe rând). Fereastra arată liniile facturii și butonul Crează NIR.
3. Pentru că NIR-ul există deja pe punct cu aceeași marfă, comparați cantitățile și prețurile de pe factură cu cele din NIR-ul manual. Aveți două variante:
   • Înlocuire (recomandat când vor fi egale): ștergeți NIR-ul manual din tab-ul NIR-uri, apoi din fereastra facturii apăsați Crează NIR. Noul NIR va fi legat direct de factură, iar indicatorul NIR al facturii devine verde.
   • Păstrarea NIR-ului manual: dacă recepția a fost corectă și nu doriți să o refaceți, lăsați NIR-ul așa; factura rămâne în arhiva Facturi ca plătibilă / de ținut la dosar, iar în locul NIR-ului legat pe fereastra facturii se va folosi în continuare NIR-ul manual pentru stoc. În acest caz plata facturii se poate înregistra separat de pe rândul facturii.
4. În viitor, pentru furnizorii cu facturi constante, activați NIR automat pe fișa furnizorului: la descărcarea următoarelor facturi, aplicația creează NIR-ul direct, pe baza potrivirilor de ingrediente setate, și evită pasul manual.

Aplicația nu fuzionează un NIR manual cu o factură existentă; legătura se face prin recrearea NIR-ului din factură, ca să fie garantată corespondența exactă între liniile XML-ului și cele de pe NIR.

Diferențe pe telefon

• Segmentul Facturi / NIR-uri apare în subsol, nu în antet.
• Lista este compactă, fără capul de tabel: fiecare document apare ca un card cu informațiile principale și acțiunile relevante.
• În fereastra facturii pe telefon, fiecare linie are propriul card cu denumirea produsului, cantități, ingredient și acțiuni, iar butoanele Renunță, Asociază un ingredient pentru toate produsele și Crează NIR sunt așezate pe coloană, pentru atingere cu degetul.
• În fișa NIR pe telefon, datele furnizorului sunt grupate într-un card, ingredientele apar fiecare pe propriul card, iar totalurile, Food cost și Salvează sunt aliniate în subsol.

Mai mult

• Ingrediente (materii prime) — cum se definesc materiile prime care se leagă pe linii de factură și pe NIR.
• Gestiuni — cum se crează și cum alegi gestiunea la recepție.
• Departamente — clasificarea cheltuielilor la ingrediente și pe linii de NIR.
• Stoc de produs — diferența dintre stocul din gestiune și stocul de produs al articolelor de meniu.
• Cuprins documentație