Furnizori și Clienți

Furnizorii și clienții sunt partenerii comerciali ai locației. Fiecare are o fișă contabilă cu un sold și un istoric de intrări/ieșiri. Pe baza soldului știți oricând cât datorați unui furnizor sau cât vă datorează un client. Pagina descrie cum se configurează, ce date țin și cum se leagă de facturile primite, de facturile emise și de registrul de casă.

Unde găsești partenerii

Din meniul lateral, în zona de Office, aveți două intrări:

  • Furnizori — firmele de la care primiți marfă, servicii, utilități. Soldul = cât le datorați.
  • Clienți — firmele către care emiteți facturi și chitanțe. Soldul = cât vă datorează.

Partenerii sunt separați pe locație: fiecare locație are propriul catalog. Datele introduse pentru un furnizor sunt disponibile automat și la Documente primite (la crearea unui NIR / salvarea unei facturi), iar datele unui client sunt folosite la Documente emise și la chitanțe.

Cum funcționează soldul

Fiecare partener are un sold curent și un istoric de intrări. Aplicația recalculează soldul automat la fiecare operațiune, cronologic, după data documentului. La fiecare intrare din fișă există și un sold cumulat până la acea linie, vizibil în coloana Sold.

Există două tipuri de intrare:

  • Credit (intrare) — bani sau valoare care vin în contul partenerului:
    • pentru un furnizor — ați primit marfă / servicii de la el (datoria voastră crește);
    • pentru un client — ați încasat bani de la el (datoria lui scade).
  • Debit (ieșire) — bani sau valoare care pleacă din contul partenerului:
    • pentru un furnizor — l-ați plătit (datoria voastră scade);
    • pentru un client — ați emis o factură neachitată (datoria lui crește).

Pe lista generală de furnizori / clienți vedeți soldul curent, iar pe fișa partenerului vedeți toate operațiunile care au condus la acel sold. Aplicația permite inclusiv ștergerea unei intrări — soldul se recalculează imediat și toate liniile de mai jos sunt corectate.

Documentele de tip bon fiscal, chitanța, banca, corecție și factura sunt disponibile la alegere pentru fiecare intrare — astfel rămâneți aliniat cu evidența contabilă.

Pagina Furnizori

Pagina Office → Furnizori afișează toți furnizorii locației. Pe ecran larg, lista are coloane:

  • Nr. — poziția în listă.
  • Denumire — numele furnizorului.
  • Adresă — sediul social.
  • CIF — codul fiscal.
  • Cont bancar — IBAN-ul salvat pe fișă.
  • Sold — cât datorați furnizorului în momentul acesta. Pozitiv = datorie; zero = achitat; negativ = aveți avans către furnizor.
  • Auto NIR — comutator ON/OFF (vezi secțiunea dedicată).
  • Acțiuni — iconurile de editare (creion) și fișă (ochi).

Deasupra listei este un câmp de căutare care filtrează după nume. În antet sunt două butoane:

  • Listă furnizori monitorizați (iconul de clădire) — deschide fereastra descrisă la Lista furnizorilor monitorizați.
  • Adaugă furnizor (iconul „+”) — deschide fereastra de adăugare (vezi mai jos).

Un click pe un rând (sau pe iconul de ochi) vă duce pe fișa furnizorului. Creionul deschide fereastra de editare.

Adăugarea / editarea unui furnizor

La apăsarea butonului „+” sau a creionului, se deschide fereastra „Furnizor nou” / „Numele firmei”. Aveți trei căi de completare:

  1. Căutare printre furnizorii deja existenți — în câmpul de căutare scrieți primele litere din nume; lista propune rezultate și la selecție toate datele se completează automat. Folosit când adăugați același furnizor dintr-o altă locație sau reconfigurați datele.
  2. Căutare după CUI la ANAF — completați CUI Complanie și apăsați lupa de lângă el. Aplicația întreabă ANAF și completează automat Denumire Firmă, Nr înregistrare, Adresă și stabilește dacă este plătitor / neplătitor de TVA.
  3. Completare manuală — introduceți datele direct în câmpuri.

Câmpurile disponibile:

  • Nume — numele scurt folosit în liste (ex. „Lactate Agroalim”).
  • Denumire Firmă — denumirea oficială de pe facturi (ex. „AGROALIM DISTRIBUȚIE S.R.L.”).
  • CUI, Nr înregistrare, Adresă.
  • Plătitor / Neplătitor de TVA.
  • Bancă și Cont (IBAN).
  • Sold inițial — disponibil la editare. Se folosește o singură dată, la intrarea unui furnizor existent, pentru a reflecta datoria restantă din perioada anterioară. După salvare, soldul se gestionează exclusiv prin fișă, ca să păstrați istoricul corect.

Butonul Salvează confirmă furnizorul. La editarea unuia existent, în antetul ferestrei apare și „Șterge furnizorul” (coș) — cu confirmare înainte de ștergere.

Butonul „Auto NIR” pe fiecare furnizor

Pe rândul fiecărui furnizor aveți un comutator Auto NIR. Când e pornit pentru un furnizor:

  • Orice factură e-Factura primită de la acel furnizor generează automat un NIR (Notă de Intrare Recepție), folosind asocierile de ingrediente salvate pe furnizor la fiecare linie din factură.
  • Dacă setați Auto NIR de pe un dispozitiv unde aveți un punct de lucru activ, NIR-ul se asociază și cu punctul respectiv.
  • Dacă nu aveți un punct de lucru selectat când porniți comutatorul, aplicația vă avertizează printr-un mesaj; în acest caz NIR-ul automat va folosi primul punct al locației — de aceea este recomandat să lucrați cu punctul setat.

Vezi detalii despre fluxul automat și despre asocierea ingredientelor la Documente primite.

Lista furnizorilor monitorizați

Butonul „Listă furnizori monitorizați” din antet (iconul de clădire) deschide o fereastră cu lista de furnizori selectați pentru raportul de solduri. Este utilă când aveți multe firme în catalog și doriți să urmăriți doar pe cei cu trafic regulat.

În această fereastră aveți în antet:

  • Tipărește solduri — descarcă un PDF cu soldurile tuturor furnizorilor monitorizați la acel moment.
  • Adaugă furnizor în listă — deschide un selector cu toți furnizorii locației.
  • Actualizează lista (iconul de disc) — salvează lista curentă.
  • Închide.

Fiecare rând din listă are un buton de coș care scoate furnizorul din monitorizare, fără să-l șteargă din catalog.

Fișa furnizorului

Un click pe un furnizor deschide „Fișă ~~ Denumire Furnizor ~~”. Aceasta este evidența contabilă a furnizorului: toate intrările în ordine cronologică și soldul cumulat.

Antetul fișei are trei butoane:

  • Descarcă fișă (iconul de download) — descarcă un Excel cu fișa completă (util pentru contabilitate).
  • Adaugă intrare (iconul „+”) — pornește expertul de adăugare descris mai jos.
  • Închide fereastră.

Pe ecran larg, tabelul are coloanele:

  • Data, Tip (intrare / ieșire), Document (bon fiscal, chitanță, bancă, corecție, factură), Serie/Număr, Descriere.
  • Credit — suma, dacă linia este de tip intrare.
  • Debit — suma, dacă linia este de tip ieșire.
  • Sold — soldul cumulat după această linie.
  • Acțiuni — iconul de coș pentru ștergerea liniei (cu confirmare).

În subsolul fișei (TOTALURI):

  • Intrat — suma tuturor creditelor.
  • Ieșit — suma tuturor debitelor.
  • Sold — valoarea curentă (egală cu ultima linie din tabel).

Adăugarea unei intrări pe furnizor

La apăsarea butonului „+” din antetul fișei, aplicația vă ghidează pas cu pas printr-un expert:

  1. Alege ziua — data documentului care justifică intrarea.
  2. Tip de corecție:
    • Dacă furnizorul are deja sold pozitiv (adică îl datorați), aplicația presupune că este o ieșire (plată) și setează automat tipul. Este scenariul cel mai frecvent.
    • Dacă soldul este zero sau negativ, expertul întreabă explicit Credit sau Debit.
  3. Tip de Document — alegeți dintre: bon fiscal, chitanță, banca, corecție, factură.
  4. Număr Document — seria / numărul înscris pe document.
  5. Sumă — dacă soldul era pozitiv, suma este pre-completată cu restul de plată (pentru a stinge datoria în întregime). Puteți confirma sau ajusta la plată parțială.
  6. Detalii — text opțional (ex. „plata factură 1234/2026”).

La confirmare, intrarea este adăugată în fișă, soldul se recalculează automat, iar fereastra derulează până la cea mai recentă linie.

Cum se leagă soldul furnizorului de celelalte documente

Soldul furnizor se mișcă prin trei surse:

  • Manual, din fișă — orice intrare adăugată manual ajustează soldul. Recomandat pentru:
    • facturi primite pe care le înregistrați ca intrare (credit) — datoria voastră crește;
    • plăți făcute direct la furnizor fără a trece prin registrul de casă (ex. transfer bancar).
  • Automat, din registrul de casă — în Casa, când înregistrați o cheltuială cu tipul „Plata furnizor” și selectați furnizorul, aplicația creează în fișa acestuia o ieșire (debit) cu aceeași sumă, data și documentul ales, și scade automat soldul. Dacă ștergeți ulterior acea cheltuială din Casă, intrarea corespunzătoare este scoasă din fișă și soldul este restabilit.
  • Automat, la setarea soldului inițial — la crearea sau editarea furnizorului puteți seta o valoare de pornire. Se folosește o singură dată, la transferul datelor din perioada anterioară.

Facturile primite și NIR-urile nu actualizează automat soldul furnizorului. Dacă doriți ca factura primită să genereze și creditul pe fișă, adăugați manual o intrare credit cu numărul facturii. Pentru plată există două căi echivalente: plătiți prin Casa (cea mai rapidă — generează debitul automat) sau adăugați ieșire direct din fișă.

Pagina Clienți

Pagina Office → Clienți afișează toți clienții locației. Coloanele pe ecran larg sunt:

  • Nr., Denumire, Adresă, CIF, Cont bancar.
  • Sold — pozitiv = clientul vă datorează bani (facturi emise, neachitate); negativ = voi datorați clientului (avans/voucher, supraplată); zero = la zi.

Lista se filtrează din câmpul de căutare. În antet este butonul „+” Adaugă client nou. Pe fiecare rând, coloana de acțiuni are:

  • Modifică (creion) — deschide fereastra de editare (aceeași folosită la Facturi emise).
  • Șterge (coș) — cu confirmare. Un click pe rest de rând deschide fișa clientului.

Adăugarea / editarea unui client

Fereastra de client este aceeași cu cea folosită în fluxul de Documente emise, la atașarea clientului pe factură. Este împărțită în:

  1. Căutare client existent — pentru a evita duplicate. Enter pe câmp selectează primul rezultat.
  2. Formular de client nou cu câmpurile:
    • CUI cu lupă (caută la ANAF);
    • Denumire firmă, Nr înregistrare, Adresă, Oraș, Stradă, Cod poștal (cu lupă pentru completare după CP), Subentitatea țării;
    • Bancă, Cont;
    • E-mail și Telefon — folosite la trimiterea facturilor / chitanțelor pe mail;
    • Segmentul Plătitor / Neplătitor de TVA.

Butonul Salvează confirmă clientul în catalog. Editează apare doar la deschiderea unei fișe existente.

Fișa clientului

Un click pe un client deschide „Fișă ~~ Denumire Client ~~”. Aceeași structură ca la furnizor — coloanele, expertul de adăugare, butonul de descărcare Excel și ștergerea unei linii funcționează identic.

Singura diferență importantă este sensul soldului din tabel: pentru client, aplicația afișează soldul din perspectiva voastră, adică cât vă datorează. Linia de credit (încasare de la client) reduce datoria; linia de debit (factură emisă neîncasată) mărește datoria.

În subsol, alături de Intrat și Ieșit, Sold arată valoarea curentă datorată de client — identică cu coloana Sold de pe lista generală.

Cum se leagă soldul clientului de celelalte documente

  • Facturile emise și chitanțele (vezi Documente emise) nu actualizează automat soldul clientului. Acestea sunt documente fiscale care merg la ANAF; evidența de sold este ținută intenționat separat, ca să puteți decide ce intră pe fișă și ce rămâne doar ca document fiscal.
  • Flux recomandat pentru clienții pe factură:
    1. La emiterea unei facturi, deschideți fișa clientului și adăugați o intrare de tip „Debit” cu document = factură, număr și sumă — datoria clientului crește.
    2. La încasarea banilor, adăugați o intrare de tip „Credit” cu document = banca / chitanță (eventual cu numărul chitanței emise de voi) — datoria clientului scade.
    3. Când soldul revine la zero, clientul este la zi.
  • Corecții și avansuri — folosiți documentul „corecție” când aliniați soldul după o diferență de curs, o reducere convenită sau un avans primit fără factură încă.
  • Dacă un client plătește în avans, înregistrați un Credit înainte de emiterea facturii; soldul devine negativ (voi datorați clientului bani sub forma avansului) și revine la zero când emiteți factura și înregistrați Debit cu numărul ei.

Diferențe pe telefon

  • Lista de furnizori / clienți apare în carduri cu denumire, CIF, adresă și soldul curent în clar. Un click pe card deschide fișa.
  • Pe cardul de furnizor, comutatorul Auto NIR rămâne direct accesibil, fără să deschidă fișa.
  • Fișa este afișată pe trei coloane: Detalii (data, document, descriere), Sumă (cu semn), Sold. Butonul de coș de pe fiecare card șterge linia.
  • Subsolul fișei arată compact Intrat, Ieșit și Sold pe un singur rând.
  • Expertul de adăugare a unei intrări (dată, tip, document, număr, sumă, detalii) este același ca pe desktop — pași ghidați unul după altul.

Mai mult

  • Documente primite — facturi de la furnizori și NIR-uri; fluxul automat de Auto NIR și asocierea ingredientelor.
  • Documente emise — facturile și chitanțele către clienți; cum se emite o factură și cum se încasează.
  • Utilizatori — clienții comerciali (firmele) sunt separați de clienții-persoane fizice cu card de fidelitate; vezi secțiunea de clienți din Utilizatori pentru contextul complementar.
  • Cuprins documentație