Documente emise (Facturi și Chitanțe)

Unde se lucrează cu documentele emise

Din meniul lateral, în zona de Office, accesați Documente Emise. Pagina adună, pentru locația curentă, două tipuri de documente care pleacă de la voi către clienți sau alte firme:

  • Facturi — facturi fiscale emise către firme. Se pot salva, printa, trimite pe e-mail, încărca în SPV (e-Factura ANAF), storna și urmări prin statusul de validare.
  • Chitanțe — chitanțe simple către clienți, cu serie și număr proprii, folosite de obicei la încasare numerar sau confirmare plată.

Segmentele „Facturi” și „Chitanțe”

În antet există un segment cu două intrări care schimbă conținutul paginii:

  • Facturi — lista de facturi emise, cu status e-Factura (VALIDAT / NEVALIDAT / în prelucrare / NEÎNCĂRCATĂ).
  • Chitanțe — lista de chitanțe, cu serie și număr, descriere și valoare.

Sub segment sunt comune: câmpul de căutare (caută documentele după numele clientului) și butonul „Client”, care deschide un selector cu lista clienților locației pentru a filtra lista la un singur client; opțiunea „TOȚI CLIENȚII” elimină filtrul.

Butoanele din antet și filtrele

În bara de titlu sunt patru butoane:

  • Adaugă un document nou (iconul „+”) — în funcție de segmentul activ, deschide fereastra „Document Nou” pentru o factură, respectiv fereastra „Crează o chitață”.
  • Printează documente (iconul de imprimantă) — cere data de început și data de sfârșit, apoi descarcă un PDF cu toate facturile emise în intervalul ales (folosit pentru arhivă lunară).
  • Filtrează după dată (iconul de calendar) — permite filtrarea listei pe un interval. Textul de pe buton sugerează acțiunea; dacă este momentan neinteractiv pe locația voastră, folosiți în continuare căutarea și filtrul de client.
  • E-factura portal (30 zile) (iconul de nor) — deschide fereastra cu facturile încărcate în SPV pe ultimele 30 de zile. Butonul este activ doar dacă locația are configurată conexiunea la ANAF. Iconul are un indicator roșu cu numărul de documente încă neînregistrate în aplicație.

Lista facturilor: coloane, sortare, status

Pe ecrane largi, lista afișează un cap de tabel cu:

  • Nr — poziția în listă.
  • Client — numele clientului. Click pe coloană sortează alfabetic.
  • Dată creare — data de emitere. Click sortează de la noi la vechi.
  • Dată scadentă — termenul de plată. Click sortează de la noi la vechi.
  • Total — suma cu TVA. Click sortează descrescător.
  • Număr — numărul facturii. Click sortează după index.
  • Status — starea de încărcare în SPV:
    • VALIDAT (verde) — SPV a acceptat factura și a returnat XML-ul semnat.
    • NEVALIDAT (roșu) — SPV a respins factura; se poate descărca raportul de erori.
    • în prelucrare (galben) — factura a fost trimisă, așteaptă răspuns de la ANAF.
    • NEÎNCĂRCATĂ (neutru) — factura există doar local, nu a fost încă urcată la ANAF.
  • Acțiune — iconul de ochi care deschide factura pentru vizualizare sau modificare.

Verificarea manuală a statusului e-Factura

Imediat după încărcarea în SPV, factura rămâne cu statusul „în prelucrare” și bordura galbenă, deoarece ANAF răspunde într-o a doua fază. Pe rândul facturii apare, atunci, un mic buton de reîmprospătare lângă text (pe web) sau la marginea cardului (pe telefon).

  1. Apăsați butonul de refresh de pe rândul facturii.
  2. Aplicația întreabă SPV pentru starea curentă și afișează un mesaj cu rezultatul.
  3. Lista se actualizează automat: statusul devine VALIDAT (verde) sau NEVALIDAT (roșu), iar butonul dispare.

Aceeași verificare este disponibilă și din fereastra facturii, prin butonul „Verifică statusul de încărcare” din antet.

Crearea unei facturi noi

Din segmentul Facturi, apăsați „+” din antet. Se deschide fereastra „Document Nou”, împărțită pe două secțiuni majore: Client (sus) și Produse (dedesubt), cu totaluri și butoane de acțiune în subsol.

Aplicația preia automat datele furnizorului (adică firma voastră) din setările locației — nume, CUI, adresă, bancă, IBAN, contact, plătitor/neplătitor TVA, contul curent. Nu trebuie să le mai completați manual.

Câmpul Nr Doc este pre-completat cu următorul număr liber pentru locație (format pe 4 cifre — ex. „0157”). Dacă doriți, îl puteți edita manual.

Adăugarea sau selectarea clientului

Apăsați butonul rotund „+” de lângă secțiunea Client. Se deschide fereastra „Adaugă Client”, care are două moduri:

  • Căutare client existent — în câmpul de căutare din antet scrieți primele litere din nume; lista de mai jos se filtrează. Un click pe un rând completează factura cu datele clientului. Enter confirmă primul rezultat.
  • Client nou — formularul de dedesubt are:
    • CUI Companie cu iconul de lupă; la apăsare, aplicația întreabă ANAF și completează automat Denumire Firmă, Nr înregistrare, Adresă, Oraș, Subentitate și marchează Plătitor / Neplătitor de TVA.
    • Adresă, Oraș, Stradă, Cod Poștal (cu lupă pentru completare după cod poștal).
    • Bancă și Cont (IBAN).
    • E-mail și Telefon, folosite la trimiterea documentelor pe mail.
    • Segmentul Plătitor de TVA / Neplătitor de TVA — determină cota aplicată și formatul CUI pentru ANAF.

Butonul „Salvează” adaugă clientul în catalog (îl veți găsi data viitoare în listă) și îl atașează la factură. Butonul „Editează” apare doar când deschideți o fișă existentă.

După atașarea clientului, aplicația deschide automat selectorul de Dată emitere, apoi pe cel de Dată scadență, și poziționează cursorul pe CIF ca să fluidizeze introducerea. Câmpurile din secțiunea Client (Client, Dată Document, Dată Scadență, CIF, Document, Nr Doc) pot fi oricând modificate manual.

Adăugarea produselor și prețul folosit

În capul tabelului Produse aveți un icon „+” (sau butonul rotund separat pe mobil). La apăsare se deschide fereastra „Adaugă Produs”:

  • Lista produselor din meniu — fiecare produs apare cu nume, cotă TVA, preț de achiziție (cost materii prime calculat din rețetă) și preț de vânzare cu TVA. Produsele care au subproduse (ex. „Cafea — Mare”, „Cafea — Mică”) sunt listate o linie pe subprodus, cu prețul specific fiecăruia.
  • Căutare — filtrează lista după nume.
  • Un click pe un produs îl selectează și închide fereastra.

Imediat după selectare, aplicația vă cere pe rând:

  1. Cantitate — numărul de unități de vândut.
  2. Preț fără TVA pe unitate — este pre-completat cu prețul de vânzare al produsului din meniu, recalculat fără TVA. Acesta este prețul sursă: el vine de pe fișa produsului din Produse (preț de vânzare al produsului, minus TVA-ul configurat pe produs). Îl puteți suprascrie cu orice valoare înainte de confirmare, dacă negociați alt preț pe factura respectivă.

Linia apare în tabel cu:

  • Nr, Nume, UM (implicit bucată), Cantitate;
  • Preț/UM — prețul fără TVA;
  • Valoare — cantitate × preț fără TVA;
  • TVA — cota de pe fișa produsului;
  • Valoare TVA — diferența dintre total și valoare fără TVA;
  • Total — valoarea cu TVA a liniei.

La dreapta fiecărei linii este un icon de coș care șterge linia din factură. La fiecare modificare (adăugare sau ștergere) totalurile și grupele de TVA din subsol se recalculează automat.

Prețul pre-completat este prețul de vânzare cu TVA de pe fișa produsului, minus cota de TVA. Dacă modificați prețul produsului în meniu (Produse), facturile noi vor pleca cu noua valoare; facturile deja salvate nu se modifică.

Discount general, notă document și totaluri

Subsolul ferestrei arată totalurile: Fără TVA, TVA și TOTAL. Lângă ele sunt două butoane:

  • Discount — deschide un mic expert care întâi vă reamintește să adăugați toate produsele înainte de discount, apoi cere tipul (procentual sau valoric) și valoarea. Aplicația calculează cota aplicată și o împarte proporțional pe fiecare cotă de TVA din factură, adăugând un rând separat cu motivul „Discount general”. Totalurile se actualizează.
  • Scoate — revine la factura dinaintea ultimului discount aplicat.

Butoanele de discount sunt dezactivate dacă nu există produse pe factură sau dacă factura are deja un ID e-Factura (a fost trimisă la ANAF — vezi secțiunea de încărcare).

Sub secțiunea de client este un blocuri „Nota factură” cu iconul de creion; un click deschide un câmp de text pentru o notă internă (ex. „Plată CEC nr…”, „Contract 17/2026”). Nota apare pe factura printată și în XML-ul trimis la ANAF.

Sub notă apare starea documentului: dacă SPV a răspuns cu eroare, se afișează un bloc „Eroare” cu mesajul (roșu); dacă factura a fost urcată, apare „Stare Document” cu culoarea corespunzătoare statusului.

Butonul „Salvează” confirmă factura în baza locației. Dacă sunteți pe un document existent, el devine „Editează”. Salvarea este dezactivată dacă lipsesc câmpuri obligatorii sau dacă lista de produse este goală.

Acțiuni pe o factură salvată

După salvare, antetul ferestrei „Document Nou” prezintă un set complet de acțiuni (ascunse pe telefon în dreptul celor care nu au sens):

  • Șterge documentul (coș) — șterge factura din evidență; disponibil până la urcarea în SPV.
  • Încarcă o factură de retur (iconul de stornare) — creează o factură de retur (credit note) legată de acest document. Disponibil doar pentru facturi VALIDATE în SPV.
  • Printează documentul — descarcă PDF-ul facturii.
  • Trimite pe e-mail — cere adresa de e-mail (pre-completată cu cea a clientului) și trimite factura ca PDF.
  • Verifică statusul de încărcare (norul cu săgeată) — reinterogează SPV; activ doar când factura a fost trimisă și statusul nu e încă VALIDAT.
  • Încarcă documentul în e-Factura (săgeata în sus) — vezi secțiunea dedicată.
  • Descarcă erorile (iconul de atenție) — activ doar dacă statusul este NEVALIDAT; descarcă raportul ANAF cu motivele respingerii.
  • Închide fereastra.

Odată ce factura este VALIDATĂ în SPV, formularul se blochează — nu mai puteți schimba clientul, produsele sau totalul, pentru că există deja un XML semnat la ANAF. Orice corecție se face prin stornare + factură nouă.

Încărcarea în e-Factura (SPV)

  1. După salvarea facturii, apăsați butonul „Încarcă documentul în e-Factura” din antet. Aplicația cere confirmare.
  2. La confirmare, facturii i se generează XML-ul UBL și este trimisă la ANAF prin conexiunea locației. Aplicația afișează un mesaj cu rezultatul trimiterii și reîntoarce la lista de facturi.
  3. În listă, documentul apare cu status „în prelucrare” (galben). ANAF emite răspunsul final în câteva secunde sau minute.
  4. Apăsați butonul de refresh de pe rândul facturii sau redeschideți factura și folosiți „Verifică statusul de încărcare” din antet pentru a vedea rezultatul final.

Când răspunsul sosește, ID-ul e-Factura este atașat permanent documentului. Dacă statusul este NEVALIDAT, consultați secțiunea Erorile de validare ANAF.

Stornare: factura de retur

Stornarea se folosește când trebuie să anulați o factură deja validată sau să emiteți o notă de credit pentru o reducere convenită după emitere. Pașii:

  1. Deschideți factura originală din lista Facturi și apăsați „Încarcă o factură de retur” din antet.
  2. Confirmați stornarea.
  3. Aplicația cere data de emitere a facturii de retur.
  4. Se generează automat un document nou cu același client, aceleași produse și cantități negative, legat de factura originală. Puteți să-l verificați, să-l salvați și să-l urcați la SPV la fel ca o factură obișnuită.

Butonul este activ doar dacă factura originală este VALIDATĂ în SPV și a primit ID-ul ANAF.

Erorile de validare ANAF

Dacă statusul este NEVALIDAT, apare un bloc „Eroare” în partea de sus a documentului, cu un rezumat al motivului. Pentru raportul detaliat, folosiți butonul „Descarcă erorile” (iconul de atenție) din antet — acesta descarcă textul integral al răspunsului ANAF, util la corectare.

Erori frecvente: CUI greșit al clientului, cod poștal incorect, cotă TVA necorespunzătoare formei juridice (plătitor / neplătitor), număr document duplicat. După corectare, reluați încărcarea în e-Factura.

Lista e-Factura pe ultimele 30 de zile

Butonul „E-factura portal, 30 zile” din antet (iconul de nor) deschide fereastra cu facturile emise de voi, așa cum le vede ANAF, pe ultimele 30 de zile. Pentru fiecare rând apar:

  • ID e-Factura, furnizor (firma voastră) și data documentului.
  • Un indicator „Înregistrat” — verde dacă factura apare în arhiva aplicației (adică a fost emisă din aplicație) sau roșu dacă lipsește (ex. factură încărcată manual din alt sistem).
  • În antetul ferestrei puteți schimba numărul de zile de interogare și perioada (intervalul de date) pentru a vedea mai multe documente.

Numărul de documente neînregistrate se reflectă și în indicatorul roșu de pe iconul cloud din antetul paginii.

Printare pe perioadă

Butonul „Printează documente” din antet cere data de început și data de sfârșit, apoi descarcă un PDF cu facturile emise în intervalul ales. Util pentru arhivare lunară sau trimitere la contabilitate.

Chitanțe

Pe segmentul Chitanțe lista afișează Nr, Client, Descriere, Dată creare, Total, Serie, Număr și coloana de Acțiuni cu trei iconițe pe fiecare rând:

  • Tipărește chitanța (iconul de imprimantă) — descarcă PDF-ul.
  • Trimite pe email — cere adresa, pre-completată cu cea a clientului.
  • Șterge chitanța (iconul de coș) — cu confirmare.

Butonul „+” din antet (când segmentul Chitanțe este activ) deschide fereastra „Crează o chitață”:

  1. Alege ziua — data de emitere.
  2. Furnizor — selectați clientul din lista locației.
  3. Serie Document și Număr Document.
  4. Descriere — textul care apare pe chitanță (ex. „Plata factură nr…”).
  5. Sumă — valoarea în Lei.

Butonul Salvează confirmă chitanța și o adaugă în listă.

Diferențe pe telefon

  • Lista de facturi și lista de chitanțe se afișează ca carduri, cu nume client, date și total; bordura cardului arată statusul facturii (verde/roșu/galben/neutru).
  • Un click pe card deschide un meniu cu acțiuni (Vizualizează, Trimite pe e-mail, Descarcă, Stornează, Încarcă în SPV — în funcție de status). Pentru chitanțe meniul este Descarcă / Trimite pe e-mail / Șterge.
  • În fereastra Document Nou, butoanele „+” pentru client și „+” pentru produs sunt separate, stivuite vertical în colțul stâng, pentru atingere ușoară cu degetul.
  • Produsele facturii apar pe carduri compacte cu nume, cantitate + UM, preț fără TVA, valoare, TVA și total. Iconul de coș de la sfârșitul cardului șterge linia.
  • Butonul „Salvează” apare pe tot rândul sub formular, extins, pentru a fi mai ușor de apăsat.

Mai mult

  • Documente primite — Facturi primite și NIR-uri, pentru comparație cu fluxul invers.
  • Produse — prețul de vânzare și cota de TVA folosite la completarea facturilor emise.
  • Utilizatori — clienți și angajați: cum se atașează un client la o comandă sau la o factură.
  • Cuprins documentație