Program (grafic săptămânal)

Programul este graficul săptămânal al angajaților: pe fiecare zi a săptămânii, pentru fiecare persoană care apare în grafic, veți putea alege o tură (interval de lucru) sau să marcați Concediu, Medical sau Liber. Este punctul de pornire pentru calculul orelor: tot ce salvați pe grafic se propagă automat în Pontaj (evidența lunară, pe zile și ore) și în istoricul de lucru al fiecărui angajat (util la fișa utilizatorului).

Unde găsiți programul

Din meniul lateral, în zona de Office, deschideți Program. Programul este pe punct de lucru: dacă o locație are mai multe puncte, fiecare are propriile săptămâni, propriile funcții afișate și propriile șabloane de tură. Schimbarea punctului din meniu schimbă și programul vizibil.

Apar pe grafic doar angajații activi ai locației care au o funcție cu „Program” pornit (vezi Funcții afișate în program). Ordinea liniilor este dată de câmpul Ordine al funcției.

Cum arată grila

Pe ecran larg, programul este o grilă: pe primul rând apar zilele săptămânii cu data calendaristică scurtată; pe primul rând din stânga apare eticheta „Nume Angajat”. Sub ea se succed, pe rânduri, toți angajații ai locației care participă la grafic, cu numele și funcția (ex. „Ospătar”, „Bucătar”). La intersecția dintre un angajat și o zi se află celula de grafic — acolo apare tura (interval + sens intuitiv de culoare) sau eticheta LiBER.

În titlul paginii apare intervalul săptămânii curente (ex. „1 oct. – 7 oct.”). Programul arătat la deschiderea paginii este programul activ pentru ziua de azi (săptămâna în care se încadrează data curentă). Dacă nu există una, se afișează ultima salvată.

Cod de culori

Culorile folosite pe fiecare celulă depind de starea angajatului în ziua respectivă:

  • Tură normală — culoarea funcției angajatului (setată în Funcții afișate în program); există două variante: pentru mod clar și mod întunecat.
  • Concediu — culoarea setată la Extra culori → Concediu.
  • Medical — culoarea setată la Extra culori → Medical.
  • Liber — culoarea setată la Extra culori → Liber; în celulă apare textul LiBER.

Aplicația alege automat între variantele „zi” și „noapte” în funcție de tema sistemului. Dacă schimbați tema pe telefon sau pe calculator, culorile din program se ajustează automat.

Butoanele din antet

Pe ecran larg, în bara de titlu găsiți:

  • Exportă (iconul de imprimare) — descarcă un Excel cu foaia de pontaj (vezi secțiunea dedicată).
  • Alege program (iconul de program) — deschide lista tuturor săptămânilor salvate pentru acest punct și permite și crearea unei săptămâni noi.
  • Setări (iconul de rotiță) — deschide Funcții angajați, Extra culori și Perioade predefinite.

Pe telefon, în locul Setărilor apar butoanele Reîmprospătează și Acasă, iar alegerea săptămânii se face cu iconul de calendar.

Alegerea săptămânii (modal „Alege program”)

Butonul Alege program deschide o fereastră cu toate săptămânile salvate pentru punctul curent (cele mai noi în sus), fiecare cu intervalul ei. De aici puteți:

  • Selecta o săptămână existentă — grila principală se încarcă pe săptămâna aleasă.
  • Șterge o săptămână — vezi Ștergerea unui program.
  • Crea o săptămână nouă (iconul „+”). Regula este simplă: dacă există deja programe, următoarea săptămână începe de luni, a doua zi după ultima zi a celui mai nou program. Dacă nu există niciun program, se creează săptămâna curentă (luni – duminică).

La crearea unei săptămâni noi se moștenesc automat culorile și Perioadele predefinite din ultima săptămână; nu trebuie să reconfigurați aceste setări de fiecare dată.

Adăugarea unei ture pe grafic

Click pe celula unui angajat într-o zi deschide un dialog cu alegerile posibile:

  1. Alege perioadă — lista conține șabloanele definite (ex. „Tură Zi”, „Tură Seară”), plus trei poziții mereu prezente pentru întreg punctul: LiBER (liber), Concediu și Medical. În plus, există opțiunea Custom pentru un interval ad‑hoc.
  2. Dacă alegeți Custom, aplicația vă cere ora de intrare în tură și apoi ora de ieșire, din pași separați. Dacă ora de sfârșit este mai mică decât cea de început (ex. intrare 22:00, ieșire 06:00), se tratează corect ca trecere peste miezul nopții (ora de ieșire se încadrează pe ziua următoare).
  3. Dacă alegeți LiBER și există deja o tură pe acea zi, aplicația o șterge (este un mod rapid de a „goli” celula).
  4. Alege poziția — un angajat poate lucra pe mai multe funcții (ex. „Ospătar”, „Recepție”); pentru ziua curentă alegeți pe care o ia. Lista conține funcțiile locației care au „Program” pornit; implicit este preselectată funcția principală a angajatului.

La confirmare, aplicația:

  • Scrie tura pe ziua aleasă din programul săptămânal.
  • Scrie aceeași tură și pe pontajul lunii (data, orele, valoare salarială, taxe), pe ziua corespunzătoare.
  • Actualizează și istoricul de lucru al angajatului (fișa utilizatorului), cu aceeași zi.

Atenție la drepturi: adăugarea / modificarea unei ture este permisă doar pentru utilizatorii cu nivel de acces suficient (de regulă Manager sau mai sus). Un angajat care nu are acces la pagina de program nu poate modifica turele.

Perioade predefinite (șabloane de tură)

În fereastra Setări → Perioade predefinite creați șabloane de tură ca să nu alegeți manual orele la fiecare celulă. Un șablon are: Etichetă (ex. „Tură Zi”), Ordine, Ora de start, Ora de sfârșit, iar câmpul Ore se calculează automat (cu suport pentru trecere peste miezul nopții).

  • Adaugă (iconul „+”) — deschide un rând nou de completat; butonul de confirmare („bifă”) se activează după ce introduceți eticheta.
  • Editează — orice câmp al unui șablon existent poate fi modificat; când schimbați ora, Orele se recalculează pe loc.
  • Șterge (iconul de coș) — scoate șablonul din listă.

Etichetele LiBER, Concediu și Medical sunt predefinite de sistem și apar mereu în alegerea periodică, chiar dacă nu le vedeți printre șabloanele proprii.

Funcții afișate în program

În fereastra Setări → Funcții angajați vedeți toate funcțiile locației (ex. „Ospătar”, „Bucătar”, „Barman”, „Recepție”, „Manager”). Pentru fiecare funcție puteți configura:

  • Ordine — numărul care dictează poziția funcției (și implicit a angajaților cu acea funcție) în grafic și în pontaj.
  • Culori de zi / de noapte — două selectoare de culoare, folosite pe celule când funcția este atribuită pe tura respectivă.
  • Program (comutator) — controlează dacă funcția apare în pagina Program. Dacă este oprit, angajații cu acea funcție nu vor avea un rând propriu în grafic.
  • Pontaj (comutator) — controlează dacă funcția apare în pagina Pontaj (vezi Pontaj).

Folosiți aceste comutatoare ca să „ascundeți” funcții care nu se pontează sau nu participă la grafic (ex. colaboratori externi, funcții administrative care nu au ture fixe). Modificările se salvează împreună cu programul (butonul Salvează datele).

Culori extra: Liber / Medical / Concediu

În fereastra Setări → Extra culori setați perechile de culori (zi / noapte) pentru trei stări speciale care nu țin de funcția angajatului:

  • Liber — ziua liberă fără plată.
  • Medical — zi de concediu medical.
  • Concediu — zi de concediu de odihnă sau alte forme.

Aceste culori sunt folosite atât în grafic (pagina Program), cât și în pontaj (pagina Pontaj), astfel încât să aveți același cod vizual în ambele pagini.

Ștergerea / modificarea unei ture

Apăsarea pe o celulă care are deja tură deschide același dialog ca la adăugare. Pentru a șterge tura, alegeți LiBER în primul pas — aplicația va scoate tura din săptămână, din pontajul lunii și din istoricul angajatului, într-o singură operațiune.

Pentru a modifica tura (ex. alt interval, altă funcție), alegeți alt șablon sau Custom și parcurgeți aceiași pași ca la adăugare. Noua tură o suprascrie pe cea veche în toate cele trei locuri (program, pontaj, istoric utilizator).

Ștergerea unui program

Din fereastra Alege program, iconul de coș șterge întreaga săptămână. Se șterge doar dacă nu mai are nicio tură înregistrată — astfel evitați pierderea accidentală a orelor unor angajați. Dacă aveți ture pe săptămână, ștergeți întâi fiecare tură (alegeți LiBER pe toate celulele), apoi reveniți pentru a șterge programul.

Export foaie de pontaj (Excel)

Butonul Exportă din antet cere două date (de început și de sfârșit) și descarcă un fișier Excel „Foaie de pontaj.xlsx” cu programul pentru intervalul ales (din toate săptămânile care se intersectează cu intervalul). Este util pentru contabilitate, predare contract de muncă sau arhivă internă.

Dacă în intervalul cerut nu există nicio zi cu program salvat, exportul se oprește și afișează un mesaj de avertizare.

Legătura cu Pontajul

Programul și Pontajul lucrează în tandem: Programul este săptămânal, Pontajul este lunar. Aplicația păstrează automat sincronizarea:

  1. Când salvați o tură pe o zi din program, aceeași tură apare și pe ziua corespunzătoare din pontajul lunii, cu orele, valoarea salarială și valoarea de taxe calculate.
  2. Valoarea zilei și taxa zilei (totaluri în subsolul pontajului) se actualizează automat cu fiecare tură adăugată / modificată / ștearsă.
  3. Dacă tura era pe o lună, apoi o mutați pe altă lună (prin alegerea altei zile), sincronizarea urmează noua dată.

Legătura cu fișa utilizatorului

Pentru fiecare tură salvată, aplicația actualizează și jurnalul de lucru (workLog) al angajatului respectiv — îl regăsiți la fișa utilizatorului, pe tabul Angajat → Situație. Acolo veți vedea, pe fiecare zi lucrată: data, ora de intrare, ora de ieșire, funcția, orele, valoarea câștigată (proporție din salariul net) și taxa aferentă (proporție din taxe).

Calculul valorii zilnice ține cont de tipul de salariu al angajatului:

  • Salariu fix — se împarte suma netă la numărul de zile ale lunii; fiecare zi are aceeași valoare, indiferent de orele efectiv lucrate.
  • Salariu pe ore — valoare_zi = salariu_net / normă_lunară × ore_lucrate. Astfel, cine lucrează mai multe ore într-o zi are și valoarea zilei mai mare.

Pentru Concediu și Medical, ora de start/sfârșit este luată din șablonul intern (de regulă 8:00 – 16:00, 8 ore), dar valoarea zilei este separată de restul calculului (vezi și Pontaj).

Diferențe pe telefon

Pe telefon, pagina Program afișează graficul persoanei conectate: nu vedeți toți angajații, ci doar rândurile voastre, pe fiecare zi a săptămânii curente. Antetul conține butoane rapide: Reîmprospătează, Acasă și Alege program.

În partea de jos apare și o listă detaliată a angajaților din acea săptămână, cu coloane pentru fiecare zi — utilă pe tablete pentru a vedea rapid cine este pe fiecare zi (coordonatori, ture duble etc.).

Mai mult

  • Pontaj — evidența lunară pe zile: cum se citesc orele, bonusurile, plățile; cum se plătește salariul.
  • Check-in / Check-out angajați — pagina informativă de unde angajatul marchează începerea și terminarea turei; trimite o notificare către manager.
  • Utilizatori — fișa angajatului, situația orelor, plățile lunare, nivelul de acces.
  • Registru de casă — plata efectivă a salariilor (salariu, avans, bonus, concediu) din casierie.
  • Cuprins documentație