Inventar și inventare comparate

Aplicația împarte inventarul în două pași complementari. În Office → Inventare faceți inventarul faptic al unei gestiuni la o dată dată: verificați stocul pe teren, îl notați în sistem și (la nevoie) îl folosiți ca bază nouă pentru stocul din aplicație. În Rapoarte → Inventare comparate comparați două inventare făcute la date diferite pe aceeași gestiune; sistemul adună între ele toate intrările (NIR-uri, producție internă), toate ieșirile (vânzări, facturi emise, deprecieri) și spune exact cât ar trebui să mai aveți, cât aveți efectiv și care e diferența reală (pierderi, furturi, erori de rețete).

Unde găsești inventarele

  • Office → Inventare — locul unde faceți inventarul (listă, adăugare, completare, actualizare gestiune).
  • Rapoarte → Inventare comparate — locul unde analizați ce s-a întâmplat între două inventare.

Ambele liste sunt specifice punctului de lucru selectat. Dacă aveți mai multe puncte, schimbarea punctului schimbă și inventarele afișate.

Concepte: scriptic, faptic, diferență

  • Scriptic — stocul care ar trebui să existe conform aplicației (cantitate acumulată din NIR-uri minus cantitate descărcată de vânzări, deprecieri, facturi emise, transferuri). Este cantitatea pe care o vedeți în Office → Ingrediente, pe fiecare ingredient, defalcat pe gestiuni.
  • Faptic — stocul numărat manual, adică ce aveți cu adevărat pe rafturi și în frigidere în momentul inventarului.
  • Diferență = faptic – scriptic. Diferență pozitivă = aveți mai mult decât spune sistemul (ex. intrare neînregistrată, rețetă care descarcă prea mult). Diferență negativă = aveți mai puțin decât spune sistemul (pierdere, consum ne-raportat, rețetă care descarcă prea puțin, furt, expirat neînregistrat).
  • Valoare diferență — diferența × prețul mediu de intrare al ingredientului, pentru a vedea impactul financiar direct.

Inventarul se face per gestiune: bar, bucătărie, magazie etc. Un inventar pe „bar” nu afectează stocul din „bucătărie” și invers. Dacă aveți mai multe gestiuni, faceți inventar separat pentru fiecare.

Lista de inventare

În Office → Inventare vedeți lista inventarelor pe punctul curent, în ordine inversă (cel mai nou primul). Coloane:

  • Nr. — poziția în listă.
  • Dată Inventar — data fizică a numărării.
  • Gestiune — pentru care gestiune a fost generat.
  • Actualizat — bifă verde dacă inventarul a fost folosit deja pentru actualizarea stocurilor, semn roșu în caz contrar. Un inventar actualizat este blocat: nu mai poate fi modificat sau șters.

În antet:

  • Adaugă inventar (iconul „+”) — deschide expertul de creare.
  • Acasă — revine la ecranul principal.
  • Reîmprospătează — doar pe telefon, reîncarcă lista.

Apăsând o linie se deschide detaliul inventarului, cu lista de ingrediente de completat.

Crearea unui inventar

  1. Apăsați „+” în antet.
  2. Alegeți data inventarului. Aplicația folosește finalul acelei zile (ora 20:59) ca „moment zero” pentru inventar, astfel încât orice document emis în ziua respectivă până la închidere este deja luat în calcul la scriptic.
  3. Alegeți gestiunea pentru care vreți să faceți inventar (ex. bar, bucătărie).
  4. Sistemul generează automat lista tuturor ingredientelor active asociate acelei gestiuni. Pentru fiecare se scrie:
    • denumirea și unitatea de măsură;
    • departamentul (materie / marfă, după cum e configurat);
    • Scriptic-ul din acel moment (cantitatea din sistem);
    • prețul mediu de intrare (preț cu care s-a acumulat stocul existent) și ultimul preț de intrare — folosite la calculul valorii diferențelor.

Ordinea recomandată: generați inventarul după închiderea turei din ziua respectivă și după ce ați încărcat toate NIR-urile și facturile emise. Scripticul se calculează o singură dată, la generare, pe baza documentelor existente atunci.

Completarea unui inventar (linie cu linie)

La deschiderea unui inventar, vedeți antetul cu data inventarului și un tabel cu toate ingredientele. Coloanele pe ecran mare:

  • Nr., Denumire ingredient, Gestiune, Departament;
  • Scriptic — cantitatea din sistem;
  • Faptic — cantitatea pe care o numărați; inițial este 0;
  • Diferență — faptic – scriptic;
  • Valoare — diferența × preț mediu (în Lei).

Deasupra tabelului este o bară de căutare după nume. Pe măsură ce scrieți, lista se filtrează în timp real. Lista este sortată alfabetic.

Pentru a completa o valoare:

  1. Apăsați linia ingredientului.
  2. Se deschide o fereastră dedicată cu denumirea ingredientului în titlu, scripticul afișat și un câmp (sau o tastatură numerică mare pe telefon) pentru Faptic.
  3. Pe măsură ce introduceți valoarea, se afișează imediat Diferența în verde (+) sau roșu (–).
  4. Apăsați Actualizează pentru a salva.

Puteți reveni oricând la un ingredient și corecta valoarea — cât timp inventarul nu este actualizat, orice linie poate fi modificată de câte ori este nevoie.

Colaborare în timp real

Inventarul este colaborativ: pot lucra mai multe persoane simultan pe același inventar, de pe aplicații diferite. Când cineva salvează o valoare, aplicația trimite actualizarea către toți ceilalți utilizatori care au acel inventar deschis, iar linia se reîmprospătează instant (cu un mesaj „Ingredientul X a fost actualizat cu succes!”). Astfel, doi colegi pot număra paralel — unul la bar, unul la bucătărie — fără să se încurce.

Actualizarea gestiunii după inventar

După ce ați completat toate valorile fizice, folosiți butonul „Actualizează stocuri după inventar” (iconul update) din antetul detaliului. Efectele, pe scurt:

  • Pentru fiecare ingredient din gestiunea inventariată, sistemul înlocuiește stocul cu valoarea faptică, la care adaugă eventualele NIR-uri introduse după data inventarului și scade eventualele vânzări și facturi emise ulterioare.
  • Astfel, stocul curent afișat în Office → Ingrediente devine: faptic + intrări ulterioare – ieșiri ulterioare.
  • Intrările pentru fiecare ingredient se realocă după metoda FIFO invers (se consumă mai întâi cele mai noi loturi), astfel încât valorizarea stocului rămas reflectă cele mai recente prețuri.
  • Dacă nu existau intrări în evidență (ingredient inventariat „din aer”), se creează o intrare specială „Intrare din inventar” cu prețul mediu din inventar — astfel ingredientul are totuși o bază de preț.

Atenție! După Actualizează stocuri după inventar, inventarul este blocat: nu mai poate fi modificat și nu mai poate fi șters. Butoanele „Șterge” și „Actualizează” devin dezactivate.
De aceea, înainte să apăsați „Actualizează stocuri”, verificați:

  • că toate ingredientele au fost numărate (nu ați omis linii);
  • că unitățile de măsură corespund (nu introduceți grame într-un ingredient configurat în kilograme — compară cu unitatea afișată lângă câmp);
  • că data inventarului este corectă — aceasta este momentul de la care se recalculează soldurile.

Un mesaj de confirmare explicit („Ești sigur…? După actualizare nu vei mai putea modifica sau șterge acest inventar!”) este afișat înainte de aplicare, tocmai ca să evitați greșelile.

Export, ștergere și blocare

Pe ecran mare, antetul inventarului deschis are:

  • Șterge inventar — disponibil doar dacă inventarul nu a fost încă actualizat. Cere confirmare și elimină definitiv documentul.
  • Exportă inventar — descarcă un fișier Excel cu toate ingredientele, scripticul, fapticul și diferențele; util pentru arhivă și ca dovadă semnată de gestionar.
  • Actualizează stocuri după inventar — vezi secțiunea anterioară.
  • Închide — revine la lista de inventare.

Pe telefon rămân Reîmprospătează și Închide; ștergerea și actualizarea se fac recomandat de pe ecran mare, unde lista completă de ingrediente este mai ușor de verificat.

Inventare comparate — când se folosesc

Un inventar singur vă spune câtă marfă aveți acum. Un inventar comparat vă spune ce s-a întâmplat între două momente: cât a intrat, cât s-a vândut (sau descărcat în alt mod), cât s-a depreciat și dacă mai „lipsește” ceva peste aceste cifre. Este instrumentul principal pentru:

  • monitorizarea pierderilor reale (diferențe neașteptate);
  • verificarea corectitudinii rețetelor (dacă un ingredient apare sistematic cu lipsă, rețeta descarcă prea puțin);
  • corelarea vânzărilor cu stocurile (pentru ingrediente de mare volum, ex. cafea, lapte, băuturi la kilogram sau litru);
  • justificarea foodcost-ului (valorizarea diferențelor la prețul mediu).

Pagina se găsește în Rapoarte → Inventare comparate. Lista afișează, per punct de lucru și gestiune, toate comparările create anterior:

  • Dată inventar de intrare — data primului inventar (de început);
  • Dată inventar de iesire — data celui de-al doilea inventar (de sfârșit);
  • Gestiune — ambele inventare aparțin aceleiași gestiuni;
  • Un buton ochi pe fiecare rând care deschide raportul complet.

Crearea unui inventar comparat

  1. Apăsați „+” (Adaugă inventar).
  2. Alegeți gestiunea. Lista se restrânge la inventarele existente pentru acea gestiune.
  3. Alegeți inventarul de început — cel mai vechi dintre cele două momente. De obicei, inventarul de la începutul lunii sau de la ultima „deschidere de tură”.
  4. Alegeți inventarul de sfârșit — cel mai recent, care delimitează intervalul de analizat.

Serverul generează raportul și afișează un mesaj de confirmare. După o scurtă așteptare, noul document apare în lista de inventare comparate.

Este bine ca ambele inventare să fie pe aceeași gestiune și, ideal, ambele deja actualizate (cu bifă verde), pentru ca soldurile din sistem să fie consistente. Raportul se generează și dacă inventarul este doar completat, dar fără a fi actualizat.

Tabelul comparat și formulele

Raportul afișează, pentru fiecare ingredient din gestiune, un rând cu următoarele coloane:

  • Nume — denumirea ingredientului;
  • Faptic 1 — fapticul de la inventarul de început (dateFirst);
  • Intrări — total adăugat în intervalul selectat, prin NIR-uri (intrări de la furnizori) și producție internă (ex. ingrediente compuse produse la bucătărie);
  • Vânzări — cantitate descărcată prin vânzări (bonuri fiscale) și prin facturi emise în interval;
  • Deprecieri — cantitate descărcată prin fișele de consum/deprecieri;
  • Scriptic — cantitatea care ar trebui să existe la sfârșit, calculată ca:
    Faptic 1 + Intrări – Vânzări – Deprecieri.
  • Faptic 2 — fapticul de la inventarul de sfârșit (dateSecond);
  • Diferență — cât aveți în plus sau în minus față de ce ar trebui, calculată ca:
    Faptic 2 – Scriptic (echivalent cu Vânzări + Deprecieri – (Faptic 1 + Intrări – Faptic 2)).
    Dacă este negativă, înseamnă că s-a consumat mai mult decât aveți documentat (pierderi, furt, rețetă prea lejeră, erori de numărare — ingredientul „lipsește”). Dacă este pozitivă, înseamnă că s-a consumat mai puțin decât arată sistemul (ex. rețete care descarcă prea mult, intrare neînregistrată, marfă „găsită” la numărare).

Lista este sortată inițial după diferența descoperită, pentru ca ingredientele cu cele mai mari lipsuri reale (diferență negativă) să fie primele.

Toate cantitățile sunt exprimate în unitatea de măsură a ingredientului (kg, L, buc). Pentru ingrediente compuse (ex. sos de tomate) care intră prin producție internă, aplicația descompune automat, până la materia primă, ce s-a consumat; astfel puteți vedea impactul unui ingredient intermediar fără să urmăriți separat fiecare fișă de producție.

Detaliul intrărilor (NIR-uri, producție)

Coloana Intrări este click-abilă. La apăsare se deschide fereastra Intrări {{ '{ingredient}' }} cu lista documentelor care au adus marfa în acel interval:

  • Nr., Dată, Furnizor (sau eticheta producției), Gestiune;
  • Cantitate — cât a intrat pe acel document;
  • Preț (f TVA) — prețul unitar fără TVA, pentru valorizare;
  • un buton „Deschide NIR” (doar pentru liniile care au NIR atașat) care descarcă PDF-ul NIR-ului corespunzător — util ca probă în cazul unei diferențe suspecte.
  • un buton „Șterge” pentru a elimina o intrare greșită (ex. dublură); ștergerea corectează automat stocul și raportul.

Varianta de pe telefon afișează aceleași informații sub formă de card, cu data și furnizorul pe un rând și cantitatea pe alt rând.

Filtre, export, ștergere

În antetul inventarului comparat aveți:

  • Căutare după numele ingredientului — filtrează pe măsură ce tastați.
  • Select Gestiune — bar, bucatarie, magazie sau „Toate”. Util când un raport a strâns ingrediente din mai multe subgestiuni.
  • Select Departament — materie sau marfa (după cum e configurat pe ingredient), sau „Toate”.
  • Exportă inventar — descarcă un fișier Excel cu rândurile afișate (ținând cont de filtre). Numele fișierului include ambele date ale inventarelor, astfel încât să identificați rapid intervalul.
  • Șterge — elimină inventarul comparat (nu șterge inventarele sursă). Cere confirmare.
  • Închide — revine la lista inventarelor comparate.

Fluxul complet recomandat (lunar)

  1. La începutul lunii, generați un inventar pentru fiecare gestiune și completați fapticul cât mai aproape de ziua 1. Actualizați stocurile — acesta devine „punctul zero”.
  2. În cursul lunii, asigurați-vă că toate NIR-urile, facturile emise, deprecierile și fișele de producție sunt introduse la zi; altfel raportul comparat va arăta diferențe artificiale.
  3. La sfârșitul lunii, generați un al doilea inventar pentru aceleași gestiuni, completați fapticul și exportați Excel-ul (pentru arhivă și semnătura gestionarului).
  4. Generați inventarul comparat între cele două momente. Ordonați lista după diferență și analizați top 10 cele mai mari lipsuri/surplusuri.
  5. Pentru fiecare caz problematic, deschideți Detaliul intrărilor și verificați NIR-urile; verificați și deprecierile din perioadă.
  6. După ce totul este aliniat, actualizați stocurile din inventarul de sfârșit — acesta devine „punctul zero” pentru luna următoare.

Diferențe pe telefon

  • Lista de inventare afișează coloane reduse: Dată Inventar, Gestiune și bifa de actualizare; numărul curent și coloanele de valori sunt ascunse pentru a păstra lizibilitatea.
  • La deschiderea unui inventar, tabelul de ingrediente are doar Nume, Scriptic și Faptic; diferența și valoarea se văd după completare, în fereastra de editare.
  • Completarea unui ingredient folosește o tastatură numerică mare afișată în modal — potrivită pentru numărat pe teren, fără tastatură fizică. Butonul Actualizează salvează imediat.
  • Butoanele de Ștergere inventar, Export și Actualizează stocuri sunt înlocuite cu Reîmprospătează și Închide; operațiunile finale se fac recomandat de pe ecran mare, unde verificarea completă e mai comodă.
  • Pagina Inventare comparate este gândită pentru ecran mare; vizualizarea pe telefon funcționează, dar tabelul larg se derulează orizontal.

Mai mult

  • Ingrediente — stocul curent (scripticul) al fiecărui ingredient, defalcat pe gestiuni, se vede în Office → Ingrediente; reflectă rezultatul ultimului inventar actualizat.
  • Gestiuni — configurarea subgestiunilor (bar, bucătărie, magazie).
  • Stoc de produs — stocul afișat în meniul digital pentru produse; nu este legat de stocul ingredientelor și nu intră în calculul inventarului.
  • Consum și deprecieri — fișele care alimentează coloana de „Deprecieri” din inventarul comparat.
  • Fișă de producție — producția internă; intrările calculate din aceste fișe apar în coloana de „Intrări”.
  • Documente primite (NIR) — intrările de la furnizori.
  • Documente emise — facturile care descarcă stocul suplimentar față de bonurile fiscale.
  • Cuprins documentație