Ingrediente (Materii Prime)

Ingredientele sunt articolele din inventar: materii prime, marfă, semipreparate și consumabile. Sunt folosite în rețetele produselor, în documentele primite (NIR), în fișa de producție și în inventar.

Ce sunt ingredientele

În aplicație, ingredientele sunt diferite de produsele de pe meniu (cele pe care le vinde clientul). Un ingredient apare în inventar, are unitate de măsură, preț fără TVA, cotă de TVA, departament și una sau mai multe gestiuni în care ține stoc.

În aplicație există două tipuri:

  • Ingredient simplu — o singură poziție, fără rețetă internă. Se folosește direct în rețetele produselor (ex. lapte, zahăr, salată).
  • Ingredient compus (cunoscut și ca produs-ingredient) — are în spate o rețetă alcătuită din alte ingrediente (ex. sirop de zahăr, sandwich pregătit la bucătărie, „pachet to-go”).

Simplu vs compus (produs-ingredient)

Un ingredient simplu are doar preț, TVA, gestiuni, stoc minim opțional și niciun „raport intern” cu alte ingrediente. Cantitatea lui crește prin NIR-uri (intrări de marfă) sau prin transferuri și scade prin vânzări, fișe de producție, ajustări sau inventar.

Un ingredient compus are o rețetă (lista de ingrediente folosite ca să producă o cantitate de bază — ex. „1 litru de sirop”) și poate fi configurat în trei moduri — vezi mai jos Cele trei moduri. În listă, ingredientele compuse marcate cu modul „tehnic” apar cu sufixul (Tehnic) lângă nume.

Lista „Materii Prime”

Drum în aplicație: meniul lateral → Office → Materii Prime. Pagina afișează ingredientele punctului de lucru curent: dacă nu este selectat un punct de lucru, butoanele de raport vă cer mai întâi să-l selectați.

Butoanele din antetul listei

În bara de sus a paginii „Materii Prime” găsiți următoarele acțiuni:

  • Adaugă (+) — deschide o întrebare scurtă: Simplu sau Compus. Alegerea „Simplu” deschide formularul de ingredient simplu, iar „Compus” deschide ecranul de ingredient compus (cu rețetă).
  • Verificare preț (↻) — recalculează prețurile cu TVA pe toate ingredientele și pe rețetele de tip ingredient compus din punctul de lucru. Este util după ce ați făcut multe NIR-uri sau ați schimbat prețuri pe furnizori — vezi Verificarea prețurilor.
  • Export consum (↥) — vă cere o perioadă (data de început, data de sfârșit) și descarcă un fișier Excel cu consumul de ingrediente pentru intervalul ales.
  • RG (Raport gestiune) — vă cere pe rând: perioada, departamentul, gestiunea și trei solduri inițiale (pentru cota 0%, 11% și 21%), apoi descarcă un Excel „Raport de gestiune”.
  • Listă inventar (🖨) — descarcă un Excel „Listă inventar” pentru ingredientele din pagină (folosit ca foaie de lucru când se face inventarul faptic).

Toate exporturile țin cont de punctul de lucru curent. Dacă nu apar date, verificați mai întâi că este selectat punctul corect (în antetul aplicației sau din selectorul de locație).

Căutare și liste foarte mari

În partea de sus a listei există o bară de căutare („Caută Ingredient”). Ce introduceți filtrează ingredientele al căror nume conține textul.

Dacă punctul de lucru are foarte multe ingrediente (peste aproximativ 1000), pagina nu afișează lista completă din motive de performanță. Veți vedea un mesaj care vă invită să folosiți căutarea. Atunci când scrieți, dacă rezultatele rămân multe, sunt afișate doar ultimele 20 de potriviri — restrângeți căutarea (mai multe litere) ca să găsiți exact ingredientul dorit.

Ce vedeți pe fiecare rând

Fiecare ingredient din listă afișează:

  • Numărul de ordine și numele. Dacă este compus tehnic, lângă nume apare (Tehnic).
  • O linie scurtă cu punct de vânzare / departament / gestiunea principală (când există).
  • UM (unitatea de măsură).
  • Preț fără TVA (Lei).
  • Cantitate totală în stoc (suma pe toate gestiunile, în UM-ul ingredientului).
  • Pastile pe gestiuni — câte una pentru fiecare gestiune asociată, cu numele gestiunii și cantitatea din ea. Pe acestea se poate apăsa pentru a vedea istoricul intrărilor — vezi mai jos.

Acțiuni pe rând (gestiune, jurnal, editare, status)

  • Apăsare pe nume sau pe zona principală a rândului — deschide formularul de editare. Dacă ingredientul are rețetă, se deschide ecranul de ingredient compus; altfel, formularul de ingredient simplu.
  • Apăsare pe pastila de gestiune — deschide o fereastră cu intrările înregistrate pe acea gestiune (data, furnizor, cantitate, preț fără TVA, opțiunea de a șterge un rând greșit). Util pentru investigații rapide când stocul nu corespunde așteptărilor.
  • Buton „plantă” (jurnal de încărcare) — deschide jurnalul operațiunilor de încărcare/descărcare pe acel ingredient (de unde a venit, prin ce document, cum a evoluat stocul).
  • Buton „creion” (modifică) — deschide formularul de editare (la fel ca apăsarea pe rând).
  • Comutatorul Activ/Inactiv — la schimbarea stării apare un avertisment de confirmare: activarea sau dezactivarea unui ingredient se propagă pe toate produsele care îl folosesc. Dacă anulați, comutatorul revine la starea anterioară.

Inactivarea unui ingredient îl scoate din rețetele produselor și din rapoartele curente (până la reactivare). Folosiți-o cu intenție clară, mai ales pe ingrediente folosite în produse foarte vândute.

Formularul de ingredient simplu

Se deschide când alegeți „Simplu” la Adaugă sau când editați un ingredient fără rețetă. Antetul ferestrei arată numele ingredientului (sau „Adaugă Ingredient” la creare) și conține:

  • Coș de gunoi — disponibil doar la editare; șterge ingredientul după o confirmare.
  • X — închide fereastra fără să forțeze salvarea.

Câmpuri principale (toate în secțiunea „Salvează datele”):

  • Nume — denumirea ingredientului. Obligatoriu.
  • UM — unitatea de măsură (kg, l, buc, porție etc.). Obligatoriu.
  • Preț fără TVA — prețul de cost de referință (Lei). Obligatoriu.
  • Cotă TVA % — alegere între 21%, 11% sau 0%. Obligatoriu.
  • Departament — apartenența organizațională a ingredientului (ex. Materie primă, Băuturi, Consumabile). Lângă listă există un buton + care permite crearea unui departament nou direct dintr-un dialog de „nume”. Obligatoriu.
  • Preț de vânzare (opțional) — prețul la care vindeți explicit acest articol, dacă este cazul.
  • Stoc minim — comutator Activează stoc minim; dacă este pornit, apare câmpul Valoare stoc minim. Sub acest prag, ingredientul devine candidat pentru reaprovizionare.

Gestiunile pe ingredient

Sub secțiunea de date, există secțiunea Gestiuni: aici alocați ingredientului una sau mai multe gestiuni (locuri în care ține stoc — ex. Bar, Bucătărie, Vitrină).

  • Adăugarea unei gestiuni — alegeți din selectorul „Gestiune”. La selecție, gestiunea apare în listă (nu se duplică dacă deja există). La editarea unui ingredient, fiecare linie afișează și cantitatea reală (în UM) din acea gestiune.
  • Crearea unei gestiuni noi — butonul + de lângă selector deschide un dialog de „nume”; după salvare, gestiunea apare în listă și o puteți selecta.
  • Ștergerea unei gestiuni din listă — coșul mic de pe linie. Dacă gestiunea avea stoc, asigurați-vă mai întâi că ați făcut un transfer sau o ajustare — vezi Transfer între gestiuni.

Validare la salvare: trebuie să existe nume, UM, preț fără TVA, TVA, departament și cel puțin o gestiune. Altfel apare un mesaj scurt și butonul de salvare nu finalizează.

Salvare / Editare: butonul din partea de jos a ferestrei se numește Salvează la creare și Editează la modificare. Pe telefon ocupă toată lățimea, pe ecran lat este aliniat în subsolul ferestrei.

Ștergerea unui ingredient apare cu un avertisment clar: scoate ingredientul din toate rețetele în care a fost folosit. Pentru articolele active, folosiți de preferință Inactivare (din comutatorul de pe lista principală) ca să păstrați istoricul intact.

Formularul de ingredient compus (rețetă)

Se deschide când alegeți „Compus” la Adaugă sau când editați un ingredient care are deja rețetă. Antetul afișează „Produs Nou” la creare sau numele ingredientului la editare; conține aceleași butoane de ștergere (cu același avertisment) și X ca la ingredientul simplu.

Câmpurile principale:

  • Nume — denumirea ingredientului compus.
  • UM — unitatea în care exprimați cantitatea de „lot” produsă (litru, kilogram, porție, bucată).
  • Cantitate — câte unități reprezintă un lot al rețetei (ex. „1 litru” pentru un sirop, „10 porții” pentru o tavă de produse). Toate calculele de preț pe unitate se raportează la această cantitate.
  • Gestiunea de vânzare — locul din care „se vinde” / se ține stocul efectiv al compusului (ex. Bar, Vitrină, Cafenea).
  • Gestiunea de producție — opțional, alegeți „Fără” sau o altă gestiune separată de cea de vânzare (vezi modul „producție pe gestiuni separate” mai jos).
  • Departament — la fel ca la ingredientul simplu (Materie primă, Consumabile etc.).
  • Tehnic — comutator special, descris în detaliu la Comutatorul „Tehnic”.

Compunerea rețetei: linii, cantități, gestiuni

Sub câmpurile principale apare lista de ingrediente din rețetă. Pașii pentru a o construi:

  1. În câmpul „Caută ingredient”, scrieți numele unui ingredient (simplu sau compus). Apăsare pe Enter selectează prima potrivire.
  2. Apare o fereastră „Alege cantitatea” în care setați:
    • Cantitatea (în UM-ul ingredientului) — cât consumă rețeta din acel ingredient pentru lotul de bază.
    • Gestiunea din care „se va lua” acel ingredient când rețeta produce un lot nou.
  3. După confirmare, linia apare în lista de rețetă.

Pe fiecare linie de rețetă vedeți:

  • Număr, nume ingredient, gestiunea aleasă, cantitatea.
  • Valoare (Lei, fără TVA) — costul liniei pentru lotul de bază.
  • Buton „modifică cantitatea” — deschide un dialog numeric pentru a ajusta cantitatea pe linie.
  • Buton „șterge linia” — elimină ingredientul din rețetă.

În josul listei apare Total rețetă (Lei) — suma valorilor liniilor, baza din care se calculează prețul pe unitate al ingredientului compus (împărțit la „Cantitate” introdusă mai sus, sau la 1 când e Tehnic).

Dacă un ingredient folosit în rețetă a fost șters din catalog, pe linie poate apărea eticheta „Ingredient șters” cu valoare 0. Înlocuiți-l cu un ingredient activ ca prețul rețetei să rămână corect.

Validare la salvare: butonul Salvează / Editează este activ doar când există nume, UM, cantitate > 0 (sau Tehnic activ) și cel puțin o linie de rețetă. La creare, după succes, fereastra se închide; la editare se afișează un mesaj scurt de confirmare.

Comutatorul „Tehnic”

„Tehnic” este o opțiune specifică ingredientelor compuse care schimbă modul în care aplicația tratează stocul și prețul lor:

  • Tehnic activ: la salvare, cantitatea de producție este forțată la 1; toate calculele consideră o „bucată logică” a rețetei. La vânzare, se descarcă direct ingredientele din rețetă, fără a păstra stoc separat pe codul compusului. În listă, apare cu sufixul (Tehnic) lângă nume.
  • Tehnic dezactivat (mod normal): compusul are stoc propriu; cantitatea de producție introdusă (ex. 1 litru, 10 porții) se folosește la calculul prețului pe unitate, iar stocul se „produce” automat (sau prin fișă de producție) după regulile descrise mai jos.

Cele trei moduri de utilizare a ingredientelor compuse

Modul tehnic

Descărcarea la vânzare este pur tehnică: când un produs din meniu folosește un ingredient compus marcat „tehnic”, la vânzare se descarcă direct materiile din rețetă, fără a se ține stoc separat pe codul compus. Se folosește o unitate o dată în logica de consum.

Cum îl configurați: denumirea; UM de regulă buc; Cantitate = 1; Gestiune vânzare — gestiunea din care se vinde (ex. Bar); Gestiune producție = Fără; Departament — de obicei Materie primă sau Consumabil; și bifați Tehnic.

Exemplu — „To Go / v1”: compusul are în rețetă un pahar carton 200 ml, un capac D80, un pai și un suport de pahar. Este folosit ca topping la Cappuccino (cantitate 1 buc, preț 0 lei). La vânzarea unui cappuccino la pachet, operatorul alege topping-ul „To Go”: aplicația scade consumabilele din stoc conform rețetei și pe bonul de comandă apare indicația To Go, ca să știe baristul cum să pregătească.

Modul normal (non-tehnic, cu stoc propriu)

Comutatorul Tehnic rămâne oprit. Cantitatea reprezintă cât produceți o dată cu rețeta introdusă (ex. 1 litru, 2 litri). Gestiunea de producție se lasă Fără.

Exemplu — sirop de zahăr: sirop = apă + zahăr. UM = litru, cantitate = 1 l, gestiune vânzare Bar, departament Materie primă. În rețetă: pentru 1 litru, ex. 700 g zahăr și 400 ml apă (valori reale, coerente cu volumul declarat).

Cum evoluează stocul: după salvare, siropul are cantitate 0. La prima vânzare care îl consumă (ex. două limonade = 80 ml), aplicația vede stocul 0 și produce automat un lot (1 litru): scade din zahăr și apă, încarcă siropul cu 1 litru, apoi scade ce s-a folosit (80 ml). Când siropul ajunge sub următoarea cantitate necesară, procesul se reia.

Cantitatea de bază (1 l, 2 l) nu este fixă — o alegeți voi; esențial este ca rețeta să reflecte exact cantitatea declarată.

Producție controlată pe gestiuni separate

Folosiți acest mod când vreți o producție clar separată de punctul de vânzare: semipreparatul nu se „scoate” din aceeași gestiune în care s-a făcut, ci se produce într-un spațiu (ex. bucătărie) și se expune sau se vinde în altul (ex. bar, vitrină).

Exemplu obișnuit: dimineața, bucătăria pregătește zece sandwich-uri și le predă spre vitrină; clientul cumpără de la vitrină. În model, sandwich-ul este un ingredient compus cu două gestiuni: una pentru producție (unde intră materiile) și una pentru vânzare.

Pe cardul ingredientului compus setați: UM = porție, Cantitate = ex. 1 bucată sandwich, Gestiune vânzare = Bar / Vitrină, Gestiune producție = Bucătărie, Tehnic rămâne oprit (vrem stoc real). În rețeta produsului din meniu legați acest sandwich pe gestiunea de vânzare, ca bonul și consumul să fie coerente cu vitrina.

Cum se alimentează producția: materiile se scad printr-o fișă de producție (Office → Documente interne → Producție), unde rețeta consumă făina, salata, mezelul etc. din bucătărie. După ce lotul este înregistrat ca produs finit, se face un transfer între gestiuni spre vitrină.

Verificarea prețurilor cu TVA

Butonul Verificare preț (↻) din antetul listei recalculează:

  • Prețul cu TVA al ingredientelor simple, plecând de la prețul fără TVA și cota selectată.
  • Prețul total al rețetei pentru ingredientele compuse (suma liniilor) și prețul pe unitate.

La final apare un mesaj scurt cu rezultatul; dacă au fost actualizări, lista se reîncarcă automat. Folosiți acest buton:

  • După NIR-uri masive (intrări multiple într-o zi).
  • După modificări de preț pe ingredientele care intră în multe rețete.
  • Înainte de a scoate Lista inventar sau Raportul de gestiune.

Rapoarte din pagină (consum, gestiune, listă inventar)

Cele trei rapoarte din antet sunt deja descrise mai sus. Pe scurt:

  • Export consum — Excel cu cantitățile consumate de fiecare ingredient pe perioada aleasă; util pentru analiză food-cost și pentru încrucișare cu vânzările.
  • Raport gestiune (RG) — Excel pe perioada și gestiunea aleasă, pornind de la solduri inițiale pe cele trei cote de TVA. Folosit pentru contabilitate și control de gestiune.
  • Listă inventar — Excel cu ingredientele afișate, ca foaie de lucru tipărită pentru inventarul faptic. După inventar, datele se introduc în Inventar.

Probleme frecvente

  • „Lista e goală pe punctul de lucru curent.” Verificați că aveți selectat punctul de lucru în antetul aplicației. Dacă da și aveți peste 1000 ingrediente, folosiți căutarea — vezi Căutare și liste foarte mari.
  • „Nu pot salva — apare mesaj despre gestiune.” Trebuie să existe cel puțin o gestiune alocată ingredientului. Adăugați o gestiune și reluați salvarea.
  • „Stocul nu corespunde realității.” Folosiți pastila gestiunii de pe rând ca să verificați ultimele intrări și butonul plantă pentru jurnalul complet de încărcare / descărcare. Dacă lipsesc intrări, verificați Documente primite (NIR) și Transferurile între gestiuni.
  • „Costul rețetei iese aiurea după facturi noi.” Apăsați Verificare preț (↻) pentru a re-calcula prețurile cu TVA pe ingrediente și pe rețete.
  • „Compusul produce un lot prea mic / prea mare.” Reveniți pe ingredientul compus și ajustați Cantitatea (lotul de bază) împreună cu liniile de rețetă, ca să fie coerente.
  • „Vreau să elimin un ingredient, dar e folosit în rețete.” Folosiți Inactivare în loc de Ștergere dacă vreți să păstrați istoricul. Ștergerea îl scoate din toate rețetele.

Mai mult despre