Departamente — produse și ingrediente

Lista de departamente este una singură și se folosește la fel pe cardul de produs și pe fișa ingredientului. Nu există „departamente de vânzări” separate de „departamente de magazie” — sunt aceleași etichete, aplicate consecvent, astfel încât rapoartele, costurile și exporturile contabile să rămână aliniate.

De ce contează

Departamentul dirijează cum se agregă cifrele: venituri pe tip de activitate la produse, cheltuieli și consumuri la ingrediente, filtre în rapoarte și legături către facturile primite. Dacă același tip de articol e clasat diferit, veți avea rapoarte greșite și reconciliere dificilă cu contabilitatea.

Trei baze pentru HoReCa: Marfă, Materie primă, Producție

De obicei porniți cu Marfă, Materie primă și Producție — un minim rezonabil pentru restaurant sau bar:

  • Marfă (produs) — articol din meniu revândut ca atare, fără preparare în locație (ex. bere îmbuteliată, apă). Marfă (ingredient) — același principiu pentru ceea ce cumpărați și folosiți ca marfă în rețetă sau revindeți nemodificat.
  • Producție — doar pentru produse din meniu preparate în casă din rețetă (ex. pizza). Nu puneți „Producție” pe ingrediente.
  • Materie primă — în principal pentru ingrediente (făină, legume, produse care intră în rețete). Nu se folosește pe produsele de meniu ca înlocuitor pentru „preparat în casă” — pentru acelea folosiți Producție.

Regula practică: produsul din meniu = Marfă sau Producție; ingredientul = Materie primă, Marfă sau alte departamente de cost (mai jos), nu invers.

Alte departamente — mai ales la ingrediente și achiziții

Pe lângă cele trei, puteți defini departamente pentru a separa cheltuieli și consumuri care nu sunt „mâncare din rețetă”. La ingrediente sau articole de achiziție apar frecvent: consumabile, utilități, chirie, obiecte de inventar, protocol, amenajări, marketing, servicii. Lista depinde de organizarea locației — sunt exemple, nu obligatorii.

Rol: când înregistrați facturi primite (NIR), liniile se pot lega de un departament, astfel încât fluxul cheltuielilor (ce intră, pe ce se raportează) să fie controlat și urmărit în rapoarte — nu doar „total factură”, ci și pe tip de cheltuială.

Disciplină: câte departamente să definiți

Puteți crea câte departamente doriți (ex. Servicii pentru venituri din servicii la vânzare), dar fiecare adăugat trebuie justificat și folosit consecvent pe produse și pe ingrediente. Altfel filtrele și contabilitatea devin greu de citit.

Principiu: minim clar bate maxim ambiguu. Mai bine cinci departamente folosite corect decât cincisprezece amestecate.

Administrare: adăugare, modificare, ștergere

Lista se gestionează din meniul lateral → Setări → Departamente. Pagina afișează departamentele punctului de lucru curent; fiecare rând are numărul de ordine, numele, butoanele Editează (creion) și Șterge (coș).

  • Adăugare — butonul + din antet deschide un dialog cu un singur câmp Nume.
  • Editare — butonul creion redeschide același dialog cu numele precompletat.
  • Ștergere — butonul coș pornește fluxul descris mai jos, cu migrare sau fără, și confirmare prin tastarea numelui.

Pe fișa ingredientului (segmentul Date) există și un buton + lângă lista de departamente, care permite crearea rapidă a unui departament nou fără a părăsi cardul.

Ștergerea unui departament

La apăsarea pe coș, aplicația vă propune întâi cum să ștergeți:

  • Migrează pe alt departament — toate referințele (produse, ingrediente, documente, rapoarte) se mută mai întâi pe un departament ales din listă, apoi cel vechi se șterge.
  • Fără migrare — legăturile la departament sunt eliminate din produse, ingrediente și documente asociate, apoi departamentul se șterge.
  • Renunță — oprește operația.

Dacă alegeți migrarea dar nu mai aveți alt departament, un mesaj vă indică să adăugați unul sau să folosiți varianta fără migrare.

După ce alegeți departamentul destinație (dacă e cazul), aplicația vă cere să scrieți exact numele departamentului care se șterge; butonul Șterge definitiv se activează doar când textul se potrivește. Este o protecție împotriva ștergerilor accidentale.

Pe parcursul operației apare un indicator de progres (bară + un rând de detaliu): vedeți în timp real ce zonă se actualizează (ex. produse, ingrediente, comenzi, rapoarte, locație contabilă). La volume mari, operația poate dura; nu închideți aplicația și nu navigați altundeva până nu apare mesajul de final sau o eroare clară.

Ce se întâmplă cu textul din documente: acolo unde numele departamentului apare scris ca text în documente, la migrare textul este înlocuit cu numele noului departament; la ștergere fără migrare, textul este golit acolo unde coincidea cu numele departamentului eliminat.

Probleme frecvente

  • „Rapoartele pe departamente afișează sume ciudate.” Verificați că aceeași clasă de articole are același departament și pe produs, și pe ingredient. O „Pizza” trebuie să fie Producție, nu Materie primă.
  • „Nu pot șterge un departament — apare mesaj despre migrare.” Trebuie să aveți cel puțin un alt departament pentru migrare, sau alegeți Fără migrare dacă doriți să eliminați complet legăturile.
  • „După ștergere, progresul pare blocat.” La volume foarte mari (multe documente), actualizarea durează. Așteptați ca bara să avanseze sau să apară mesajul final. Evitați navigarea.
  • „Nu văd departamentele în cardul de produs / ingredient.” Verificați punctul de lucru activ; lista este legată de punctul curent.
  • „Am prea multe departamente și nu îmi mai amintesc regula.” Consolidați prin migrare spre mai puține departamente — vezi Disciplină.

Mai mult despre