Date Locație

Pagina Date Locație (din Configurări → Locație) conține „cartea de identitate” a firmei și a locației de lucru: datele fiscale (CUI, număr de înregistrare, plătitor / neplătitor de TVA), adresa exactă pentru facturi, contul bancar, datele de contact, emailul contabilului, logo și cod QR, plus valorile lunare fixe (chirie, utilități, servicii, consumabile) care alimentează rapoartele financiare. Este prima pagină care trebuie completată corect: aproape toate documentele (facturi emise / primite, NIR, rapoarte, e-Factura) folosesc aceste informații.

Unde găsiți pagina

Din meniul principal, secțiunea Configurări → Locație. Accesul este rezervat rolurilor administrative (Owner / Manager), pentru că schimbările de aici se reflectă în toate documentele emise ale firmei.

Antet și salvare

În antet există un singur buton: Salvează modificările (iconul de bifă). Este activ doar când toate câmpurile obligatorii sunt completate (formularul este „valid”). Dacă încercați să salvați cu câmpuri lipsă, butonul rămâne gri; completați rândurile marcate cu * și încercați din nou. În plus, jos de tot există un buton mare „Editează” cu aceeași funcție.

Modificările se salvează pe locație (firmă), nu pe punct de lucru. O firmă poate avea mai multe puncte de lucru (vezi Puncte de lucru), dar datele fiscale sunt comune.

Informații generale (firmă, CUI, TVA)

Prima secțiune a paginii cere toate datele fiscale ale firmei. Ele apar identic pe toate facturile emise și pe e-Factura:

  • Denumire Firmă — numele legal complet (ex. „SC CEVA FRUMOS S.R.L.”).
  • Denumire Comercială — numele sub care este cunoscută locația (brandul).
  • CUI Companie — codul fiscal; acceptă atât forma cu „RO” (pentru plătitori de TVA), cât și fără. Alături există un iconul de lupă pentru căutare automată la ANAF.
  • Nr. înregistrare — numărul din Registrul Comerțului (ex. „J32/234/2024”).
  • Adresa — text liber, pentru afișări prietenoase.
  • Oraș, Stradă, Cod Postal, Subentitatea Țării — adresa structurată, folosită la e-Factura (obligatorie în formatul RO-CIUS).
  • Bancă și Cont (IBAN) — apar pe factură pentru plăți prin transfer.
  • E-mail, Telefon, Persoană de contact — datele publice de contact ale firmei.
  • Plătitor de TVA / Neplătitor de TVA — selector cu două butoane. Se reflectă direct în cotele și modul în care sunt emise facturile.

Completare automată din ANAF

În dreapta câmpului CUI Companie există un icon de lupă. La apăsare, aplicația interoghează serverul ANAF cu CUI-ul introdus și completează automat:

  • Denumirea firmei și numele comercial;
  • Număr de înregistrare;
  • Adresa (cu oraș și subentitatea țării, dacă sunt publicate de ANAF);
  • Statutul de plătitor / neplătitor de TVA.

Dacă ANAF nu are codul poștal publicat (se întâmplă frecvent pentru străzi nou adăugate), completați Oraș și Stradă manual, apoi folosiți iconul de lupă de lângă Cod Postal: aplicația caută codul poștal prin Geo API și completează cod poștal, subentitate și oraș.

Verificați întotdeauna datele completate automat înainte de a salva. Dacă firma și-a schimbat sediul / banca recent, ANAF poate răspunde cu date învechite.

Adresa de facturare

Pe lângă adresa liberă, aplicația păstrează o adresă structurată separată, folosită la generarea facturilor electronice (e-Factura): Oraș, Stradă, Cod Postal, Subentitatea Țării (ex. „RO-IS” pentru județul Iași). Aceste câmpuri sunt obligatorii pentru transmiterea facturilor către SPV; dacă sunt greșite, ANAF va respinge XML-ul.

Cheltuieli fixe (chirie, utilități, servicii, consumabile)

Secțiunea „Cheltuieli fixe” cere valorile lunare (în lei) pentru:

  • Chirie — valoarea lunară a chiriei locației.
  • Total utilități — estimarea lunii pentru energie electrică, apă, întreținere, gaze etc.
  • Total servicii — abonamente (internet, POS, SSM, protecția muncii, taxa de franciză etc.).
  • Total consumabile — servețele, hârtie, lavete, detergenți și alte materiale care se consumă regulat și nu sunt trecute în rețete.

Aceste valori sunt împărțite automat la numărul de zile din luna curentă și apar proporțional în Finanțe (telefon) și în Rapoarte financiare, pentru o situație zilnică cât mai realistă. Dacă nu le completați, rapoartele vor subestima cheltuielile.

Valorile trebuie actualizate la renegociere sau la schimbarea abonamentelor. Pentru cheltuieli care variază mult lună de lună (ex. utilități vara vs. iarna), folosiți media ultimelor 3–6 luni.

Contabilitate

În câmpul E-mail Contabil adăugați adresa persoanei care primește automat lunar rapoartele (balanță, jurnal de încasări și plăți). Dacă nu este completat, nu se trimit e-mailuri automate către contabilitate.

Ultima secțiune permite adăugarea a două linkuri către imagini hostate online:

  • Logo Url — imaginea care apare pe bonurile nefiscale / facturile emise (colțul de sus al documentului).
  • Qr Code Url — codul QR cu site-ul / meniul online; apare pe bonul nefiscal și pe facturi, ca scurtătură pentru client.

Imaginile trebuie să fie publice (accesibile fără autentificare) și de dimensiuni rezonabile (maxim 1 MB, format PNG sau JPG). Aplicația nu le salvează local — folosește link-urile fiecare dată când tipărește un document.

Planul aplicației (Starter)

Pe planul Starter, pagina afișează doar secțiunile esențiale (fără cheltuieli fixe, contabilitate, logo). Pentru a folosi toate câmpurile este nevoie de un plan superior. Aplicația detectează automat planul și afișează / ascunde secțiunile corespunzător.

Legătura cu celelalte documente

  • Documente emise — toate facturile preiau denumirea, CUI, nr. înregistrare, adresa, banca, contul, logoul și codul QR.
  • Documente primite — sumarul NIR-urilor și facturilor primite este legat de CUI-ul firmei.
  • E-Factura — tokenul ANAF se leagă la CUI-ul completat aici. Dacă CUI-ul este greșit, conectarea eșuează.
  • Rapoarte financiare și Finanțe (telefon) — folosesc cheltuielile fixe lunare.
  • Puncte de lucru — o locație poate avea mai multe puncte; datele fiscale rămân comune.

Mai mult