E-Factura

Pagina E-Factura (Configurări → E-Factura) este locul unde conectați firma la sistemul SPV — E-Factura al ANAF. Odată conectată, aplicația poate descărca automat facturile primite în SPV (intrările) și trimite automat facturile emise către clienți. Conectarea se face printr-un token ANAF semnat cu semnătura digitală (certificat calificat). Pagina afișează starea conexiunii și valabilitatea tokenului și permite reîmprospătarea lui înainte de expirare.

Unde găsiți pagina

Din meniul principal, Configurări → E-Factura. Pagina este disponibilă pentru rolurile administrative (Owner / Manager).

Ce aveți nevoie înainte de conectare

  • O semnătură digitală calificată (certificat digital emis de un furnizor autorizat — CertSign, Trans Sped, DigiSign etc.) pentru firma la care sunteți conectat.
  • Semnătura instalată și conectată pe calculatorul de pe care faceți conectarea (USB token sau card cu cititor).
  • Un browser modern — Chrome, Edge sau Firefox. Safari și browserele foarte vechi pot avea probleme la certificate.
  • Datele firmei completate corect în Date Locație (mai ales CUI-ul, care trebuie să coincidă cu firma din certificat).

Conectarea se face cu CUI-ul firmei, nu cu o persoană fizică. Asigurați-vă că certificatul digital conectat aparține firmei (persoana juridică), nu unei persoane fizice — altfel ANAF respinge autentificarea.

Stările paginii

Pagina afișează un card central cu titlu, mesaj și un buton, în funcție de stare:

  • Neconfigurat! — nu există token. Mesaj: „Pentru a configura serviciul E-factura este nevoie ca semnătura digitală a firmei să fie instalată și conectată la acest calculator.” Buton: Configurează.
  • Conectat! — există un token valabil. Mesaj: „Valabilitate token X zile!” unde X este numărul de zile până la expirare. Cardul arată starea stabilă, fără buton de acțiune.
  • Conectat (aproape expirat) — tokenul este valabil dar mai are 2 zile sau mai puțin. Apare un buton Refresh Token.
  • EROARE! — ANAF nu a găsit semnătura digitală. Mesaj detaliat cu sfaturi (deschideți pagina în incognito / ștergeți istoricul / folosiți alt browser). Buton: Încearcă din nou.

Conectare prima dată

Flux pas cu pas:

  1. Deschideți pagina Configurări → E-Factura de pe calculatorul unde este conectată semnătura digitală.
  2. Conectați fizic semnătura (token USB sau card cu cititor). Verificați că apare în managerul de certificate al sistemului.
  3. Apăsați butonul Configurează.
  4. Sunteți redirecționat la portalul ANAF (logincert.anaf.ro); browserul vă cere să alegeți un certificat. Alegeți certificatul firmei și confirmați cu PIN-ul semnăturii.
  5. ANAF validează certificatul și vă trimite înapoi în aplicație, cu tokenul atașat.
  6. Aplicația salvează tokenul pentru firma curentă și afișează Conectat! cu numărul de zile de valabilitate.

Tokenul este valabil 90 de zile (intervalul standard ANAF). După acest interval trebuie reîmprospătat (vezi mai jos).

Conectarea se face o singură dată pentru firmă; nu trebuie refăcută pe fiecare calculator. După ce tokenul este salvat, toate punctele de lucru ale firmei pot trimite și primi e-Factura.

Reîmprospătarea tokenului

Când tokenul se apropie de expirare (mai puțin de 2 zile rămase), apare automat butonul Refresh Token. Apăsarea lui reîmprospătează tokenul pentru încă 90 de zile, fără a vă redirecționa la ANAF (operațiunea se face în fundal cu refresh-tokenul pe care ANAF l-a atașat la conectare).

Dacă tokenul a expirat complet (mai mult de 90 de zile fără refresh), nu mai funcționează reîmprospătarea. Trebuie să reluați fluxul de conectare cu semnătura digitală (apăsați Configurează). Din acest motiv, verificați pagina periodic, mai ales înainte de a pleca în concediu.

Tratarea erorilor

Când ANAF nu poate autentifica semnătura, pagina afișează EROARE! cu mesajul detaliat. Sugestii de rezolvare:

  • Verificați că tokenul USB / cardul sunt conectate și funcționale (folosiți managerul de certificate Windows sau Keychain pe Mac).
  • Încercați browsere diferite: Chrome, Edge sau Firefox. Safari este, de multe ori, problematic.
  • Deschideți pagina în modul incognito / private sau ștergeți istoricul și cookie-urile browserului. Certificatele cached pot interfera cu logonul ANAF.
  • Asigurați-vă că certificatul nu a expirat (certificatele digitale au și ele o valabilitate, de obicei 1-2 ani).
  • Dacă firma a fost recent modificată la ANAF (CUI nou, schimbare denumire), este posibil ca certificatul să nu mai coincidă.

Legătura cu celelalte documente

  • Date Locație — CUI-ul firmei trebuie să fie corect pentru conectare.
  • Documente primite — descărcarea automată a facturilor primite din SPV folosește acest token.
  • Documente emise — trimiterea facturilor către clienți prin SPV (XML UBL 2.1) folosește acest token.
  • Furnizori și Clienți — datele de pe e-Factura (CUI furnizor, CUI client, facturi) se reflectă în fișele corespunzătoare.

Mai mult