Contracte de muncă, dosar personal și REGES

Trei funcții legate între ele: în Office → Contracte de muncă pregătiți o singură dată datele firmei și modelele de acte; în dosarul fiecărui angajat strângeți documentele și generați contractul individual de muncă; din același dosar trimiteți contractul în REGES-ONLINE. Parcurgeți-le în această ordine — fără pregătirea locației, generarea unui CIM nu are de unde să ia textul.

Unde se găsește fiecare parte

Office → Contracte de muncă — pregătirea locației: numerotarea contractelor, datele firmei, ROI, modelele de acte, conectarea la REGES.
Office → Utilizatori → angajat → Dosar personal (pe telefon, fila Dosar) — documentele fiecărui angajat, generarea CIM și panoul REGES.
Profil → Documentele mele — locul unde angajatul își încarcă singur actele de angajare.

Primele două sunt pagini de administrare și cer drepturi ridicate, configurate în Setări → Nivele acces. Documentele mele este disponibil oricărui angajat. Pagina Contracte de muncă are nevoie de un punct de lucru activ.

Seria numerelor de contract

Prima secțiune din Contracte de muncă stabilește cum se numerotează contractele:

Începe de la — numărul de pornire al seriei;
Următorul număr — ce număr va primi următorul CIM generat;
Prefix (opțional) — un text pus în fața numărului, de exemplu CIM-.

Apăsați Salvează seria.

Numărul se consumă abia la salvarea contractului în dosar, nu când deschideți fereastra de generare. În fereastră, câmpul se numește explicit „Număr contract (previzualizare)” — dacă închideți fără să salvați, numărul rămâne liber pentru următorul contract. Dacă preluați o evidență existentă, puneți în Următorul număr prima poziție liberă din registrul dumneavoastră.

Datele firmei

Secțiunea Date firmă (CIM) completează automat antetul contractelor: Denumire firmă, CUI, Sediu / adresă, Nr. Reg. Com., Telefon, Email firmă, Reprezentant legal, Forma de adresare, Calitate (de exemplu administrator) și Loc de muncă implicit.

Ultimele două câmpuri — Județ loc muncă și SIRUTA localitate — nu se tipăresc pe contract, ci sunt cerute de REGES la transmitere. Completați-le chiar dacă nu folosiți încă integrarea; altfel trimiterea va fi respinsă mai târziu.

Butonul Salvează date firmă salvează secțiunea.

Regulamentul de ordine interioară

Încarcă ROI pune un singur document comun pe locație (PDF, imagine sau text). El apare automat în dosarul fiecărui angajat, la tipul ROI, fără să fie nevoie să îl încărcați de fiecare dată. Când există, linia arată ROI încărcat; altfel, Niciun ROI încărcat.

Fiind un document partajat, ROI-ul nu se șterge și nu se înlocuiește din dosarul unui angajat — doar din această pagină. Când îl schimbați, se schimbă pentru toți.

Modelele de CIM și fișă a postului

Secțiunea Modele pe funcții listează funcțiile definite în locație și permite încărcarea, pentru fiecare, a două fișiere text: Model contract (TXT) și Model fișă post (TXT). Pastilele CIM și Fișă arată dintr-o privire ce este deja încărcat.

Dacă vedeți mesajul „Nu există funcții. Adaugă funcții din Setări program.”, definiți întâi funcțiile în Program → Setări. Funcțiile sunt aceleași folosite la planificare și la rapoartele pe angajați.

Separat, secțiunea Model act adițional (TXT) ține un singur model, comun tuturor funcțiilor, folosit la generarea actelor adiționale.

Cum se scriu modelele (câmpuri variabile)

Un model este un fișier text obișnuit, scris de dumneavoastră sau de contabil, în care lăsați câmpuri variabile pe care aplicația le înlocuiește cu datele reale: {{nume}}, {{cnp}}, {{angajatorNume}}, {{numarContract}} și așa mai departe.

Ca să nu le ghiciți, pagina oferă fișiere de pornire:

Descarcă exemplu CIM și Descarcă exemplu fișă — modele complete, gata de adaptat;
Descarcă placeholders — lista tuturor câmpurilor disponibile pentru contract;
Descarcă exemplu AA și Descarcă placeholders AA — echivalentele pentru actul adițional.

Metoda recomandată: descărcați exemplul, îl modificați în orice editor de text, îl salvați ca .txt și îl încărcați cu Încarcă CIM / Încarcă fișă / Încarcă model AA. După încărcare, aplicația vă arată câte câmpuri variabile a recunoscut în fișier — un control rapid că modelul e scris corect.

Nu există editor de text în aplicație: modelele se modifică pe calculator și se reîncarcă. Un câmp scris greșit nu dă eroare, doar rămâne netradus în contractul final — de aceea generați întotdeauna un contract de probă după ce schimbați un model.

Dosarul angajatului

Deschideți Office → Utilizatori, alegeți angajatul și treceți pe fila Dosar personal. Sus se află panoul de acțiuni (Generează CIM, Generează fișă post, Generează cerere angajare, Act adițional, Descarcă dosar, Reîncarcă), iar sub el lista tipurilor de document.

Fiecare tip are o pastilă de stare: Lipsește, Generat sau numărul de fișiere încărcate.

Dosarul există doar pentru utilizatorii de tip angajat; clienții nu au această filă.

Cele 13 tipuri de document

Document de identitate — CI / buletin.
Dovadă de adresă — dacă pe CI-ul nou nu apare domiciliul.
Certificate — naștere, căsătorie, dacă e cazul.
Studii & calificare — diplome, certificate.
Medic de familie — adeverință apt de muncă.
Analize laborator — coprocultură și coproparazitologic. Marcat Zona alimentară.
Formare igienă — noțiuni fundamentale de igienă. Marcat Zona alimentară.
Fișă aptitudini — medicina muncii; se pot păstra mai multe, în ordine cronologică.
Cerere de angajare — cererea către administrator.
Contract de muncă — CIM-ul generat.
Fișa postului.
Acte adiționale — modificări de salariu, normă sau durată.
ROI — regulamentul comun al locației.

Doar Fișă aptitudini și Analize laborator acceptă mai multe fișiere în același tip; celelalte țin un document curent. Pastilele Zona alimentară marchează actele cerute personalului care lucrează cu alimente.

Încărcarea documentelor

Pe fiecare tip aveți Încarcă (sau Adaugă / Încarcă la cele cu mai multe fișiere) și Pozează, care fotografiază documentul pe loc. Se acceptă imagini, PDF și fișiere text. Un tip gol afișează „Niciun document în acest tip.”

Documentele generate de aplicație (CIM, fișa postului, cererea, actele adiționale) au în plus butoanele Editează, Print și Șterge. Un fișier încărcat se deschide cu un clic pe numele lui.

Ce încarcă angajatul singur

Din Profil → Documentele mele, angajatul poate încărca singur (imagini sau PDF) primele opt tipuri din listă: documentul de identitate, dovada de adresă, certificatele, studiile, adeverința de la medicul de familie, analizele de laborator, formarea de igienă și fișa de aptitudini.

Actele care se generează din aplicație — cererea de angajare, CIM-ul, fișa postului, actele adiționale — și ROI-ul rămân la administrator. Dacă angajatul încearcă să încarce altceva, serverul refuză cu explicația că poate încărca doar documentele de angajare din listă.

Este cea mai rapidă cale de a strânge un dosar: trimiteți noul angajat în Profil → Documentele mele și verificați apoi din dosar ce a rămas pe Lipsește.

Citirea automată a cărții de identitate

Când se încarcă o carte de identitate, aplicația încearcă să îi citească datele. În dosar apare atunci un banner: „Date extrase din CI — apasă pentru a confirma și a actualiza angajatul”. Deschide fereastra Date extrase din CI cu: Nume complet, CNP, Serie CI, Număr CI, Eliberat de, Eliberat la, Data nașterii și Adresă.

Verificați valorile, corectați ce e greșit și apăsați Aplică pe angajat. Aplicația cere o confirmare — „Suprascrie datele angajatului?” — pentru că datele din CI înlocuiesc ce era completat în fișa angajatului.

Doar administratorul poate confirma. Când angajatul își încarcă singur CI-ul din Profil, primește doar mesajul că datele au fost extrase și că un administrator le va confirma. Până la confirmare, fișa angajatului rămâne neschimbată.

Aceeași citire funcționează și pe Dovada de adresă, dar actualizează un singur câmp — adresa. Iar în fișa angajatului, la Informații angajat, butonul Importă din documentul de identitate preia datele fără să mai treceți prin dosar; el se activează abia după ce există un CI încărcat.

Citirea automată se face pe server. Dacă serviciul nu e disponibil sau poza e neclară, primiți o eroare la încărcare, dar documentul rămâne salvat — completați datele manual în fișa angajatului.

Fișa de aptitudini și alerta de expirare

Fișa de aptitudini este singurul document cu termen urmărit de aplicație. La încărcare completați Data emiterii (fișă nouă); fără ea primiți „Completează data emiterii pentru fișa de aptitudini.” și încărcarea nu pornește.

De la data emiterii, aplicația calculează o valabilitate de 6 luni și afișează pe fișier, după caz:

Valabil până la … — situația normală;
Expiră azi … sau Expiră în N zile … — în ultimele 3 zile, evidențiat vizual;
Expirat la … — după termen.

În plus, în fiecare dimineață aplicația trimite o notificare administratorilor locației, de forma „Fișa de aptitudini pentru {{ '{' }}nume{{ '}' }} expiră la {{ '{' }}dată{{ '}' }}.”, cu legătură către lista de utilizatori.

Trei zile este un preaviz scurt pentru o programare la medicina muncii. Tratați notificarea ca pe o ultimă atenționare, nu ca pe planificare — pentru echipe mari, verificați lunar dosarele.

Descarcă dosar (arhivă)

Butonul Descarcă dosar creează o arhivă ZIP cu toate fișierele angajatului, organizate în foldere pe tipuri, plus ROI-ul locației. Numele fișierului conține numele angajatului și data descărcării.

Este varianta potrivită când trimiteți dosarul la contabilitate sau la un control. Dacă dosarul nu are niciun fișier, aplicația vă anunță că nu are ce arhiva.

Generarea contractului (CIM)

Butonul Generează CIM deschide fereastra Contract individual de muncă, completată din datele firmei, din fișa angajatului și din modelul încărcat pe funcția lui. Verificați conținutul, completați ce lipsește și apăsați Salvează în dosar; primiți confirmarea „Contract salvat nr. …”, iar contractul apare la tipul Contract de muncă.

La fel funcționează Generează fișă post și Generează cerere angajare. Un document salvat se poate redeschide oricând cu Editează.

Pentru ca generarea să dea un text corect, angajatul trebuie să aibă completate funcția, CNP-ul și datele de identitate, iar funcția lui trebuie să aibă model încărcat. Altfel obțineți un contract cu spații goale.

Tipărire și PDF

Butonul Print de pe document (sau Print / PDF din fereastra de generare) deschide actul într-o filă nouă și pornește dialogul de tipărire al browserului. De acolo alegeți fie imprimanta, fie Salvează ca PDF.

Nu există semnătură electronică. Actele se tipăresc, se semnează pe hârtie și, dacă vreți dosarul complet în aplicație, se scanează înapoi în dosar cu Încarcă sau Pozează. Dacă nu se deschide nimic la print, browserul a blocat fereastra — permiteți ferestrele pop-up pentru aplicație.

Acte adiționale și câmpurile blocate

La redeschiderea unui CIM salvat, câteva câmpuri sunt blocate: salariul brut, tipul și repartizarea normei, tipul contractului și durata. Fereastra explică de ce — pentru acestea se face act adițional, apoi se reactualizează contractul în REGES. Numărul contractului este și el blocat.

Butonul Act adițional este activ doar dacă există deja un CIM salvat; altfel vă cere să generați întâi contractul. În fereastră completați:

Data încheierii — când se semnează actul;
Data aplicare — de când intră în vigoare;
bifați ce se modifică — Salariu, Normă de lucru sau Tip durată — și completați valorile noi.

Trebuie bifată cel puțin o modificare. Generează și salvează creează actul, îl numerotează și îl pune la tipul Acte adiționale, cu o etichetă care arată numărul, data încheierii, contractul la care se referă și data de aplicare.

Actul adițional nu rescrie textul CIM-ului original — contractul rămâne așa cum a fost semnat, iar modificările trăiesc în actele adiționale. După fiecare act adițional cu efect asupra salariului, normei sau duratei, apăsați Actualizează contract în panoul REGES.

REGES: conectarea la portal

Secțiunea REGES-ONLINE din Contracte de muncă ține legătura cu registrul. Cheile se iau din portalul reges.inspectiamuncii.ro, de la Setări → Acces → Chei API, și se completează aici:

CUI / CIF;
API username;
API password — o dată salvată, câmpul arată •••• (neschimbat); îl completați doar dacă schimbați parola.

Salvează REGES păstrează datele (parola este criptată pe server), iar Test conexiune verifică imediat că merg — la reușită vedeți „Conexiune REGES OK”, iar sub butoane apare starea Configurat · ultimul test: …

Refaceți testul ori de câte ori schimbați parola în portal. Un contract nu se poate trimite dacă autentificarea nu funcționează.

Panoul REGES din dosar

După configurare, în dosarul fiecărui angajat apare panoul REGES, cu butonul Opțiuni care desfășoară acțiunile. Sus, o pastilă arată starea contractului: Activ, Suspendat, Încetat, Detașat, Fără contract sau Neconectat. Alături vedeți identificatorii de salariat și de contract din registru, ultimul status primit și momentul ultimei verificări. Panoul are și o secțiune Istoric REGES cu operațiile trimise.

Trimiterea și actualizarea contractului

Trimite contract transmite CIM-ul în registru; dacă nu aveți un contract salvat în dosar, aplicația vă cere să îl faceți întâi. După transmitere, același buton devine Actualizează contract — îl folosiți după fiecare act adițional.

Verifică stare interoghează coada REGES și aduce rezultatul ultimei operații. Registrul nu răspunde instantaneu: trimiteți, așteptați puțin, apoi verificați.

Verificarea aduce rezultatul mesajelor trimise de aplicație, nu o copie completă a registrului. Pentru situația oficială a unui angajat, sursa rămâne portalul REGES.

Dacă angajatul nu are încă identificator de salariat în registru, panoul oferă Recuperează ID salariat, Import Export Salariați și Lipește GUID — ultima pentru cazul în care aveți identificatorul copiat din portal.

Suspendare, încetare, reactivare, corecție

Suspendă — raportează suspendarea contractului (de exemplu concediu fără plată). Ulterior aveți Modifică suspendare, Încheie suspendarea (contractul revine la Activ) și Anulează suspendare, pentru cazul în care a fost raportată din greșeală.
Încetează — raportează încetarea contractului. Se poate corecta cu Anulează încetarea, iar Reactivează readuce contractul în stare activă.
Corectează contract — pentru date transmise greșit, fără a fi o modificare reală a raportului de muncă.

Distincția contează: modificarea (act adițional plus Actualizează contract) schimbă ceva real în contract, în timp ce corecția îndreaptă o eroare de raportare. Anulează șterge o raportare greșită, nu evenimentul din realitate.

Sporurile angajatorului

Tot în Contracte de muncă, secțiunea Sporuri angajator (REGES) ține lista tipurilor de spor înregistrate la nivel de angajator. Puteți adăuga un tip nou (Nume tip spor nou plus Adaugă tip spor), îl puteți Redenumi sau Șterge, iar Reîncarcă din REGES aduce lista curentă din registru.

Operațiile se fac direct în registru, nu doar local — de aceea ștergerea cere confirmare.

Detașare și mutare

Din panoul REGES al angajatului, Propune detașare completează CUI-ul și denumirea firmei de destinație, perioada, numărul propunerii și o notă. Similar există Propune mutare (transfer), cu Anulează propunere și Anulează transfer.

Partenerul trebuie să accepte. La destinație, propunerile primite apar în Contracte de muncă, în secțiunile Propuneri detașare primite și Propuneri mutare primite, cu butoanele Reîncarcă propuneri, Acceptă și Respinge (respingerea permite un motiv).

Propunerile nu sosesc singure: apăsați Reîncarcă propuneri ca să le vedeți. Dacă lucrați cu detașări între firme, verificați periodic secțiunea.

Importul inițial din portal

Când începeți cu angajați deja înregistrați în REGES, legați-i o singură dată de aplicație. Din Office → Utilizatori, meniul din antet are Import REGES, care deschide fereastra de import.

Fișierul obligatoriu este Export Salariați (JSON);
opțional adăugați Export Contracte active și Export Contracte încetate.

Exporturile se descarcă manual din portalul REGES, din Setări → Angajator → Utile. Butonul Importă și actualizează face potrivirea după CNP și afișează un raport: câți angajați au fost actualizați, cine există în REGES dar lipsește din aplicație, ce erori au apărut și ce angajați nu au CNP completat.

Aplicația nu poate lua singură exportul din portal — descărcarea JSON-ului rămâne un pas manual. Completați CNP-urile lipsă înainte de import, altfel acei angajați nu se pot potrivi.

Pentru un singur angajat, aceleași fișiere se pot folosi din dosarul lui, cu Import Export Salariați.

Ordinea de lucru, pe scurt

Definiți funcțiile în Program → Setări.
În Contracte de muncă: seria numerelor, datele firmei, ROI, modelele de CIM și fișă pe fiecare funcție, modelul de act adițional.
Configurați REGES și apăsați Test conexiune.
Creați angajatul în Utilizatori și completați-i datele (sau importați-le din CI).
Strângeți documentele în dosar — cel mai simplu, angajatul le încarcă din Documentele mele.
Generați CIM-ul și fișa postului, tipăriți-le, semnați-le, scanați-le înapoi în dosar.
Trimiteți contractul în REGES și verificați starea.
La orice schimbare de salariu, normă sau durată: act adițional, apoi Actualizează contract.

Probleme frecvente

„Nu există funcții. Adaugă funcții din Setări program.” — definiți întâi funcțiile în Program → Setări.
Contractul generat are spații goale — lipsesc date în fișa angajatului sau în datele firmei, ori modelul folosește un câmp scris greșit.
Butonul Act adițional e inactiv — nu există încă un CIM salvat în dosar.
Nu pot schimba salariul în CIM — este intenționat; se face prin act adițional, apoi Actualizează contract.
Nu se deschide fereastra de print — browserul blochează pop-up-urile; permiteți-le pentru aplicație.
Trimiterea în REGES eșuează — verificați cheile API cu Test conexiune și completați județul și codul SIRUTA în datele firmei.
Angajatul nu are ID de salariat în REGES — folosiți Recuperează ID salariat, importul din portal sau Lipește GUID.
Importul REGES nu găsește un angajat — cel mai des lipsește CNP-ul în aplicație; raportul de import îi listează separat.
Fișa de aptitudini nu se încarcă — completați Data emiterii; fără ea, încărcarea nu pornește.
Nu văd pagina Contracte de muncă — nu aveți dreptul pe ea (Setări → Nivele acces) sau nu aveți punct de lucru activ.