Rezervări

Modulul Rezervări acoperă două fluxuri: (1) panoul intern pentru personal (gestionare zilnică, acceptare/refuz cereri, plan de mese) și (2) pagina publică pe care o folosesc clienții ca să rezerve online (formular, confirmare, anulare, evenimente). Planul de sală folosit aici este același cu cel din Mese și zone, iar mesajele trimise la creare/anulare respectă setările din Configurări → Notificări.

Unde găsiți rezervările

  • Intern (personal) — din Acasă sau din meniul lateral, intrarea Rezervări. Accesul este protejat prin drepturi de pagină (vezi Utilizatori).
  • Public (client) — dintr-un buton/link de pe site-ul locației sau direct dintr-un cod QR. Nu este nevoie de cont, se deschide în browser.

Panoul intern (staf)

Este ecranul principal pentru gestionarea zilnică a rezervărilor.

  • Antet — titlul „Rezervări”, o insignă cu numărul de rezervări din ziua selectată, săgețile pentru zi înainte / înapoi, buton pentru calendar (alegerea unei zile), buton pentru adăugare rezervare nouă.
  • Acțiuni suplimentare (pe ecrane mari): link către pagina publică, adăugarea/regenerarea intrărilor în calendar, editarea programului acceptat pentru rezervări.
  • Moduri de vizualizare:
    • Listă — rezervările zilei, ordonate cronologic.
    • Timeline pe ore — bandă orizontală, fiecare rezervare ocupă intervalul ei pe masa alocată.
    • Hartă a sălii — planul de mese (ca în Mese și zone). Fiecare masă arată câte rezervări are. Atingerea unei mese dezvăluie banda ei de timp cu numele clienților.
  • Filtre — după stare (Toate, Acceptate, În așteptare, Anulate, Finalizate), căutare după nume/telefon, alegere zonă (ex. Terasă, Interior).
  • Ce vede personalul — date complete ale clientului (nume, telefon, persoane, ore, mese, detalii) și starea curentă.

Lista simplă pe zi

Varianta „ușoară” a panoului — afișează rezervările zilei ca o listă de carduri. Pe fiecare card:

  • Data și ora, numele clientului, numărul de persoane, masa/zona.
  • Buton pentru apelare rapidă a clientului.
  • Pentru cererile venite online, aflate în așteptare: butoane Acceptă / Refuză.

Alegerea zilei și reîmprospătarea sunt disponibile în antet. Există un buton „Adaugă rezervare” pentru cazurile în care clientul sună direct.

Fișa unei rezervări

Se deschide la atingerea unei rezervări (în listă, timeline sau hartă). Conține:

  • Stare (Acceptată, În așteptare, Anulată, Finalizată).
  • Dată și interval — rezervarea se face pe sloturi de 30 de minute; durata maximă implicită este 2 ore (se pot selecta mai multe sloturi consecutive).
  • Date client — nume, telefon, e-mail.
  • Persoane — adulți și copii separat.
  • Zona (ex. terasă, interior) și mesele alocate (se aleg din planul sălii după ce s-a selectat ora).
  • Detalii / observații — note ale clientului sau ale operatorului (ex. zi de naștere, alergeni, cerere specială).
  • Creată de — numele operatorului sau mențiunea că vine din pagina publică.
  • Acțiuni — Salvează, Șterge, Închide. Jos, scurtături pentru apel și SMS către client.

La sosirea oaspeților, rezervarea nu generează automat un bon de vânzare — personalul continuă normal în Vânzare, pe masa alocată.

Setări pentru o zi

Din panoul intern se poate configura intervalul orar pe o zi — util pentru a activa / dezactiva pauze, a limita capacitatea pentru o zi specială etc. Pentru fiecare oră dintr-o zi găsiți:

  • Comutator Activă — dacă ora respectivă este disponibilă pentru rezervări online.
  • Număr de persoane — capacitate maximă pe oră.
  • Număr de mese — câte mese pot fi rezervate în acea oră.

Dacă nu se încarcă niciun interval, mesajul vă trimite către setarea programului de locație (vezi Date Locație și Puncte de lucru).

Rezervare online (client)

Pagina publică nu cere cont. Se deschide dintr-un link criptat care identifică locația și punctul de lucru. Pașii clientului:

  1. Alegerea zilei — calendar lunar; zilele indisponibile sunt blocate.
  2. Număr de adulți și copii — înainte de a vedea orele, ca sistemul să verifice locurile libere.
  3. Intervale orare — ferestre de 30 de minute; clientul alege cel puțin două ferestre consecutive (minim 1 oră rezervare).
  4. Date contact — nume, telefon, e-mail (toate obligatorii), detalii suplimentare opționale.
  5. Alegerea meselor — pentru locațiile configurate așa, apare planul de sală și clientul bifează masa/mesele dorite.
  6. Confirmare — o fereastră recapitulează toate datele înainte de trimitere.

Confirmare și succes

  • Fereastră de confirmare pre-trimitere — recapitulare completă: nume, ziua, intervalul, durata, adulți + copii, mese, zonă, telefon, e-mail, detalii. Clientul poate Renunța sau Confirma.
  • Ecran de succes — animație, număr de rezervare, mesaj că s-a trimis un e-mail de confirmare, numărul de telefon al locației pentru orice problemă și o numărătoare inversă care redirecționează pe site-ul punctului.
  • Eșec — mesaj de eroare cu buton de reîncercare, link spre site și buton de apel.

Anularea din link

În e-mail-ul de confirmare, clientul are un link de anulare.

  • La deschidere, vede detaliile rezervării și butonul Anulează.
  • După anulare: ecran de confirmare, notă despre e-mail (cu mențiunea anulării), numărătoare inversă și redirecționare.
  • Dacă rezervarea era deja anulată, apare un ecran informativ, fără a o anula din nou.

Evenimente

Pe lângă rezervările obișnuite, există o secțiune pentru evenimente speciale (degustări, petreceri, meciuri, concerte etc.). Pentru staf:

  • Lista evenimentelor — tabel pe desktop / carduri pe mobil cu numele, datele, intervalul, locuri totale, ocupație curentă, număr de rezervări și acțiuni: link public (partajat clienților), adaugă rezervare, editează.
  • Eveniment nou — buton care deschide fluxul de creare a unui eveniment (dată, interval, descriere, locuri).

Pentru client (fără cont):

  • Formular de înscriere — nume, telefon, e-mail, număr adulți/copii, observații.
  • La trimitere, primește confirmarea (cu aceleași notificări ca la o rezervare obișnuită).

Notificări și e-mailuri

  • La client: e-mail de confirmare la crearea rezervării (cu detalii și link de anulare); e-mail la anulare.
  • La echipa locației: notificare push / centru de notificări la fiecare rezervare nouă venită online (cu nume, dată, interval, persoane). Persoanele care primesc notificarea sunt cele care au activată setarea Rezervare în Configurări → Notificări.
  • SMS manual — din fișa rezervării, personalul poate trimite un SMS rapid clientului (buton dedicat).

Trimiterea automată prin SMS/WhatsApp pentru fiecare rezervare nouă nu este configurată implicit. Pentru astfel de fluxuri, contactați echipa de suport.

Reguli și limite

  • Interval rezervare — minim 1 oră (două sloturi de 30 min), maxim 2 ore implicit pentru rezervare online.
  • Rezervare anticipată — clientul nu poate rezerva mai devreme decât un prag orar configurat (offset față de momentul apelului).
  • Week-end — pot exista limite de număr de adulți / capacități speciale.
  • Date obligatorii — nume, telefon, e-mail, persoane, interval. Fără acestea, trimiterea este blocată.
  • Mese obligatorii — pe locațiile configurate cu plan de sală, clientul trebuie să aleagă cel puțin o masă înainte de trimitere.
  • Rezervarea nu deschide automat un bon — la sosirea oaspeților, personalul începe un bon nou în Vânzare.

Probleme frecvente

  • „Nu mai sunt locuri la ora X” — capacitatea pentru acea oră este completă. Verificați în Setări pentru o zi numărul de persoane / mese și ajustați dacă este cazul.
  • Clientul nu primește e-mail-ul de confirmare — verificați adresa introdusă, folderul Spam și că e-mail-ul locației (expeditor) este configurat corect.
  • Rezervarea nu apare în panoul intern — verificați ziua selectată și filtrul de stare. Rezervările noi online intră în În așteptare până le acceptați.
  • Mesele nu pot fi alese pe ora dorită — alte rezervări ocupă deja intervalul. Modul Hartă / Timeline arată clar ocuparea.
  • Nu primesc notificare la rezervare nouă — verificați setarea Rezervare în Configurări → Notificări și că browserul permite notificări pentru acest site.
  • Linkul de anulare al clientului nu funcționează — verificați dacă rezervarea este deja anulată sau a expirat. În ultimă instanță, personalul poate anula manual din fișă.

Legătura cu celelalte documente

Mai mult