Rezervări

Modulul Rezervări acoperă două fluxuri: (1) panoul intern pentru personal — patru moduri de vizualizare, așezarea oaspeților pe mese, marcarea sosirilor — și (2) pagina publică pe care o folosesc clienții ca să rezerve online. Planul de sală este același cu cel din Mese și zone, regulile de rezervare online se setează pe fiecare punct de lucru, iar cine primește anunțurile se decide în Configurări → Notificări.

Unde găsiți rezervările

  • Intern (personal) — din Acasă sau din meniul lateral, intrarea Rezervări. Accesul este protejat prin drepturi de pagină (vezi Utilizatori).
  • Public (client) — dintr-un buton sau link de pe site-ul locației, ori dintr-un cod QR. Nu este nevoie de cont, se deschide în browser.
  • Evenimente — intrare separată în meniu, Evenimente.

Există și o listă veche, rămasă din versiunile anterioare, la adresele /res și /web. Arată doar cardurile zilei, iar butonul „Adaugă rezervare” de acolo nu mai funcționează. Folosiți întotdeauna intrarea Rezervări din meniu, care duce la panoul nou.

Panoul intern: antet și moduri

Antetul panoului conține, de la stânga la dreapta:

  • ziua selectată, cu săgeți pentru ziua anterioară / următoare;
  • trei pastile cu numărul de persoane — Rezervate (toate persoanele așteptate în ziua respectivă, adulți plus copii, fără cele anulate), Sosite (persoanele din rezervările marcate ca sosite) și De venit (diferența dintre ele). Este cel mai rapid mod de a ști câți oameni mai așteptați în seara respectivă;
  • meniul de acțiuni: Adaugă (rezervare nouă), Caută zi, Link extern (linkul public de dat clienților), Adaugă calendar și Setări calendar.

Sub antet există un segment cu patru moduri de vizualizare, în ordinea din aplicație:

  1. Diary — implicit. Bare de rezervare pe fiecare masă, ca un grafic pe ore.
  2. Listă — rezervările zilei una sub alta, cronologic.
  3. Mese — planul sălii, cu rezervările pe fiecare masă.
  4. Timeline — bandă orizontală pe ore.

Filtrele și căutarea nu mai ocupă permanent ecranul: stau în două panouri care se deschid din butoanele Filtre și Caută. Filtrul de stare are Toate, Acceptate, În așteptare, Anulate și Sosite. Căutarea nu este disponibilă în modul Mese.

Stările unei rezervări

  • În așteptare — cerere venită online care nu a fost încă confirmată. În modul Diary apare marcată Pending.
  • Acceptată — confirmată de personal. În Diary scrie Confirmată.
  • Sosită — oaspeții au ajuns. În filtre, aceeași stare se numește la plural Sosite.
  • Anulată.
  • Nouă — stare veche, întâlnită doar la rezervări mai vechi; fluxurile actuale nu o mai folosesc și nu apare în filtre.

Starea Sosită a înlocuit vechea denumire „Finalizate”. Marcarea sosirii este ceea ce alimentează pastilele Sosite și De venit din antet — merită obișnuit personalul să o apese, altfel numărătoarea din antet nu ajută la nimic.

O rezervare În așteptare trece automat pe Acceptată în momentul în care o așezați pe o masă în modul Diary — nu mai trebuie confirmată separat.

Modul Diary și așezarea pe mese

Diary arată ziua ca un grafic: pe verticală mesele, pe orizontală orele, iar fiecare rezervare este o bară care ocupă intervalul ei. Este modul de lucru principal pentru cine face planul serii.

În lateral se află panoul Noi / Neasignate, care adună rezervările ce nu au încă masă: cererile venite online și cele create în grabă fără să alegeți masa. Panoul se poate închide și redeschide, ca să câștigați spațiu.

Așezarea pe masă se face în două feluri:

  • Trageți bara din panoul lateral peste rândul mesei dorite. Ora rămâne neschimbată — mutați rezervarea între mese, nu în timp.
  • Butonul „Mută” (pe telefon și în meniul de acțiuni al rezervării) deschide fereastra Mută rezervarea, cu lista meselor libere.

Dacă masa aleasă este prea mică pentru numărul de persoane, aplicația combină automat mesele alăturate libere și vă anunță: „Mesele adiacente se combină automat.” Când nici așa nu ajunge, vă cere să alegeți manual mesele și să apăsați Confirmă.

Pentru a scoate o rezervare de pe masă, trageți-o înapoi în panoul lateral sau folosiți opțiunea Scoate de pe masă; primiți confirmarea „Mutată pe Neasignate.”

Direct pe bară aveți acțiuni rapide: Confirmă rezervarea, Marchează sosit și Anulează. Pe telefon, modul Diary se împarte în două file, Agenda și Timeline.

Modurile Listă, Mese și Timeline

  • Listă — rezervările zilei ca rânduri, fiecare cu ora, numele, numărul de persoane, mesele și zona, pastila de stare și butoanele rapide Sosit, Anulează și Print. Este vederea bună pentru gazda de la intrare.
  • Mese — planul sălii, cu numărul de rezervări pe fiecare masă; atingerea unei mese arată rezervările ei și permite mutarea.
  • Timeline — banda pe ore, unde fiecare card scrie „Ajunge la …”, iar după marcarea sosirii „Sosită …”.

Fișa unei rezervări

Se deschide la atingerea unei rezervări, din orice mod. Conține:

  • Stare și ziua cu intervalul orar;
  • Date client — nume, telefon, e-mail;
  • Persoane — adulți și copii separat;
  • Mese și zona — mesele se aleg din planul sălii, cu butonul care deschide fereastra Plan sală;
  • Extra detalii — vezi mai jos;
  • Alte detalii — observațiile clientului sau ale operatorului;
  • butoanele Mesaj și Sună, plus tipărirea notei.

Rezervarea nu deschide automat un bon de vânzare. La sosirea oaspeților, personalul începe normal o comandă în Vânzare, pe masa alocată.

Extra detalii (inclusiv avans)

Secțiunea Extra detalii vă lasă să adăugați propriile câmpuri pe rezervare, ca perechi de Etichetă și Valoare: „Tort: adus de client”, „Alergii: fructe de mare”, „Ocazie: aniversare”. Butonul Adaugă câmp creează o pereche nouă; la final apăsați Salvează.

Printre etichetele propuse există și „Avans:”, pentru sumele încasate în avans la evenimente.

„Avans:” este doar un text. Nu încasează nimic, nu intră în registrul de casă și nu se scade automat din nota finală — este o notiță pentru personal. Banii primiți efectiv se înregistrează separat, în Registrul de casă.

Contactarea clientului

Butonul Sună pornește direct apelul. Butonul Mesaj vă întreabă întâi cum vreți să scrieți: WhatsApp sau Telefon (SMS). Prima variantă deschide conversația WhatsApp cu numărul clientului, a doua aplicația de mesaje.

Mesajele se scriu manual, de la caz la caz. Aplicația nu trimite automat SMS sau WhatsApp la fiecare rezervare — automate sunt doar e-mailul de confirmare către client și notificările interne.

Tipărirea notei de rezervare

O rezervare se poate tipări pe imprimanta termică: din fișă, cu butonul de printare din antet (Tipărește notă rezervare), sau direct din modul Listă, cu butonul Print.

Biletul conține data, ora sosirii scrisă mare, numele clientului, numărul de persoane (cu copiii separat, dacă există) și masa alocată. La reușită apare confirmarea „Nota de rezervare a fost tipărită!”

Se folosește prima imprimantă termică de pe serverul principal de print (vezi Servere de printare). Este util pentru a pune biletul pe masă înainte de sosirea oaspeților sau pentru a-l da gazdei de la intrare.

Calendarul și setările pe zi

Adaugă calendar generează zilele pentru un an întreg, iar Setări calendar deschide configurarea pe ore a unei zile. Pentru fiecare oră aveți:

  • comutatorul Activă — dacă ora este disponibilă pentru rezervări online;
  • numărul de persoane — capacitatea maximă pe ora respectivă;
  • numărul de mese care pot fi rezervate în acea oră.

Aici închideți o zi de sărbătoare, blocați ora de pregătire dinaintea unui eveniment privat sau limitați numărul de oaspeți într-o seară aglomerată. Dacă nu se încarcă niciun interval, generați întâi calendarul.

Setările de pe punctul de lucru

Regulile generale ale rezervărilor online nu se schimbă de aici, ci din fișa punctului de lucru (Configurări → Puncte de lucru), unde aveți patru setări:

  • Anticipație minimă rezervare online — cu cât timp înainte se poate rezerva: de la 1 oră până la 48 de ore. Implicit 3 ore. Împiedică rezervările „pentru peste zece minute”, la care bucătăria nu mai poate reacționa.
  • Durată maximă rezervare online — 1, 1,5, 2, 2,5, 3 sau 4 ore. Implicit 2 ore. Nu este o limită fixă a aplicației, cum era descris înainte: o alegeți în funcție de cât stau oaspeții la dumneavoastră.
  • Copii în rezervări online — arată sau ascunde câmpul pentru copii în formularul public.
  • Plan sală în rezervări online — dacă e activ, clientul își poate alege singur masa din planul sălii.

Fiind setări pe punct, două puncte de lucru ale aceleiași locații pot avea reguli complet diferite.

Rezervare online (client)

Pagina publică nu cere cont. Se deschide dintr-un link care identifică locația și punctul de lucru — îl obțineți din antetul panoului, cu Link extern. Pașii, în ordinea de pe ecran:

  1. Alege o zi — calendar; zilele indisponibile sunt blocate.
  2. Alege intervalul orar — titlul spune și limita configurată pe punct, de exemplu „Alege intervalul orar (maxim 2 ore)”. Se aleg ferestre de 30 de minute.
  3. Informații personale — Nume, Telefon, E-mail, toate obligatorii.
  4. Oaspeți — Adulți, Copii (dacă e activat pe punct) și Sosire, ora exactă la care ajunge clientul în intervalul ales.
  5. Alege o masă — apare doar dacă planul sălii este activat pe punct; butonul Vezi planul sălii deschide harta.
  6. Alte detalii — observații opționale.
  7. Rezervă.

Ordinea contează și s-a schimbat față de versiunile vechi: clientul alege întâi ora și abia apoi își completează datele de contact. Așa vede din prima dacă mai este loc, în loc să completeze un formular întreg degeaba.

Confirmare și succes

  • Fereastra de confirmare, înainte de trimitere, recapitulează totul: Ora de sosire, Ora de plecare, Perioada de ședere, numărul de invitați adulți și copii, mesele, zona și datele de contact. Clientul poate Renunța sau Confirma.
  • Ecranul de succes afișează numărul rezervării și mențiunea că s-a trimis un e-mail de confirmare, apoi redirecționează spre site-ul punctului.
  • La eșec apare un mesaj de eroare cu buton de reîncercare și posibilitatea de a suna direct locația.

Când un angajat conectat folosește aceeași pagină pentru a introduce o rezervare telefonică, fereastra de confirmare este sărită — rezervarea se salvează direct.

Anularea din link

În e-mailul de confirmare, clientul are un link de anulare.

  • La deschidere vede detaliile rezervării și butonul Anulează.
  • După anulare: ecran de confirmare, notă despre e-mailul de anulare și redirecționare.
  • Dacă rezervarea era deja anulată, apare doar un ecran informativ.

Personalul poate anula oricând din fișă sau cu butonul rapid din listă.

Evenimente

Pentru degustări, petreceri, meciuri sau concerte există o secțiune separată, Evenimente, cu intrare proprie în meniu. Pentru personal:

  • Lista evenimentelor — tabel pe desktop și carduri pe telefon, cu numele, data, intervalul, locurile totale, ocuparea curentă, numărul de înscrieri și acțiunile: link public, adaugă rezervare, editează.
  • Eveniment nou — dată, interval, descriere, număr de locuri.

Clientul se înscrie fără cont, printr-un formular cu nume, telefon, e-mail, număr de adulți și copii și observații, și primește aceeași confirmare ca la o rezervare obișnuită.

Notificări și e-mailuri

  • Către client — e-mail de confirmare la creare (cu detalii și link de anulare) și e-mail la anulare.
  • Către echipă, la fiecare rezervare nouă — notificare de tip Rezervare pentru cele introduse de personal și Rezervare Online pentru cele venite din pagina publică. Notificarea are butonul ARATĂ REZERVAREA, care deschide direct fișa.
  • Reamintire — o notificare automată pentru rezervările care încep în următoarea oră. Aplicația verifică la câteva minute, între dimineață și seară, și trimite o singură reamintire pentru fiecare rezervare.

Ambele tipuri sunt controlate de același comutator, Rezervări, din Configurări → Notificări. Nu se pot primi anunțurile de rezervare nouă fără reamintiri, sau invers.

Reguli și limite

  • Durata maximă online — între 1 și 4 ore, aleasă pe fiecare punct de lucru; implicit 2 ore.
  • Anticipația minimă — între 1 și 48 de ore; implicit 3 ore.
  • Capacitatea pe oră — persoane și mese, setate în calendarul zilei.
  • Date obligatorii — nume, telefon, e-mail, persoane și interval; fără ele trimiterea este blocată.
  • Mese obligatorii — doar pe punctele cu planul sălii activat în rezervările online.
  • Rezervarea nu deschide un bon — comanda se începe manual, din Vânzare.
  • Avansul nu este o plată — este un câmp text în Extra detalii.

Când personalul introduce rezervarea din pagina publică, fiind conectat, poate depăși durata maximă configurată pentru clienți — util pentru mesele lungi rezervate telefonic.

Probleme frecvente

  • Butonul „Adaugă rezervare” nu face nimic — sunteți pe lista veche, la /res sau /web. Reveniți la intrarea Rezervări din meniu.
  • Nu mai sunt locuri la o oră — capacitatea acelei ore este completă. Ajustați persoanele și mesele din Setări calendar.
  • Clienții nu pot rezerva pentru mai târziu în aceeași zi — anticipația minimă de pe punct este prea mare; coborâți-o.
  • Clientul nu poate alege masa — activați Plan sală în rezervări online pe punctul de lucru.
  • Nu apare câmpul pentru copii — activați Copii în rezervări online pe punctul de lucru.
  • Rezervarea nu apare în panou — verificați ziua selectată și filtrul de stare. Cererile online noi sunt În așteptare și stau în panoul lateral Noi / Neasignate până le puneți pe o masă.
  • Pastilele Sosite / De venit rămân la zero — nimeni nu marchează sosirea. Folosiți butonul Sosit din listă sau de pe bara din Diary.
  • Nu se poate așeza pe masa dorită — masa e ocupată în acel interval sau prea mică; aplicația propune combinarea meselor alăturate.
  • Clientul nu primește e-mailul — verificați adresa, folderul Spam și adresa de expeditor a locației.
  • Nu primesc notificări — verificați comutatorul Rezervări din Configurări → Notificări și permisiunea de notificări a dispozitivului.
  • Nota de rezervare nu se tipărește — serverul principal de print nu răspunde sau nu are nicio imprimantă termică definită.

Legătura cu celelalte documente

Mai mult