Vouchere

Un voucher este un bon cadou tipărit, cu o valoare în lei și un cod unic, pe care clientul îl aduce la casă. Se generează în serie din Office → Vouchere, se tipărește ca PDF cu cod QR și se atașează pe notă la încasare. Poate purta și un discount procentual pe categorii de meniu, pe lângă valoarea în lei.

Unde găsiți pagina

Din meniul principal, Office → Vouchere. Pagina cere drepturi de Office; personalul de sală nu o vede, dar poate folosi voucherele la casă.

Voucherele se generează pentru locația curentă. Un voucher emis într-o locație nu poate fi folosit în alta — casa îl respinge cu mesajul „Voucher inexistent — cod invalid sau altă locație.”

Generarea unei serii de vouchere

Butonul „+” din antet (cu indiciul Generează vouchere) deschide fereastra „Generează vouchere”. Dacă lista este goală, același lucru îl face butonul Generează vouchere din mijlocul paginii.

Denumire voucher — cum se numește campania, minimum 2 caractere (ex. „Mic dejun”). Apare pe PDF și în listă.
Număr vouchere — câte bucăți se generează dintr-o dată, între 1 și 500.
Valoare (Lei) — valoarea nominală a fiecărui voucher, minimum 0,01. Toate voucherele din serie au aceeași valoare.
Text promoțional (opțional) — până la 600 de caractere, tipărite pe PDF (ex. „Valabil luni–vineri, 8:00–12:00.”). Aici puteți scrie condițiile campaniei, inclusiv o dată-limită.

Sub formular vedeți un rezumat de tipul „Se vor genera 25 vouchere «Mic dejun».” Butonul Generează creează toate voucherele deodată, fiecare cu propriul cod, și vă confirmă câte au fost emise.

Voucherele nu se pot genera „câte unul, pe măsură ce vând”. Gândiți-le ca pe un tiraj: emiteți seria, o tipăriți și o distribuiți. Dacă mai aveți nevoie, generați o serie nouă cu aceeași denumire.

Discount pe categorii (opțional)

Secțiunea „Discount pe categorii (opțional)” adaugă, peste valoarea în lei, o reducere procentuală pe anumite categorii din meniu — de exemplu 20% la Deserturi. Căutați categoria în câmpul „Caută categorie (ex. Cafea)”, o adăugați (pornește la 10%) și ajustați procentul între 0 și 100.

Categoriile vin din meniul punctului de lucru curent. Dacă nu aveți un punct selectat, aplicația vă cere să îl alegeți din Setări → Punct.
Aceeași categorie nu se poate adăuga de două ori — primiți „Categoria există deja.”
Fără categorii, voucherul funcționează pur și simplu ca o sumă în lei.

Cum arată codurile

Codurile se generează automat; nu le puteți alege. Formatul este PREFIX-COD, unde prefixul sunt primele patru litere din denumire — „Mic dejun” devine MICD-A1B2C3. Codurile sunt unice în locație.

Codul QR și codul scris nu conțin același lucru. QR-ul conține identificatorul intern al voucherului, iar textul de sub el este codul pe care îl tastați manual când scanarea nu merge. Amândouă duc la același voucher — nu vă alarmați că nu se potrivesc vizual.

PDF-ul de tipărit

Fiecare voucher se tipărește ca un cartonaș în format mic (A6, orientare peisaj), care conține:

logo-ul locației (sau numele ei, dacă nu aveți logo încărcat în Date Locație);
denumirea voucherului și valoarea în lei, scrise mare;
secțiunea „Beneficii incluse” cu procentele pe categorii, dacă există;
textul promoțional, sau un text de mulțumire implicit dacă nu ați scris nimic;
codul QR și, sub el, codul scris.

Descărcați un singur voucher cu butonul PDF de pe rând. Pentru un tiraj întreg, bifați voucherele dorite — apare bara „n selectate” cu butonul Print PDF (n), iar în antet butonul Print PDF selectate. Un fișier poate conține până la 200 de vouchere; pentru o serie mai mare, descărcați în două tranșe.

Lista, filtrele și căutarea

Segmentul de sus filtrează după stare:

Toate;
Active — încă nefolosite;
Consumate — deja folosite pe o notă.

Pe fiecare rând vedeți Denumire, Cod, Valoare, Discount categorii, Status, Creat, Consumat și Comandă (numărul notei pe care a fost folosit). Câmpurile necompletate apar ca „—”.

Pastila de stare de pe rând scrie Activ sau Inactiv, în timp ce filtrul se numește Consumate. Este aceeași stare, doar numită diferit în cele două locuri.

Lista aduce cel mult 100 de vouchere odată și nu are paginare, iar câmpul „Caută denumire sau cod...” filtrează doar ce este deja încărcat pe ecran. La serii mari, restrângeți întâi cu segmentul Active / Consumate; pentru un voucher anume, cel mai sigur este să îl verificați direct la casă, unde căutarea se face pe server.

Editare, ștergere, „Vezi comanda”

Editează — disponibil doar pentru voucherele Active. Puteți schimba denumirea, valoarea, textul promoțional și categoriile; codul și QR-ul rămân neschimbate, deci un voucher deja tipărit rămâne valabil. Pe unul consumat primiți „Voucherul consumat nu poate fi editat.”
Șterge — cere confirmare și șterge definitiv voucherul, inclusiv unul deja consumat (mesajul vă avertizează). Ștergeți doar tiraje netipărite sau greșite; pentru cele consumate, ștergerea vă strică urma din listă.
Vezi comanda — pe un voucher consumat, deschide nota pe care a fost folosit.

Dacă schimbați valoarea unui voucher deja tipărit, hârtia va arăta altă sumă decât cea reală. Editați valoarea doar înainte de tipărire.

Folosirea voucherului la casă

Pe nota deschisă (Vânzare la masă), butonul ADAUGĂ VOUCHER din subsol deschide fereastra „Voucher”. Pe telefon, aceeași acțiune se numește Voucher în meniul din antet.

Trei condiții trebuie îndeplinite ca butonul să funcționeze:

nota are cel puțin un produs — altfel: „Adaugă produse pe notă înainte de voucher.”;
comanda nu este deschisă pe alt dispozitiv — altfel: „Comanda este deschisă pe alt dispozitiv.”;
serverul principal de print este activ (inclusiv când lucrați de pe telefon).

Codul se introduce în trei feluri:

Pe desktop — clientul ține voucherul în fața camerei de pe monitorul client, care afișează „Scanează voucherul”;
Pe telefon — butonul de cameră deschide scanerul „Scanează QR voucher”;
Manual — tastați codul de sub QR în câmpul „Cod sau scan QR” și apăsați lupa. Majusculele nu contează.

Verificarea returnează una dintre trei situații:

Voucher activ — apar denumirea, valoarea și beneficiile; butonul Atașează pe notă îl pune pe comandă;
Voucher consumat — a mai fost folosit;
Voucher inexistent — cod greșit sau voucher din altă locație.

După atașare, pe notă apare o linie VOUCHER cu suma scăzută, vizibilă și pe ecranul clientului. Butonul din subsol devine SCOATE VOUCHER, care anulează atașarea.

Reguli de calcul pe notă

Procentele pe categorii se aplică întâi, pe liniile din categoriile respective.
Valoarea în lei se scade după aceea, dar cel mult până la zero: dacă nota rămâne 30 lei și voucherul are 100 lei, se scad 30 de lei.
Un singur voucher pe notă. Pentru mai multe vouchere, împărțiți nota (vezi Separă comanda).
Dacă nota are și un client cu reducere, pe fiecare categorie se aplică procentul mai mare dintre reducerea clientului și cea a voucherului — nu se adună.
Atașarea voucherului șterge reducerile manuale puse anterior pe linii și recalculează nota de la zero. Aplicați voucherul înainte de eventualele reduceri manuale.
Taxa SGR nu se reduce niciodată.

Când se consumă voucherul

Voucherul se marchează consumat în momentul încasării, nu la atașare. Dacă închideți nota fără să încasați, voucherul rămâne Activ și poate fi folosit din nou.

Restul nefolosit se pierde. Un voucher de 100 lei folosit pe o notă de 30 de lei se consumă integral: nu rămân 70 de lei ca sold pentru data viitoare. Spuneți-le clienților acest lucru și, dacă e nevoie, emiteți vouchere de valori mai mici (de exemplu cinci de 20 în loc de unul de 100).

Ce nu face sistemul de vouchere

Nu are dată de expirare. Un voucher rămâne valabil la nesfârșit până e folosit. Dacă vreți o limită, scrieți-o în textul promoțional și verificați-o manual la casă.
Nu are proprietar. Nu se leagă de un client anume; cine îl aduce, îl folosește. Pentru beneficii pe persoană folosiți reducerile de pe fișa clientului, din Utilizatori.
Nu se reîncarcă. Nu este un card cadou cu sold; e de unică folosință.
Nu se restrânge la un punct de lucru. Chiar dacă a fost generat la un punct, poate fi folosit la orice casă din aceeași locație.

Voucherele în rapoarte

Suma acoperită de voucher apare separat, ca Voucher, în raportul de Vânzări și Încasări — nu se amestecă cu numerarul sau cu plata pe card. Așa vedeți cât din vânzarea zilei a fost plătită cu bonuri cadou. Pe bonul fiscal, voucherul este marcat ca formă de plată distinctă.

Pentru urmărirea unei campanii, filtrați lista pe Consumate: coloanele Consumat și Comandă vă arată când și pe ce notă a fost folosit fiecare.

Probleme frecvente

„Adaugă produse pe notă înainte de voucher.” — puneți întâi produsele pe comandă; voucherul se calculează raportat la total.
„Voucher inexistent — cod invalid sau altă locație.” — cod tastat greșit sau voucher emis în altă locație.
„Voucher consumat” pe un voucher pe care clientul spune că nu l-a folosit — căutați codul în Office, filtrul Consumate, și deschideți Vezi comanda ca să vedeți nota și data.
Scanarea nu prinde codul — tastați manual codul de sub QR; funcționează identic.
Butonul ADAUGĂ VOUCHER e inactiv — nota e goală, comanda e deschisă pe alt dispozitiv sau serverul principal de print nu răspunde (vezi Servere de printare).
Reducerea manuală a dispărut după atașare — este comportamentul normal; aplicați voucherul întâi, apoi reducerea.
Nu găsesc un voucher în listă — lista arată maximum 100 de poziții. Filtrați pe Active sau Consumate ca să restrângeți.