Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)
FlowManager
Ultima actualizare: februarie 2026
1. Părțile acordului
Prezentul Acord de Prelucrare a Datelor („Acordul” sau „DPA”) se încheie între:
- Operatorul de date – clientul care utilizează aplicația Flowmanager, persoană juridică sau persoană fizică autorizată, denumit în continuare „Operatorul”;
- Persoana împuternicită – SC FLOWMANAGER SRL, cu sediul social în: sat Tomești, com. Tomești, Str. Crinului nr. 3, bl. 14, sc. A, et. P, ap. 3, Județ Iași, România, denumită în continuare „Persoana Împuternicită”.
2. Obiectul acordului
Prezentul Acord stabilește condițiile în care Persoana Împuternicită prelucrează date cu caracter personal în numele și pe seama Operatorului, exclusiv în scopul furnizării serviciilor Flowmanager, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).
3. Durata prelucrării
Datele cu caracter personal sunt prelucrate pe durata relației contractuale dintre părți și ulterior, exclusiv în măsura în care păstrarea acestora este impusă de obligații legale.
4. Natura și scopul prelucrării
Prelucrarea datelor constă în operațiuni precum colectarea, stocarea, organizarea, utilizarea, consultarea, transmiterea și ștergerea datelor, în scopul:
- furnizării serviciilor Flowmanager;
- administrării conturilor de utilizator;
- gestionării angajaților, clienților și rezervărilor;
- asigurării funcționării și securității aplicației;
- oferirii suportului tehnic.
5. Tipuri de date și categorii de persoane vizate
5.1 Tipuri de date
- date de identificare și contact;
- date profesionale (rol, funcție);
- date privind pontajul și programul de lucru;
- date din dosarul de angajare: CNP, date și imagini CI, adrese, certificate, contracte, fișe de post, documente medicale / de igienă încărcate de Operator;
- date rezultate din extragerea automată (OCR / AI) din documente, când Operatorul utilizează această funcție;
- categorii speciale de date (ex. sănătate / aptitudine), numai dacă sunt încărcate de Operator;
- date privind clienții finali (rezervări);
- date de autentificare;
- date tehnice (loguri de acces, adresă IP).
5.2 Categorii de persoane vizate
- angajații Operatorului;
- clienții Operatorului;
- utilizatorii autorizați ai aplicației Flowmanager.
6. Obligațiile Persoanei Împuternicite
Persoana Împuternicită se obligă să:
- prelucreze datele exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului;
- asigure confidențialitatea persoanelor autorizate să prelucreze datele;
- implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate;
- notifice Operatorul fără întârzieri nejustificate în cazul unui incident de securitate;
- asiste Operatorul în îndeplinirea obligațiilor privind drepturile persoanelor vizate.
7. Subîmputerniciți
Operatorul autorizează Persoana Împuternicită să utilizeze următorii subîmputerniciți, în măsura necesară furnizării serviciilor:
- Amazon Web Services (AWS) — infrastructură cloud pentru stocare și funcționarea aplicației;
- OpenAI — prelucrare prin modele de inteligență artificială pentru funcții activate de Operator (ex. extragere date din imagini de documente / CI), exclusiv pentru solicitările efectuate.
Subîmputerniciții prelucrează datele în conformitate cu termenii și politicile lor de protecție a datelor și, unde este cazul, cu garanțiile prevăzute de GDPR (inclusiv clauze contractuale standard).
8. Transferuri internaționale de date
Datele cu caracter personal sunt stocate și prelucrate, de regulă, în centre de date situate în Uniunea Europeană. În cazul în care este necesar un transfer în afara Uniunii Europene (inclusiv prin furnizori AI), acesta se va realiza exclusiv în baza unor garanții adecvate, în conformitate cu prevederile GDPR.
9. Măsuri de securitate
Persoana Împuternicită implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor, inclusiv măsuri de securitate oferite de AWS, precum criptarea datelor, controlul accesului și monitorizarea infrastructurii.
10. Drepturile persoanelor vizate
Persoana Împuternicită va sprijini Operatorul, în măsura posibilului, în gestionarea solicitărilor privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate prevăzute de GDPR.
11. Ștergerea sau returnarea datelor
La încetarea relației contractuale, Persoana Împuternicită va șterge sau va returna Operatorului datele cu caracter personal, cu excepția situațiilor în care păstrarea acestora este impusă de legislația aplicabilă.
12. Audit și conformitate
Persoana Împuternicită va pune la dispoziția Operatorului informații rezonabile pentru a demonstra respectarea obligațiilor prevăzute în prezentul Acord.
13. Răspundere
Fiecare parte răspunde pentru încălcarea obligațiilor care îi revin în temeiul prezentului Acord și al legislației aplicabile.
14. Legea aplicabilă
Prezentul Acord este guvernat de legea română și se completează cu Termenii și Condițiile Flowmanager și Politica de Confidențialitate.
15. Dispoziții finale
Prezentul Acord face parte integrantă din contractul încheiat între părți și intră în vigoare la data acceptării Termenilor și Condițiilor Flowmanager.