Politica de Confidențialitate

FlowManager

Ultima actualizare: februarie 2026

1. Introducere

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și protejate datele cu caracter personal în cadrul utilizării aplicației Flowmanager, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”) și legislația națională aplicabilă.

2. Operatorul de date

Operatorul datelor cu caracter personal este:

  • Denumire societate: FLOWMANAGER
  • Formă juridică: SRL
  • Sediu social: sat Tomești, com. Tomești, Str. Crinului nr. 3, bl. 14, sc. A, et. P, ap. 3, Județ Iași, România
  • E-mail de contact: office@flowmanager.ro
  • Număr de telefon: +40 753 552 492

În continuare, această societate va fi denumită „Operatorul”.

3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

În funcție de utilizarea aplicației Flowmanager, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

  • date de identificare (nume, prenume);
  • date de contact (adresă de e-mail, număr de telefon);
  • date profesionale (funcție, rol, program de lucru, pontaj);
  • date privind angajații utilizatorului, inclusiv, după caz:
    • CNP, serie și număr CI, autoritate și dată de eliberare, adresă, dată de naștere;
    • copii / imagini ale documentului de identitate și alte documente din dosarul de angajare (ex.: certificate de studii, adeverințe medicale, fișă de aptitudini, analize / formare igienă pentru zona alimentară, contract individual de muncă, fișa postului, regulament intern);
    • date salariale și de contract introduse de Operator în scop informativ / operațional;
    • date extrase automat din imagini ale CI prin instrumente de recunoaștere (OCR / AI), când această funcție este utilizată, în vederea completării fișei angajatului după confirmarea Operatorului.
  • date privind sănătatea / aptitudinea pentru muncă, în măsura în care Operatorul încarcă documente medicale în dosarul angajatului (categorii speciale de date, art. 9 GDPR) — prelucrate exclusiv la inițiativa și pe răspunderea Operatorului;
  • date privind clienții finali (ex. rezervări);
  • date de autentificare și utilizare a aplicației;
  • date fiscale introduse de utilizator în scop operațional;
  • date tehnice (adresă IP, loguri de acces).

Operatorul (angajatorul / clientul Flowmanager) decide ce date încarcă și este responsabil să dețină un temei legal adecvat (inclusiv pentru categorii speciale) și să informeze persoanele vizate.

4. Scopurile prelucrării datelor

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în următoarele scopuri:

  • furnizarea și administrarea serviciilor Flowmanager;
  • crearea și gestionarea conturilor de utilizator;
  • gestionarea angajaților, dosarului personal de angajare, pontajului și rezervărilor;
  • asistență la completarea datelor din documente (ex. extragere din CI), la solicitarea Operatorului;
  • emiterea și gestionarea documentelor fiscale, la solicitarea utilizatorului;
  • asigurarea securității aplicației;
  • îndeplinirea obligațiilor legale;
  • comunicarea cu utilizatorii;
  • îmbunătățirea funcționalităților aplicației.

5. Temeiul legal al prelucrării

Prelucrarea datelor se realizează în baza unuia sau mai multora dintre următoarele temeiuri legale:

  • executarea unui contract;
  • îndeplinirea unei obligații legale;
  • interesul legitim al Operatorului;
  • consimțământul persoanei vizate, acolo unde este necesar.

6. Rolurile părților (Operator / Persoană împuternicită)

În majoritatea cazurilor, utilizatorul aplicației Flowmanager are calitatea de operator de date, iar Furnizorul Flowmanager are calitatea de persoană împuternicită, prelucrând datele exclusiv în scopul furnizării serviciilor.

Pentru anumite prelucrări (ex. date de contact ale utilizatorilor), Furnizorul poate avea calitatea de operator independent.

7. Destinatarii datelor

Datele pot fi comunicate, în mod limitat, către:

  • furnizori de servicii IT și cloud (ex. Amazon Web Services);
  • furnizori de servicii de inteligență artificială utilizați pentru funcții activate de Operator (ex. extragere date din documente / CI — OpenAI), exclusiv pentru procesarea solicitată;
  • furnizori de servicii de suport tehnic;
  • autorități publice, în baza obligațiilor legale;
  • aplicații sau sisteme terțe integrate, la solicitarea utilizatorului.

Datele nu sunt vândute și nu sunt utilizate în scopuri de marketing fără consimțământ.

8. Transferul datelor

Datele sunt stocate și prelucrate, de regulă, în cadrul Uniunii Europene sau în state care asigură un nivel adecvat de protecție, conform legislației aplicabile. Anumite prelucrări prin furnizori AI pot implica transferuri în afara SEE, realizate pe baza garanțiilor prevăzute de GDPR (ex. clauze contractuale standard), în măsura în care Operatorul utilizează aceste funcții.

9. Durata stocării datelor

Datele cu caracter personal sunt stocate pe durata necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate sau pe durata impusă de obligațiile legale aplicabile. Documentele din dosarul de angajare sunt păstrate cât timp contul Operatorului le menține în aplicație sau până la ștergerea / returnarea datelor la încetarea serviciului, fără a înlocui termenele legale de arhivare pe care Operatorul (angajatorul) trebuie să le respecte.

10. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

  • dreptul de acces la date;
  • dreptul la rectificare;
  • dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”);
  • dreptul la restricționarea prelucrării;
  • dreptul la portabilitatea datelor;
  • dreptul la opoziție;
  • dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere.

Pentru exercitarea drepturilor, contactați-ne la office@flowmanager.ro sau +40 753 552 492. Autoritatea Națională de Supraveghere: www.dataprotection.ro

11. Securitatea datelor

Operatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării accidentale.

12. Obligațiile utilizatorului

Utilizatorul aplicației Flowmanager este responsabil pentru:

  • informarea angajaților și clienților privind prelucrarea datelor;
  • obținerea consimțământului, acolo unde este necesar;
  • respectarea drepturilor persoanelor vizate.

13. Modificarea politicii de confidențialitate

Prezenta Politică de Confidențialitate poate fi actualizată periodic. Versiunea actualizată va fi disponibilă în aplicație și/sau pe canalele oficiale de comunicare.

14. Contact

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru orice solicitări privind protecția datelor, ne puteți contacta la:

← Înapoi la Acasă